← На главную

В практике кадрового учета и расчета заработной платы иногда возникают ситуации, способные поставить в тупик даже опытного специалиста. Один из таких сложных стыков — пересечение периодов отпуска без сохранения заработной платы (в табеле обозначается кодом ДО) и отстранения от работы (код в табеле НБ).

Рассмотрим классический пример: сотрудник уже находится в отпуске «за свой счет», и в этот период у работодателя возникают основания для его отстранения (например, выяснилось, что он не прошел обязательный периодический медосмотр или срок действия его специального права/лицензии истек). В этой статье мы подробно разберем, как правильно разрешить эту коллизию с точки зрения Трудового кодекса РФ, как реагирует программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 на попытку совместить эти два статуса, и дадим пошаговую инструкцию по корректному оформлению таких операций.

Юридическая сторона вопроса: почему нельзя совмещать «ДО» и «НБ»?

Прежде чем пытаться настроить программу, обратимся к законодательству. Совместить отпуск за свой счет и отстранение в один и тот же день невозможно по двум ключевым причинам:

1. Сущность понятий. Согласно статьям 106 и 107 ТК РФ, любой отпуск — это время отдыха, когда сотрудник полностью свободен от исполнения трудовых обязанностей. Он не должен находиться на рабочем месте. Отстранение от работы (ст. 76 ТК РФ) представляет собой законодательно установленный недопуск к исполнению обязанностей. Нельзя не допустить к работе того, кто в данный момент законно отдыхает и работать не должен.
2. Влияние на отпускной стаж (ст. 121 ТК РФ). Это главный методологический конфликт, который критически важен для расчета остатков отпуска:
   • Отпуск за свой счет (ДО): согласно абз. 6 ч. 1 ст. 121 ТК РФ, время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы включается в стаж для ежегодного оплачиваемого отпуска, но не более 14 календарных дней в течение рабочего года. Дни начиная с 15-го сдвигают окончание рабочего года сотрудника.
   • Отстранение без оплаты (НБ): согласно ч. 2 ст. 121 ТК РФ, время отсутствия сотрудника на работе в связи с его отстранением (по его вине) полностью исключается из стажа для отпуска. Сдвиг рабочего года происходит на все дни отстранения без каких-либо лимитов.

Если мы попытаемся объединить эти два периода или поставить в табеле двойной код вроде «ДО/НБ», программа потеряет ориентир для расчета остатков отпусков и сдвига рабочего года. Это неизбежно приведет к ошибкам в расчете прав на отпуск и некорректным данным в кадровой отчетности.

Техническое поведение 1С:ЗУП 3.1 при пересечении периодов

Разработчики фирмы «1С» заложили в программу строгие механизмы контроля пересечения периодов отсутствия. Если у вас в системе уже зарегистрирован и проведен документ Отпуск без сохранения оплаты, то при попытке провести документ Простой, отстранение от работы или Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) с видом времени Отстранение от работы без оплаты на те же даты программа заблокирует транзакцию.

Вы увидите стандартное сообщение об ошибке: «Обнаружено пересечение периодов. Сотрудник... уже отсутствует в данный период». Провести документ программа не позволит.

Важное предупреждение: настоятельно не рекомендуем корректировать эту ситуацию путем ручного исправления кодов в документе Табель. Даже если вы вручную пропишете там нужные буквы, это решит проблему только «визуально» для печатной формы. В регистрах расчета (в частности, в регистре сведений ПараметрыПериодовСтажаПФР, регистрах накопления ДанныеОВремениДляРасчетаСреднегоФСС и СостоянияСотрудников) останутся данные первичных кадровых документов. Это приведет к расхождениям между табелем, расчетом среднего заработка и стажем для СФР (форма ЕФС-1).

Сценарий 1: Отстранение возникает во время отпуска за свой счет

Рассмотрим наиболее частую ситуацию. Сотрудник находится в отпуске без сохранения оплаты, например, с 1 по 15 число месяца. 10 числа кадровик понимает, что сотрудника нужно отстранить (например, из-за непрохождения медосмотра).

Правильный алгоритм действий:

1. Пока сотрудник находится в законном отпуске за свой счет, мы его не трогаем. В программе продолжает действовать документ Отпуск без сохранения оплаты. За период с 1 по 15 число в табеле будет стоять код ДО.
2. Издать приказ об отстранении работодатель имеет право в любой день (даже во время отпуска сотрудника), но дата начала отстранения в приказе и в программе должна быть строго первым рабочим днем сотрудника по графику после окончания отпуска (в нашем случае — 16 число).
3. В программе 1С:ЗУП 3.1 регистрируем документ Простой, отстранение от работы (или Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) в зависимости от настроек вашей базы) с датой начала 16 числа.

Проанализируем результат: в табеле до 15 числа будет отражен код ДО, а начиная с 16 числа — код НБ. Конфликт документов в программе отсутствует, стаж для ежегодного отпуска рассчитается абсолютно верно.

Сценарий 2: Предоставление обязательного отпуска за свой счет во время отстранения

Бывает и обратная ситуация. Работник отстранен от работы на длительный срок (например, до получения лицензии). В этот период он приносит заявление на предоставление ему обязательного отпуска без сохранения заработной платы (например, как работающий пенсионер — до 14 дней в году по ст. 128 ТК РФ). Работодатель обязан предоставить этот отпуск, несмотря на действующее отстранение.

Чтобы корректно отразить эту ситуацию в программе без ошибок пересечения периодов, нам придется временно «прервать» период отстранения. Разберем по шагам, как это сделать:

1. Первый документ Простой, отстранение от работы проводим с даты начала отстранения до даты начала отпуска без сохранения оплаты. Например, отстранение с 01.10 по 10.10.
2. Вводим документ Отпуск без сохранения оплаты на согласованный период. Например, с 11.10 по 15.10. Программа успешно проведет документ, так как пересечения с первым отстранением нет.
3. Вводим второй документ Простой, отстранение от работы на период после окончания отпуска. Например, с 16.10 по дату окончания причин отстранения.

Таким «дроблением» мы добьемся идеального порядка в базах данных. Программа правильно зафиксирует 5 дней отпуска «за свой счет» (которые войдут в лимит 14 дней для отпускного стажа) и отдельно посчитает дни отстранения, которые полностью исключаются из стажа.

Как это повлияет на отчетность в СФР (ЕФС-1)?

Разделение этих периодов кадровыми документами критически важно для корректного заполнения подраздела 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 (бывший отчет СЗВ-СТАЖ):

• Период отпуска за свой счет (ДО) программа автоматически заполнит в отчетности кодом НЕОПЛ.
• Период неоплачиваемого отстранения от работы (НБ) по вине сотрудника заполнится кодом ОТСТРАН (или другим кодом в зависимости от причины отстранения).

Если бы мы попытались совместить эти периоды в один день или исправить табель вручную, программа сформировала бы пересекающиеся записи о стаже, и отчет ЕФС-1 гарантированно не прошел бы логический контроль при отправке в Социальный фонд.

Таким образом, строгое следование методологии программы и нормам Трудового кодекса избавляет расчетчиков и кадровиков от рутинного исправления ошибок при сдаче регламентированной отчетности и гарантирует точность ведения кадрового учета в вашей организации.