При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда после проведения документа Возврат НДФЛ данные в отчетах «Анализ НДФЛ» и справках 2-НДФЛ (ныне Приложение №1 к расчету 6-НДФЛ) отражаются некорректно. Основная претензия заключается в том, что сумма перечисленного налога по сотруднику остается завышенной на сумму возврата, хотя фактически налог был возвращен человеку из кассы или на расчетный счет. Разберем детально, почему так происходит и как добиться равенства показателей в отчетности.
Проанализируем стандартную ситуацию: сотруднику был начислен доход (например, отпускные), налог был исчислен, удержан при выплате и перечислен в бюджет. Позже происходит сторнирование дохода (например, из-за увольнения и перерасчета отпуска). Возникает отрицательный исчисленный НДФЛ. После того как сотрудник пишет заявление, мы оформляем Возврат НДФЛ.
В программе 1С:ЗУП 3.1 механизм учета перечисленного налога сложнее, чем кажется. Сумма «Перечислено» в справках берется из регистра накопления Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Документ Возврат НДФЛ делает запись в этот регистр с видом движения Приход и отрицательной суммой. Это технически уменьшает общую задолженность организации перед бюджетом, но для отчетов, которые строятся в разрезе «физическое лицо — ставка — месяц налогового периода», этого бывает недостаточно для «схлопывания» суммы перечисленного налога.
Рассмотрим подробнее: программа видит, что ранее по ведомости на этого сотрудника был зафиксирован факт перечисления конкретной суммы в бюджет. Возврат налога — это выплата сотруднику, а не физический возврат денег из ФНС на расчетный счет предприятия. Поэтому программа «считает», что в бюджет-то вы эти деньги отправили, и они там числятся как переплата или как сумма, покрывающая будущие платежи по другим сотрудникам.
Если вы столкнулись с тем, что в справке 2-НДФЛ сумма перечисленного налога больше суммы исчисленного, и налоговая инспекция требует их равенства, воспользуемся проверенным методом ручной корректировки регистров.
Этот документ делает запись с видом движения Расход в регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ. Таким образом, мы принудительно уменьшаем сумму перечисленного налога именно по конкретному физическому лицу, что позволяет отчету «Анализ НДФЛ по сотрудникам» и справке 2-НДФЛ сформироваться корректно.
Посмотрим на ситуацию с точки зрения настроек программы. В 1С:ЗУП 3.1 существует два способа отражения перечисления налога:
Ведомость в банк/кассу стоит галочка «Налог перечислен вместе с зарплатой».Перечисление НДФЛ в бюджет.Проанализируем второй вариант. Если вы используете документ Перечисление НДФЛ в бюджет, то при возврате налога сумма следующего платежа в налоговую будет меньше. Например, по всем сотрудникам налог составил 10 000 руб., а одному мы вернули 1 000 руб. В бюджет мы платим 9 000 руб. При проведении документа Перечисление НДФЛ в бюджет на сумму 9 000 руб., программа должна распределить эту сумму между сотрудниками. Важно убедиться, что распределение не «подтянет» лишние суммы к уволенному сотруднику. Если программа все же распределяет суммы не так, как нужно бухгалтеру, ручная корректировка через Операция учета НДФЛ (см. Решение 1) остается единственным надежным способом.
Выясним причину, почему возврат НДФЛ — это особая процедура. Согласно статье 231 НК РФ, возврат излишне удержанного налога производится налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика. Возврат осуществляется за счет сумм налога, подлежащих перечислению в бюджет в счет предстоящих платежей как по этому сотруднику, так и по другим.
Важный момент для отчетности: В расчете 6-НДФЛ сумма возвращенного налога должна отражаться в соответствующей строке (в Разделе 1 и Разделе 2). Если вы просто «подгоните» суммы в 2-НДФЛ так, как будто налога и не было, вы рискуете получить расхождение с данными 6-НДФЛ, где возврат должен быть выделен явно. Однако на практике, инспекторы часто сверяют именно конечное сальдо по справкам Приложения №1, где «Исчислено» должно быть равно «Удержано» и «Перечислено» на конец налогового периода.
Проверим, как наши действия отразились в основном отчете:
Возврат НДФЛ должен заполнить строку 190 (сумма налога, возвращенная налоговым агентом) Раздела 2.Если ваша цель — добиться того, чтобы справка 2-НДФЛ «схлопнулась» в ноль (например, по уволенному сотруднику после сторнирования всех начислений), используйте следующий алгоритм действий:
// Схема действий в программе:
1. Документ "Увольнение" (или "Сторнирование") -> получаем отрицательный НДФЛ исчисленный.
2. Документ "Возврат НДФЛ" -> фиксируем факт обязанности вернуть деньги.
3. Ведомость на выплату с видом "Возврат НДФЛ" -> фактически выплачиваем деньги.
4. "Операция учета НДФЛ" (закладка Перечислено) -> с минусом убираем лишнее "Перечислено".
Подводя итог, отметим, что программа 1С:ЗУП 3.1 работает в строгом соответствии с регистрами накопления. Поскольку операция возврата — это не «отмена» платежа в бюджет, а его зачет в счет будущих периодов, автоматика не всегда обнуляет «Перечислено» в разрезе конкретного лица. Использование документа Операция учета НДФЛ позволяет бухгалтеру вручную отрегулировать регистр Расчеты налоговых агентов с бюджетом по НДФЛ и сдать отчетность без протоколов расхождений от налоговой инспекции.
Помните, что перед выполнением ручных корректировок всегда рекомендуется обновить конфигурацию до актуального релиза, так как методика заполнения отчетности НДФЛ часто меняется вслед за письмами ФНС, и в новых версиях некоторые из описанных проблем могут решаться автоматически при заполнении 6-НДФЛ.