При переходе с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» (ЗУП) на «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения» (ЗиКГУ) многие пользователи сталкиваются с неожиданной проблемой: в настройках кадрового учета отсутствует привычная «галочка» для полного отключения штатного расписания. В ЗУП это позволяет выбирать должности напрямую из справочника Должности, тогда как в ЗиКГУ система настойчиво требует выбора позиции штатного расписания.
В этой статье мы разберем, почему архитектура ЗиКГУ диктует такие правила, и как настроить программу таким образом, чтобы ведение штатного расписания было максимально незаметным и необременительным для кадровика.
Для начала проанализируем ситуацию и выясним причину такого жесткого ограничения. В отличие от коммерческих организаций, государственные учреждения (бюджетные, автономные, казенные) функционируют в рамках строгого бюджетного законодательства. Для них штатное расписание — это не просто вспомогательный список должностей, а обязательный локальный нормативный акт, на основе которого формируется фонд оплаты труда и отчетность.
Рассмотрим техническую сторону вопроса. В ЗУП при отключенном штатном расписании реквизит Должность в документе ПриемНаРаботу ссылается на плоский справочник Должности. В ЗиКГУ программная логика жестко завязана на справочник ШтатноеРасписание. Каждая «позиция» в этом справочнике — это сложный объект, который включает в себя:
Поскольку государственная отчетность требует детализации данных в разрезе этих показателей, программа просто не может корректно работать без использования позиций штатного расписания. Однако мы можем настроить систему так, чтобы она работала в «упрощенном» режиме.
Разберем первый и самый эффективный способ упрощения работы. По умолчанию в программе может быть включен режим ведения истории, который требует создания документов Утверждение штатного расписания или Изменение штатного расписания для любых корректировок. Это удобно для контроля, но трудозатратно для небольших учреждений.
Чтобы упростить процесс, выполним следующие действия:
После снятия этого флага нам больше не нужно создавать лишние документы. Редактирование, добавление и удаление позиций будет происходить непосредственно в справочнике Штатное расписание. Это максимально приближает работу к обычному заполнению справочника должностей.
Если ваша задача — иметь возможность принимать сотрудников на должности, которые еще не внесены в «штатку», или превышать количество запланированных ставок, нам необходимо изменить настройки контроля. Посмотрим, как это сделать в том же окне настроек.
В форме Настройка штатного расписания найдем и снимем флаг Проверять соответствие кадровых документов штатному расписанию. Рассмотрим подробнее, что это дает:
Важно: Даже при этих настройках поле «Позиция» в кадровых приказах останется обязательным. Однако теперь работа с ним станет формальностью.
Поскольку совсем избавиться от выбора позиции не получится, проанализируем наиболее эффективную стратегию заполнения справочника для тех, кто не хочет вести детальное штатное расписание. Мы рекомендуем создать в справочнике Штатное расписание по одной позиции для каждого уникального сочетания «Подразделение + Должность».
При таком подходе процесс будет выглядеть так:
Должности.Штатное расписание и создаете одну позицию с этой должностью для нужного подразделения. Количество ставок можно указать произвольное (например, 999), чтобы никогда не возвращаться к этому вопросу.Такая схема работы практически идентична работе в ЗУП с отключенным штатным расписанием, за исключением одного дополнительного действия при вводе новой должности в эксплуатацию.
Проанализируем последствия упрощенного ведения. Если мы игнорируем заполнение плановых начислений в позициях штатного расписания, нам придется каждый раз вручную заполнять вкладку Оплата труда в документах приема и перевода. Это может быть неудобно, если в учреждении много сотрудников на одинаковых окладах.
Совет: Даже если вы не ведете историю изменений, заполните в позиции штатного расписания основные начисления (оклад, надбавки). Это позволит программе автоматически подтягивать суммы в документы приема на работу, что существенно сократит количество ошибок и время на оформление сотрудника.
Мы выяснили, что функционал ЗиКГУ не предполагает полного отключения штатного расписания из-за специфики бюджетного учета. Однако, используя предложенный нами алгоритм (отключение истории изменений и контроля соответствия), вы сможете свести бюрократическую нагрузку к минимуму.
Совместная работа с настройками Настройка — Кадровый учет — Настройка штатного расписания позволяет гибко адаптировать программу под нужды конкретного учреждения, даже если ваш плановый отдел предпочитает работать в сторонних инструментах и не заинтересован в полноценном ведении штатки внутри 1С.