При подготовке справок для службы занятости бухгалтеры часто сталкиваются с тем, что итоговые цифры в документе не совпадают с расчетными листками. Это происходит из-за специфического алгоритма расчета среднего заработка, установленного законодательством для данных целей. Давайте вместе разберемся, как устроена эта логика и где в программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом искать нужные показатели.
Для службы занятости применяется особый порядок расчета среднего заработка, который отличается от общепринятых правил для отпусков или компенсаций при увольнении. Формула выглядит следующим образом:
Результат = Заработок / Отработано * Норма / 3
Здесь важно понимать, что именно программа понимает под каждым из этих элементов:
Заработок — это суммарный доход за три месяца, который включается в базу для расчета среднего.Отработано — фактическое время (дни или часы), которое сотрудник отработал в течение этих трех месяцев.Норма — это и есть «плановое время», то есть количество дней или часов, которое сотрудник должен был отработать согласно своему графику за данный период.Часто расхождения возникают из-за того, что в расчетный листок попадают начисления, а в справку — строго нормированные показатели времени, скорректированные на периоды отсутствия (больничные, отпуска, прогулы). Программа автоматически исключает эти периоды из «нормы», в то время как визуально в графике они могут оставаться.
Самый простой и быстрый способ увидеть «плановую норму» — обратиться к отчетности по графикам. Если у сотрудника стандартный график, вы можете сформировать отчет Графики работы.
Зарплата или Кадры.Графики работы.Этот метод покажет вам «чистую» норму, заложенную в настройках программы. Однако помните, что если в течение квартала у сотрудника менялся график или были введены Индивидуальные графики, данные нужно анализировать с учетом этих изменений.
Если вам нужно получить данные по конкретному сотруднику с учетом всех индивидуальных особенностей, лучше всего использовать Универсальный отчет. Это профессиональный инструмент, который позволяет заглянуть в регистры накопления системы.
Отчеты — Универсальный отчет.Тип объекта выберите Регистр накопления.Объект выберите ДанныеОФондеРабочегоВремени.Именно в этом регистре система хранит записи по каждому дню, где зафиксированы и фактически отработанное время, и норма согласно графику. Это самый точный способ получить итоговую цифру нормы за квартал без ручного суммирования расчетных листков.
Проанализируем ситуацию: почему даже при верных данных программа может выдавать «некрасивые» цифры? Основная причина — это периоды, исключаемые из расчета среднего заработка. Если сотрудник был в отпуске по уходу за ребенком или отсутствовал по иным уважительным причинам, алгоритм расчета справки автоматически уменьшает «норму».
Для того чтобы проверить корректность расчета, всегда сравнивайте данные из регистра ДанныеОФондеРабочегоВремени с тем периодом, который фактически вошел в расчет среднего. Если вы видите, что «норма» в справке меньше, чем «норма» по графику, проверьте, нет ли в выбранном периоде отпусков или больничных, которые программа справедливо исключила из знаменателя.
Не пытайтесь суммировать данные только из расчетных листков — это трудоемко и часто приводит к ошибкам из-за различий в отражении начислений и времени. Всегда опирайтесь на данные кадрового учета и регистры фонда рабочего времени. Если цифры из универсального отчета по регистру ДанныеОФондеРабочегоВремени совпадают с вашей «нормой» в справке, значит, расчет произведен верно, и программа учла все нюансы законодательства по расчету среднего заработка для службы занятости.