Многие пользователи, переходящие на современные конфигурации 1С, такие как 1С:Комплексная автоматизация (КА) или 1С:ERP Управление предприятием, сталкиваются с вопросом: как отразить документ только в управленческом учете, если в нем отсутствуют привычные "галки БУ и НУ", которые были в старых версиях? Этот вопрос абсолютно закономерен, поскольку принципы разделения учета существенно изменились. В данном материале мы подробно разберем, как реализовать такую задачу в 1С:КА 2.5 и ERP, используя современные механизмы системы.
Прежде чем погружаться в детали решения, давайте проанализируем основное отличие подходов к учету в старых и новых конфигурациях. В предыдущих версиях 1С:Предприятия зачастую существовала возможность на уровне каждого документа явным образом указать, формировать ли проводки по бухгалтерскому учету (БУ) и/или по налоговому учету (НУ) с помощью соответствующих флажков. Это давало оперативный контроль над движениями документа в различных видах учета непосредственно из формы документа.
Однако в 1С:КА 2 и 1С:ERP парадигма изменилась. Разработчики 1С отошли от такого прямого, декларативного управления учетными записями в документе. Теперь система стремится к более интегрированному и автоматизированному подходу, где настройки учета определяются на более высоком уровне — в справочниках, группах финансового учета (ГФУ), учетных политиках и специальных механизмах для управленческого учета. Это позволяет достичь большей консистентности данных и снизить вероятность ошибок, связанных с ручной установкой флажков.
Для реализации сценария, когда документ должен влиять исключительно на управленческий учет и не затрагивать регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет, в 1С:КА 2 и ERP был введен специальный механизм, основанный на использовании предопределенной "Управленческой организации". Это не просто фиктивная организация, а специально разработанный элемент системы, который позволяет вести параллельный управленческий учет, независимый от регламентированного.
Для того чтобы возможность использования "Управленческой организации" стала доступной в системе, необходимо активировать две ключевые настройки. Рассмотрим шаги, которые необходимо выполнить:
НСИ и администрирование.Настройка НСИ и разделов.Предприятие.Несколько организаций. Эта опция является базовой для ведения учета по нескольким юридическим лицам или подразделениям в одной информационной базе.Раздельные операции закупок и продаж для упр. и регл. учета. Именно эта настройка активирует функционал, позволяющий использовать "Управленческую организацию" для разделения движений документов по видам учета.После активации этих настроек в списке организаций появится предопределенная "Управленческая организация", и в различных документах у вас появится возможность выбирать, по какой организации вы проводите операцию – по регламентированной (юридическому лицу) или по управленческой.
Когда вы оформляете документ и указываете в нем "Управленческую организацию", система интерпретирует эту операцию особым образом. Ключевые особенности ее работы:
Отсутствие проводок БУ и НУ: Документы, проведенные по "Управленческой организации", не формируют проводок в бухгалтерском и налоговом учете. Это означает, что они не влияют на формирование бухгалтерского баланса, отчета о финансовых результатах, налоговых деклараций и других регламентированных отчетов.
Формирование движений в управленческих регистрах: Несмотря на отсутствие регламентированных проводок, такие документы активно формируют все необходимые движения в управленческих регистрах. Это могут быть регистры по учету себестоимости, запасов, денежных средств, взаиморасчетов, доходов и расходов в разрезе управленческой аналитики. Эти движения затем используются для построения управленческих отчетов, таких как управленческий баланс, отчет о прибылях и убытках, отчет о движении денежных средств и т.д.
Гибкость учета: Использование "Управленческой организации" предоставляет высокую степень гибкости. Вы можете по-разному учитывать одну и ту же хозяйственную операцию в управленческом и регламентированном учете. Например, для внутренних нужд компании вы можете признать выручку или расходы в один период, а для регламентированного учета — в другой, или использовать различные методы оценки запасов и амортизации.
Рассмотрим несколько практических сценариев, где применение "Управленческой организации" становится особенно полезным:
Оприходование товаров только для управленческого учета: Представим ситуацию, когда вы фактически получили товары на склад, но документы от поставщика еще не пришли или не готовы для отражения в регламентированном учете. В старых конфигурациях можно было бы просто снять "галки БУ и НУ". В 1С:КА 2 вы можете использовать, например, документ Приобретение товаров и услуг и в нем выбрать "Управленческую организацию". В таком случае товары будут оприходованы на управленческий склад, их стоимость учтется в управленческой себестоимости, но это не повлияет на бухгалтерский учет и налогооблагаемую базу до момента получения и проведения регламентированных документов.
Аналогично, для возвратов: если вам необходимо зафиксировать возврат товаров от клиента только в управленческом учете (например, для внутренних отчетов по продажам или контроля складских остатков), вы можете использовать документ Возврат товаров от клиента или его специализированный управленческий аналог, если такой предусмотрен в конфигурации, с указанием "Управленческой организации" вместо регламентированной.
Раздельное отражение операций по датам: Часто возникают ситуации, когда дата фактической передачи товаров или услуг (для управленческого учета) может отличаться от даты выписки первичных документов (для регламентированного учета). Например, отгрузка произошла в конце одного месяца, а документы были оформлены в начале следующего. Используя "Управленческую организацию", вы можете отразить факт отгрузки в управленческом учете по фактической дате, а затем провести аналогичный документ по регламентированной организации по дате документов.
Признание доходов/расходов по различным правилам: В управленческом учете компания может использовать более агрессивные или, наоборот, консервативные методы признания доходов и расходов, отличные от требований ПБУ и НК РФ. Например, управленческие расходы могут признаваться "по кассовому методу", в то время как бухгалтерский учет ведется "по начислению". "Управленческая организация" позволяет отражать такие различия.
Учет амортизации: Для основных средств и нематериальных активов в управленческом учете может применяться иная учетная политика амортизации (другие сроки полезного использования, методы начисления), чем в регламентированном учете. Это позволяет получать более реалистичную картину стоимости активов для внутренних управленческих решений.
Включение НДС в себестоимость: Для внутренних аналитических целей в управленческом учете может потребоваться включать НДС в себестоимость товаров или услуг (например, если компания не является плательщиком НДС или для специфических расчетов). В регламентированном учете НДС обычно не включается в себестоимость.
Давайте также кратко рассмотрим, как в целом организованы бухгалтерский и налоговый учеты в 1С:КА 2 и ERP, чтобы понять контекст отсутствия привычных "галок".
Отсутствие отдельных "галок БУ и НУ" в документах: Как мы уже выяснили, это действительно так. Логика формирования проводок теперь заложена глубже.
Настройка счетов учета через справочники и ГФУ: Вместо флажков, счета учета для бухгалтерского и налогового учета определяются в карточках номенклатуры, видах номенклатуры, договорах, а также в группах финансового учета (ГФУ). При проведении документа система автоматически подбирает нужные счета в соответствии с этими настройками, формируя проводки. Это обеспечивает стандартизацию и минимизирует ручные ошибки.
Единый план счетов: В 1С:КА 2 и ERP используется единый план счетов для бухгалтерского и налогового учета. Это значительное отличие от старых конфигураций, где могли быть отдельные планы счетов для БУ и НУ. Теперь на одном счете могут одновременно храниться данные по БУ и НУ, часто с использованием специальных субконто или признаков.
Настройка учетной политики: Для каждой регламентированной организации (юридического лица) в 1С:КА 2 настраивается учетная политика. Она определяет ключевые параметры налогообложения (общая или упрощенная система), методы оценки запасов, способы начисления амортизации и многое другое. Эти настройки глобально влияют на формирование проводок по БУ и НУ для всех документов, проведенных по данной организации.
Взаимосвязь учетов: Несмотря на возможность раздельного ведения управленческого и регламентированного учета, в 1С:КА 2 и ERP они тесно взаимосвязаны. Большинство данных (например, количество запасов, информация о контрагентах, договорах) хранится в общих регистрах. Разделение происходит на этапе формирования проводок: данные регламентированного учета записываются в соответствующие проводки бухгалтерского и налогового учета, тогда как управленческие данные отражаются в своих регистрах, что позволяет получать консолидированные управленческие отчеты по всем организациям холдинга.
Рабочее место "Настройка отражения документов в регламентированном учете": Для более тонкой настройки и контроля над тем, как хозяйственные операции отражаются в бухгалтерском и налоговом учете, используется специальное рабочее место Настройка отражения документов в регламентированном учете. Здесь можно просматривать и корректировать правила формирования проводок для различных видов документов.
Вопрос о том, почему разработчики 1С ушли от простоты "галок", не менее важен, чем поиск нового решения. Как уже было отмечено в обсуждении, прежние упрощения не всегда вызывали восторг у тех, кто пытался использовать эту механику на практике. Рассмотрим основные причины:
Проблемы с консистентностью данных: Ручное управление "галками" часто приводило к ошибкам и расхождениям между разными видами учета. Забытая или ошибочно установленная/снятая галка могла вызвать несоответствие в данных, что требовало дополнительных усилий на сверку и корректировку.
Сложность поддержки сложных операций: По мере усложнения хозяйственных операций и появления необходимости в детальном анализе, простые флажки перестали справляться. Требовался более глубокий и автоматизированный механизм, который бы сам определял, как операция влияет на тот или иной вид учета, исходя из настроек.
Интеграция и унификация: Новые конфигурации ориентированы на создание единой информационной системы для управления всеми аспектами предприятия. Это подразумевает, что данные вводятся один раз и затем автоматически используются для разных видов учета (оперативного, управленческого, бухгалтерского, налогового), минимизируя дублирование и ошибки.
Архитектурные изменения: Переход на управляемые формы и новую архитектуру платформы 1С:Предприятие 8.3 позволил реализовать более сложные и гибкие механизмы, основанные на регистрах, аналитиках и параметрах учета, а не на простых булевых флагах в документе.
Таким образом, хотя привычные "галки БУ и НУ" ушли в прошлое, 1С:Комплексная автоматизация и ERP предлагают мощный и гибкий инструмент для разделения управленческого и регламентированного учета — "Управленческую организацию". Этот подход требует некоторого привыкания и изменения мышления, но позволяет достичь более высокой степени автоматизации, консистентности данных и гибкости в формировании управленческой отчетности, что является важным преимуществом для современных предприятий. Мы призываем вас изучать и активно использовать этот механизм для эффективного ведения учета.