← На главную

В процессе ведения кадрового учета и расчета заработной платы периодически возникают ситуации, когда сотрудники фактически не выполняют свои трудовые обязанности, но за ними в полном объеме сохраняется заработная плата. Ярким примером стали периоды объявленных указом Президента нерабочих дней с сохранением заработной платы (период пандемии COVID-19), а также локальные управленческие решения внутри конкретных организаций.

В этой статье мы подробно разберем, как правильно зафиксировать подобные периоды в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1), чтобы корректно рассчитать заработную плату, не исказить расчет среднего заработка для будущих отпусков и правильно сформировать регламентированную статистическую отчетность.

Методологические подходы к решению проблемы

Если сотрудники не работают, но получают оклад или средний заработок, перед бухгалтером и кадровиком встает задача: какой код поставить в табеле учета рабочего времени? Обычная Явка (код «Я») не подходит, поскольку фактически человек на работе отсутствовал. Обычный прогул или отпуск за свой счет лишат сотрудника оплаты.

Рассмотрим два основных и наиболее корректных способа решения этой задачи в 1С:ЗУП 3.1:

1. Использование специализированного функционала «Оплачиваемые нерабочие дни» (код «ОН»). Это наиболее современный, методологически верный и автоматизированный способ, предусмотренный разработчиками 1С.
2. Оформление простоя по вине работодателя или по внутриорганизационным причинам (код «НП»). Этот способ часто применяется, если у организации есть локальные приказы о приостановке деятельности с выплатой компенсации.

Разом пошагово проанализируем каждый из этих вариантов.

---

Способ 1. Настройка и использование механизма «Оплачиваемые нерабочие дни» (Код «ОН»)

Начиная с версии 3.1.13 в программе 1С:ЗУП появился встроенный механизм для регистрации периодов, когда сотрудники освобождаются от работы с сохранением оплаты. Чтобы программа поняла, что мы планируем использовать этот функционал, нам необходимо произвести предварительную настройку.

Выясним по шагам, как активировать данный режим:

1. Перейдем в раздел меню Настройка, далее выберем пункт Расчет зарплаты.
2. В открывшемся окне найдем и установим флажок «Выполнять расчет оплачиваемых нерабочих дней».
3. После установки этого флага программа автоматически активирует предопределенные виды времени в справочнике «Виды использования рабочего времени» и создаст необходимые начисления.

После активации настройки в системе станут доступны два важных кода для табеля:

• ОН (Оплачиваемые нерабочие дни) — предназначен для сотрудников, которые в указанный период фактически не работали, но оклад или средний заработок за ними полностью сохранялся.
• ОНД (Оплачиваемые нерабочие дни для работающих) — данный код необходим для тех сотрудников организаций (например, непрерывно действующих производств или аптек), которые продолжали ходить на работу в общенациональные нерабочие дни. Он фиксирует факт работы в особый день для корректного составления статистической отчетности.

Для массовой регистрации этого времени не нужно вручную заполнять табель по каждому сотруднику. Разберем, как воспользоваться специализированным документом:

Создадим документ «Регистрация нерабочего времени». Этот документ автоматически заполнит периоды отсутствия сотрудников, проставит в табель код ОН и рассчитает положенную оплату, исходя из настроенных графиков работы сотрудников. При этом норма времени для сотрудников не уменьшается, а зарплата начисляется в полном объеме.

---

Важнейший нюанс: Влияние кода «ОН» на расчет среднего заработка

Проанализируем крайне важный методологический аспект, который часто упускают из виду начинающие расчетчики. Согласно официальным разъяснениям Минтруда РФ, периоды оплачиваемого нерабочего времени (код ОН) и суммы, начисленные за эти дни, не должны учитываться при расчете среднего заработка для будущих пособий, отпусков и командировок.

Если вы пойдете по пути наименьшего сопротивления и просто проставите в табеле обычную Явку, программа в будущем включит эти дни и суммы в расчет среднего заработка. Это приведет к искусственному завышению выплат при отправке сотрудника в отпуск или на больничный.

При использовании штатного механизма «Оплачиваемых нерабочих дней» с кодом ОН программа 1С:ЗУП 3.1 автоматически исключает этот период и начисленные за него суммы из будущих расчетов среднего заработка, полностью соблюдая законодательство.

---

Способ 2. Отражение периода через «Простой сотрудников» (Код «НП»)

Если в вашей версии программы еще не настроен функционал оплачиваемых нерабочих дней или руководство приняло решение оформить этот период как временную приостановку работы (простой) с выплатой оклада, мы можем использовать стандартный механизм фиксации простоев.

Разберем, как это реализовать:

1. Сначала убедимся, что в настройках программы включена возможность регистрации простоев. Для этого перейдем в Настройка — Расчет зарплаты — ссылка Настройка состава начислений и удержаний. На вкладке Учет отсутствий должен стоять флаг «Простои».
2. Перейдем в раздел Кадры или Зарплата и создадим документ «Простой сотрудников».
3. В поле «Вид простоя» укажем «Простой по внутриорганизационным причинам» или «Простой по вине работодателя».
4. В поле «Оплата» настроим вариант расчета (например, с сохранением среднего заработка или в размере установленной доли оклада, в зависимости от принятого в компании положения).

Документ автоматически зафиксирует отсутствие сотрудников на рабочих местах и подставит в табель учета рабочего времени код «НП» (Время простоя по вине работодателя) или «ВП». Преимущество данного метода заключается в том, что расчет также автоматизирован и программа сама заполнит нужные данные без необходимости ручной корректировки табеля.

---

Взаимодействие с отпусками и региональными праздниками

Рассмотрим ситуации, когда нерабочие оплачиваемые дни накладываются на другие кадровые события:

• Ежегодный оплачиваемый отпуск. Если сотрудник находился в запланированном отпуске в период, когда в стране или компании были объявлены оплачиваемые нерабочие дни (код ОН), его отпуск не продлевается. В табеле за эти дни приоритет отдается коду отпуска (ОТ), а не коду ОН.
• Региональные праздничные дни. Если на период нерабочих дней выпадает официальный праздничный день (например, региональный религиозный праздник), программа автоматически отдает приоритет праздничному дню, устанавливая в табеле код «В» (Выходные дни), что также влияет на корректность расчета нормы времени.

Отражение в статистической отчетности П-4

При заполнении формы статистической отчетности П-4 (сведения о численности и заработной плате) очень важно правильно учитывать рабочие часы.

Если мы используем регламентированный код ОН, то начисления за эти дни полностью попадут в фонд заработной платы в отчете П-4. Однако само это время (часы отсутствия) не будет включено в общее количество фактически отработанных человеко-часов. 1С:ЗУП 3.1 делает это автоматически, избавляя бухгалтера от необходимости ручной перепроверки и корректировки статистических отчетов.