Как правильно учитывать вычеты и доходы с предыдущего места работы в 1С:УПП

Перевод сотрудника между организациями внутри одной информационной базы — ситуация стандартная, но вызывающая вопросы у бухгалтеров в части расчета НДФЛ. Основная сложность заключается в том, что программа «1С:Управление производственным предприятием» (аналогично 1С:ЗУП 2.5) рассматривает каждую организацию как отдельного налогового агента. В этой статье мы подробно разберем, как обеспечить преемственность данных для корректного расчета стандартных налоговых вычетов на новом месте работы.

Зачем вводить данные с предыдущего места работы

Согласно подпункту 4 пункта 1 статьи 218 НК РФ, стандартный налоговый вычет на детей предоставляется до месяца, в котором доход налогоплательщика, исчисленный нарастающим итогом с начала года, превысил 350 000 рублей. Рассмотрим важный нюанс: новый работодатель обязан учитывать доходы, полученные сотрудником у предыдущих налоговых агентов в этом же календарном году. Это подтверждается справкой о доходах (бывшая 2-НДФЛ), которую сотрудник обязан предоставить для получения вычетов.

Проанализируем ситуацию: если мы не введем доходы с предыдущего места работы, программа начнет считать лимит «с нуля», что приведет к излишнему предоставлению вычетов и, как следствие, к недоплате НДФЛ в бюджет. Разберем по шагам, как внести эти данные в 1С:УПП.

Шаг 1: Ввод доходов с предыдущего места работы

Для того чтобы система видела совокупный доход сотрудника для целей НДФЛ, нам необходимо зафиксировать суммы из предоставленной справки. Выясним, где именно в интерфейсе программы это реализовано. Важно помнить, что в УПП (использующей обычные формы) эти данные привязаны не к сотруднику, а к физическому лицу.

1. Перейдем в справочник Физические лица.
2. Найдем нужного человека и откроем его карточку.
3. В верхней части формы или на панели навигации (в зависимости от настройки интерфейса) нажмем кнопку НДФЛ.
4. В открывшемся окне перейдем на закладку Доходы с предыдущих мест работы.

Здесь необходимо построчно ввести суммы дохода по месяцам. Проанализируем состав вводимых данных: в расчет лимита включаются только те доходы, которые облагаются по ставке 13% (15% для высоких доходов) и входят в основную налоговую базу. Дивиденды в этот расчет с 2021 года не включаются, поэтому будьте внимательны при переносе цифр из справки.

Шаг 2: Регистрация права на стандартные вычеты

После того как доходы внесены, нам нужно сообщить программе, что сотрудник имеет право на вычеты уже в новой организации. Это делается с помощью документа Заявление на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ. Найти его можно через меню: Расчет зарплаты организации — Налоги и взносы — Заявление на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ.

Разберем особенности заполнения этого документа в ситуации перевода:

1. Дата документа: должна соответствовать дате приема на работу или дате подачи заявления.
2. Месяц: укажем месяц, начиная с которого новая организация начнет применять вычеты.
3. Период действия: если сотрудник устроился, например, в марте, а на предыдущем месте вычеты за март ему уже были предоставлены, то в новой организации вычет следует применять только с апреля. Проверьте справку о доходах: если за месяц приема в ней уже стоит код вычета (например, 126), то в заявлении указываем следующий месяц.

Нужно ли вводить суммы «старых» вычетов?

Рассмотрим распространенное заблуждение: нужно ли вводить суммы вычетов, которые сотрудник получил на прошлой работе? Нет, этого делать не нужно.

Новый налоговый агент (организация) рассчитывает НДФЛ только с тех доходов, которые выплатил он сам. Нас интересует только облагаемая база прошлых периодов для контроля лимита в 350 000 рублей. Сами суммы вычетов, предоставленные другим работодателем, никак не уменьшают налоговую базу в текущей организации. Программа 1С:УПП автоматически применит вычет к первой же начисленной зарплате в новой компании, если лимит дохода еще не достигнут.

Особые случаи: социальные и имущественные вычеты

Посмотрим на ситуацию с социальными (на обучение, лечение) и имущественными (на покупку жилья) вычетами. Здесь правила строже:

• Стандартные вычеты мы даем на основании справки и заявления.
• Имущественные и социальные вычеты через работодателя можно предоставлять только на основании специального уведомления из налоговой инспекции, в котором указаны реквизиты именно вашей организации.

Если сотрудник принес уведомление, выписанное на старую организацию, применять его в новой организации нельзя. Сотруднику придется заново обращаться в ФНС за новым уведомлением или заявлять остаток вычета через декларацию 3-НДФЛ по окончании года.

Технический анализ: где хранятся данные

Для программистов и опытных пользователей полезно знать, что данные о доходах с предыдущего места работы записываются в регистр накопления ДоходыСПредыдущихМестРаботыНДФЛ. Если при расчете зарплаты вы видите, что вычет не предоставляется, хотя доход еще мал, проанализируйте записи в этом регистре. Возможно, при вводе данных была допущена ошибка в периоде или указано не то физическое лицо.

Проанализируем работу механизма в документе НачислениеЗарплатыРаботникамОрганизаций. При расчете вкладки НДФЛ система выполняет следующий алгоритм:

// Схематичный алгоритм расчета лимита
ДоходТекущий = ПолучитьДоходВЭтойОрганизации(ФизЛицо, ТекущийГод);
ДоходПрошлый = ПолучитьДанныеИзРегистра(ДоходыСПредыдущихМестРаботыНДФЛ, ФизЛицо, ТекущийГод);
ОбщийДоходДляВычета = ДоходТекущий + ДоходПрошлый;

Если ОбщийДоходДляВычета < 350000 Тогда
    ПрименитьВычет();
Иначе
    ПрекратитьПредоставлениеВычета();
КонецЕсли;

Заключение

Таким образом, для корректного учета вычетов при переходе сотрудника в 1С:УПП необходимо выполнить всего два действия: внести доходы из справки в карточку физического лица и оформить новое заявление на вычеты с правильной даты. Помните, что излишне предоставленный вычет — это ошибка налогового агента, которая может повлечь за собой штрафы и пени, поэтому всегда внимательно сверяйте данные справки о доходах с введенными в систему значениями.