← На главную

Ситуация, когда сотрудница уходит в отпуск по уходу за ребенком, а программа продолжает начислять «отрицательный» НДФЛ, часто вызывает вопросы у бухгалтеров. Рассмотрим подробнее, почему так происходит, соответствует ли это законодательству и как при необходимости изменить настройки в программе 1С:Зарплата и управление персоналом.

Почему появляется «минус» по НДФЛ?

Когда мы регистрируем право на стандартный налоговый вычет (например, 1 400 рублей на первого ребенка), программа начинает применять его ежемесячно. Если в текущем месяце у сотрудницы нет облагаемого дохода (например, она получает только государственное пособие), но ранее в этом же календарном году доход был, 1С:ЗУП пересчитывает налоговую базу нарастающим итогом.

Разберем на примере: вычет в 1 400 рублей дает экономию по налогу в размере 182 рубля (1 400 * 13%). Если дохода в месяце нет, программа видит, что общая сумма вычетов с начала года увеличилась, а общая сумма дохода осталась прежней. Следовательно, налог за год должен уменьшиться на эти 182 рубля. Программа фиксирует это как излишне удержанный НДФЛ с минусом.

Анализируем требования законодательства

Выясним причину такого поведения системы, обратившись к Налоговому кодексу РФ и судебной практике. Согласно статье 218 НК РФ, стандартные налоговые вычеты предоставляются налогоплательщику за каждый месяц налогового периода (календарного года). Основной принцип здесь — расчет нарастающим итогом.

Позиция высших судов: Президиум ВАС РФ в постановлении № 4431/09 указал, что Налоговый кодекс не содержит норм, запрещающих предоставление вычета за те месяцы, в которых у работника отсутствовал доход. Главное условие — трудовые отношения не должны прерываться.

Проанализируем две типичные ситуации:

1. Доход прервался в середине года: Например, сотрудница работала с января по май, а с июня ушла в декрет. Если в декабре ей выплатят премию, вычеты должны быть предоставлены за все месяцы с января по декабрь. Это абсолютно законно.
2. Дохода нет с начала года или до конца года: Если сотрудница вышла из декрета только в ноябре, вычеты начнут применяться только с ноября. Если же она работала в январе, а потом ушла в декрет до конца года и выплат больше не было, то налоговая база не определяется, и возвращать налог за «пустые» месяцы через работодателя не всегда целесообразно (хотя право на вычет за эти месяцы сохраняется и может быть реализовано через подачу декларации 3-НДФЛ в налоговую инспекцию).

Настройка применения вычетов в 1С:ЗУП

Программа позволяет выбрать один из двух вариантов поведения системы. Посмотрим, как это настроить. Перейдем в раздел Настройка — Организации — закладка Учетная политика и другие настройки — ссылка НДФЛ.

Там мы увидим переключатель «Вычеты к доходу по налогу на доходы физических лиц применяются»:

1. Нарастающим итогом в течение налогового периода: Это вариант по умолчанию. Программа будет накапливать вычеты даже в «пустые» месяцы. Если в середине года появится доход, система применит все накопленные вычеты сразу. Именно этот вариант соответствует позиции ВАС РФ и ФНС (письмо от 29.05.2015 № БС-19-11/112).
2. В пределах месячного дохода налогоплательщика: При этой настройке вычет будет применяться только в том месяце, где есть реальный доход, и только в сумме, не превышающей этот доход. «Минусов» по налогу возникать не будет, но это может привести к недоиспользованию прав сотрудника на вычеты внутри года.

Важно: Любое изменение учетной политики рекомендуется сначала пробовать на копии базы. Значение этого реквизита должно быть зафиксировано в локальных нормативных актах вашей организации.

Дополнительные нюансы, которые важно знать бухгалтеру

Рассмотрим по шагам критические моменты, которые влияют на расчет:

1. Предельный доход 350 000 рублей: Помните, что как только доход сотрудника с начала года превысит этот порог, право на детский вычет прекращается. 1С:ЗУП отслеживает это автоматически.
2. Возврат налога: Если программа начислила «минус 182 рубля», это считается излишне удержанным налогом. Согласно ст. 231 НК РФ, возврат такой суммы производится работодателем только на основании письменного заявления сотрудника на его банковский счет. Автоматически «выплачивать» этот минус вместе с пособием без заявления нельзя.
3. Справка с предыдущего места работы: Если сотрудница принята на работу не с первого месяца года, обязательно введите данные о ее доходах на предыдущем месте в документ Справка с предыдущего места работы для расчета НДФЛ. Без этого лимит в 350 000 рублей будет считаться некорректно.
4. Единственный родитель: Если сотрудница документально подтвердила статус единственного родителя, в программе необходимо выбрать соответствующий код вычета (двойной размер). Сумма «отрицательного» налога в этом случае также удвоится.

Итоги

Мы проанализировали ситуацию и выяснили, что поведение программы 1С:ЗУП, применяющей вычеты в месяцах отсутствия дохода, методически верно и соответствует позиции контролирующих органов. Если вы хотите избежать появления отрицательных сумм в расчетных листках декретниц, вы можете изменить настройку учетной политики на применение вычетов «в пределах месячного дохода», однако это потребует обоснования в учетной политике организации.

В большинстве случаев рекомендуется оставить настройку «нарастающим итогом», так как она автоматически обеспечивает наиболее корректный расчет налога при возобновлении выплат сотруднику или по итогам года.