← На главную

При оформлении документа Начисление отпуска сотрудникам организаций расчетчики нередко сталкиваются с ситуацией: производственный календарь и графики работы полностью заполнены, однако сумма отпускных остается нулевой. При этом по другим сотрудникам расчет проходит успешно. Разберем детально, почему возникает такая ошибка, как проверить базу среднего заработка и какие еще факторы влияют на расчет отпускных выплат в конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5.

Основная причина нулевой суммы отпускных заключается в том, что программа не может рассчитать средний дневной заработок сотрудника. Если средний заработок равен нулю, то и результирующее начисление за дни отпуска также будет равно нулю. Выясним по шагам, где кроется корень проблемы и как привести настройки в порядок.

Настройка состава видов расчета для среднего заработка

Чаще всего в базе создаются новые или специфические виды начислений (например, с особым порядком учета для ЕНВД, ОСНО или распределяемые начисления), которые забывают включить в расчетную базу среднего заработка. Если начисления сотрудника за расчетный период состоят именно из таких видов расчета, программа не видит базы для вычисления среднего дохода.

Проанализируем порядок включения начислений в расчетную базу:

1. Откроем главное меню конфигурации и перейдем по пути: Расчет зарплаты по организациям -> Настройка расчета зарплаты -> Средний заработок.
2. В открывшемся списке выберем правило расчета: Основной заработок: для расчета отпусков, командировок и сохраняемого заработка.
3. Откроем форму настройки этого правила и перейдем на закладку Расчетная база.
4. Проверим список начислений: найдем те виды расчета, по которым начислялась заработная плата сотруднику за предшествующие 12 месяцев (например, Оклад по дням, специализированные оклады для отдельных режимов налогообложения, надбавки, доплаты).
5. Если нужного начисления нет в левой колонке (в списке входящих в базу), нажмем кнопку Подбор, выберем недостающие виды расчета из плана видов расчета Основные начисления организаций и сохраним изменения.
6. Вернемся в документ Начисление отпуска сотрудникам организаций и выполним повторный расчет по кнопке Рассчитать.

Проверка проведения документов и движений в регистрах расчета

Рассмотрим другую распространенную техническую причину. Расчет среднего заработка в 1С:ЗУП 2.5 строится исключительно на основе записей регистра расчета Основные начисления сотрудников организаций, а не по проводкам или данным документов в журнале.

Если документ Начисление зарплаты работникам организаций был создан, но не был рассчитан и проведен корректно за каждый месяц расчетного периода (12 предшествующих месяцев), движений в регистре не будет. Проверим расчетный период:

1. Откроем журнал документов начисления зарплаты за последние 12 месяцев до месяца начала отпуска.
2. Убедимся, что по конкретному сотруднику проведены документы начисления и в них рассчитана сумма заработной платы.
3. Проверим движения документов по регистру Основные начисления сотрудников организаций, чтобы исключить отмену проведения или незаполненные строки.

Новый трудовой договор или повторный прием на работу

Проанализируем ситуацию, когда учет ведется по сотруднику, ранее уволенному и принятому вновь. В системе 1С:ЗУП 2.5 средний заработок рассчитывается в разрезе конкретного элемента справочника Сотрудники, а не физического лица.

Если сотрудник был переведен через увольнение и новый прием, либо с ним был заключен новый трудовой договор, доходы по предыдущему договору автоматически в расчет отпуска не попадают. Для решения задачи выполним следующие действия:

1. Откроем документ расчета отпуска сотрудника.
2. Нажмем кнопку Изменить в строке расчета среднего заработка.
3. В открывшейся форме редактирования вручную внесем начисленные суммы и количество отработанных календарных дней за месяцы, приходящиеся на прошлый трудовой договор.
4. Нажмем ОК и выполним перерасчет документа.

Отсутствие отработанного времени и расчет из оклада

Если сотрудник все 12 месяцев расчетного периода находился в отпуске по уходу за ребенком, на больничном или в отпуске за свой счет, отработанных дней и начисленной зарплаты в базе не будет. Согласно трудовому законодательству, в такой ситуации средний заработок рассчитывается исходя из установленного оклада (тарифной ставки).

Разберем, как включить данный механизм:

1. Убедимся, что кадровыми документами (Прием на работу в организацию или Кадровое перемещение организаций) сотруднику назначена актуальная тарифная ставка или оклад.
2. В документе отпуска перейдем в форму изменения среднего заработка и переключим флаг или способ расчета на Исходя из оклада (тарифной ставки).
3. Пересчитаем начисление.

Конфликты вытеснения видов расчета и незакрытые неявки

Посмотрим на возможное пересечение видов расчета. Если в расчетном периоде был введен документ невыходов, отпуска за свой счет или больничный лист, который перекрывает период начисления оклада, он может полностью вытеснить рабочие дни и начисления из базы среднего заработка.

Для устранения проблемы проверим журнал документов Невыходы в организациях и Регистрация простоев работников организаций на наличие ошибочно зарегистрированных или «зависших» документов с более высоким приоритетом вытеснения за расчетный период.

Быстрая диагностика через форму среднего заработка

Для точной локализации причины откроем документ Начисление отпуска сотрудникам организаций, перейдем на закладку Расчет среднего заработка и нажмем кнопку Изменить. В открывшейся расчетной таблице детально отображаются все 12 месяцев: начисленные суммы заработка, отработанные дни и коэффициенты индексации. Если в определенные месяцы колонки пусты, это сразу укажет на проблемный период — отсутствие начислений, исключение вида расчета из базы либо вытеснение периода неявкой.