При работе с суммированным учетом рабочего времени (СУРВ) в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда документ Регистрация переработок подтягивает значение нормы, отличное от производственного календаря или графика сотрудника. Разберем детально, как программа формирует эти показатели, почему возникают «необъяснимые» разницы и как правильно настроить систему, чтобы расчет соответствовал законодательству.
Для начала проанализируем, откуда программа берет данные для заполнения колонки Норма. В 1С:ЗУП 3.1 этот алгоритм жестко завязан на настройках Графика работы сотрудника. Перейдем в настройки графика и обратим внимание на раздел «При подсчете переработок определять норму по...». Здесь возможны три варианта:
Рассмотрим наиболее распространенный случай: в графике установлена норма «По производственному календарю». Программа берет общее количество рабочих часов за учетный период из календаря (например, за 4 квартал — 510 часов в региональном календаре) и начинает процесс корректировки на периоды отсутствия.
Согласно сложившейся практике и разъяснениям Минтруда, норма рабочего времени в учетном периоде должна уменьшаться на время, в течение которого работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей (отпуск, больничный, выполнение государственных обязанностей и т.д.).
Выясним причину расхождения на примере: сотрудник работает по сменному графику, норма установлена по производственному календарю (5-дневка). В 4 квартале норма по календарю составляет 510 часов. Однако документ Регистрация переработок ставит норму 494 часа. Разница составляет ровно 16 часов. Проанализируем состояние сотрудника: в октябре у него был дополнительный отпуск (ОД), который пришелся на 1 и 2 октября.
Важный технический нюанс: если в настройках графика норма установлена «По производственному календарю», то при расчете переработок программа вычитает часы отсутствия, ориентируясь именно на пятидневку, а не на личный график сменности сотрудника.
Разберем это по шагам:
При этом совершенно неважно, были ли эти дни рабочими или выходными по личному сменному графику сотрудника. Даже если по графику сменности 1 и 2 октября у него были выходные, программа все равно уменьшит норму, если они являются рабочими днями в источнике нормы (пятидневке).
Посмотрим на ситуацию со стороны законодательства. В письмах Минздравсоцразвития (например, №22-2-2733) и Минтруда указывается, что часы отсутствия не должны отрабатываться. Однако существует два подхода к тому, на сколько именно часов уменьшать норму:
Второй подход считается более универсальным и «справедливым» с точки зрения методологии 1С, так как он исключает манипуляции. Если бы норма уменьшалась только на часы по графику сотрудника, то работники, берущие отпуск исключительно в свои рабочие смены, искусственно занижали бы себе норму и получали огромные суммы переработок («сверхурочных»), что не выгодно работодателю. Напротив, если отпуск попадает на выходные по сменному графику, сотрудник не должен «наказывать» себя увеличенной нормой за период отдыха.
В процессе обсуждения часто возникает идея: «А давайте поменяем настройку в графике на По данному графику, чтобы норма всегда совпадала с планом!». Проанализируем последствия такого решения:
Если вы установите расчет нормы По данному графику, то в документе Регистрация переработок норма всегда будет равна фактически запланированному времени. В этом случае переработки вообще никогда не возникнут автоматически, либо они будут рассчитаны некорректно относительно статьи 104 ТК РФ. Суммированный учет вводится именно для того, чтобы сбалансировать отклонения сменного графика от общеустановленной нормы (40 часов в неделю). Если норма будет равна самому графику, теряется смысл самого понятия «переработка».
Рассмотрим ситуацию, когда даже после учета всех отпусков цифры не сходятся. Выясним, правильно ли подключен производственный календарь. В программе может быть создано несколько календарей (например, «Российская Федерация» и «Татарстан» с дополнительными праздничными днями).
Если в графике сотрудника указан региональный календарь, проверьте следующие моменты:
Регистрация переработок с итоговой строкой в самом справочнике Производственные календари за нужный квартал или год.Часто разница в 1 час возникает из-за предпраздничных дней. Если отпуск сотрудника захватывает предпраздничный день (например, 30 апреля или 11 июня), норма по пятидневке уменьшится не на 8, а на 7 часов, так как этот день сокращенный.
Проанализировав поведение системы, мы видим, что программа 1С:ЗУП 3.1 действует строго по заложенному алгоритму уменьшения нормы. Чтобы избежать ошибок при проверке переработок, рекомендуем придерживаться следующего порядка действий:
Важно: Если вы обнаружили, что сотрудник брал дополнительный отпуск (ОД) в выходные дни по своему графику, 1С всё равно вычтет эти часы из нормы, если по пятидневке эти дни были рабочими. Это методически верное поведение программы, соответствующее алгоритмам автоматизированного расчета.