Довольно часто при оформлении кадровых документов возникает ситуация, когда программа принудительно требует выбрать позицию из справочника Штатное расписание. Это может быть неудобно, если на предприятии не ведется строгий кадровый учет позиций и окладов, и требуется просто указать элемент из справочника Должности. Давайте подробно разберем, почему возникает такая ситуация, выясним причину такого поведения системы и рассмотрим по шагам, как отключить эту функцию.
В первую очередь, проанализируем, в какой именно версии программы вы работаете. В обычной версии (ПРОФ) функционал кадрового учета значительно упрощен, и штатное расписание там, как правило, по умолчанию не используется или отсутствует вовсе. Сложности обычно возникают в версии КОРП, где кадровый блок существенно расширен и максимально приближен к возможностям специализированных программ (например, ЗУП).
В версии КОРП штатное расписание жестко связывает подразделение, должность и условия оплаты труда. Если этот функционал активирован, без выбора позиции штатного расписания многие автоматические расчеты, включая надбавки и тарифные сетки, просто перестанут работать корректно. Однако, если данный функционал для вашего бизнеса избыточен, его можно деактивировать.
Чтобы отключить жесткую привязку к штатному расписанию и получить возможность выбирать должность из простого линейного справочника, выполним следующие действия в интерфейсе программы:
Главное.Настройки, а затем выберем Параметры учета.Кадровый учет.Штатное расписание.Ведется штатное расписание.После снятия этого флажка и сохранения настроек, в кадровых документах (например, в документе Прием на работу) вместо единого поля для выбора позиции штатного расписания появятся два самостоятельных поля: Подразделение и Должность. Теперь мы можем беспрепятственно выбирать нужный элемент прямо из справочника Должности.
Если вы используете версию BAS Бухгалтерія КОРП, стоит учитывать важный нюанс. В этой версии штатное расписание может вестись с сохранением истории всех изменений. Если в ваших настройках был ранее установлен параметр "Вести историю изменений", то просто так снять флажок ведения штатного расписания система не позволит. Это связано с тем, что в базе уже могут присутствовать утвержденные документы Изменение штатного расписания.
Иногда при попытке изменить настройки кадрового учета мы видим, что флажок Ведется штатное расписание заблокирован (отображается серым цветом и недоступен для клика). Посмотрим, в каких случаях это происходит:
Полные права или Администратор.Чтобы изменить эту настройку при наличии проведенных документов штатного расписания, потребуется их временная отмена проведения. Внимание: мы настоятельно не рекомендуем проводить такие манипуляции в рабочей базе без предварительного создания резервной копии (бэкапа), так как это может необратимо повлиять на кадровую аналитику и историю начислений.
Важно понимать разницу между справочниками. Справочник Должности — это простой перечень наименований профессий (например, "Директор", "Бухгалтер", "Менеджер"). Справочник Штатное расписание — это конкретная "вакансия" в определенном отделе с привязанным фондом оплаты труда.
Если мы отключаем ведение штатного расписания, необходимо учитывать последствия для отчетности. Стандартные кадровые аналитические отчеты, такие как Анализ штатного расписания или Соблюдение штатной дисциплины, перестанут формироваться или будут выводиться пустыми.
Однако не стоит беспокоиться за регламентированную отчетность (например, налоговый расчет сумм дохода или отчеты по ЕСВ). На формирование обязательных государственных отчетов отключение штатного расписания не повлияет — там, как и прежде, будет корректно отображаться наименование должности, взятое напрямую из справочника Должности, привязанного к сотруднику.