При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда по сотруднику образуется отрицательный исчисленный НДФЛ (например, из-за предоставления имущественного вычета или пересчета зарплаты за прошлые периоды). В этом случае оформляется документ Возврат НДФЛ, но после этого возникает вопрос: как правильно «выровнять» перечисленный налог, если фактически в бюджет было отправлено больше денег, чем удержано по итогам месяца? Проанализируем эту ситуацию и разберем по шагам методы корректировки.
Рассмотрим типовой сценарий. У сотрудника исчисленный налог стал отрицательным, так как сумма налоговых вычетов превысила доход. Программа корректно формирует документ Возврат НДФЛ, и в ведомости на выплату сотруднику возвращаются денежные средства. Однако в регистре Расчеты налоговых агентов по НДФЛ (или в современных версиях — в аналитических отчетах по налогам) возникает перекос: сумма налога, фактически перечисленного в бюджет ранее, становится больше, чем сумма налога, оставшаяся к уплате после возврата.
Выясним причину: программа жестко связывает перечисленный налог с конкретным сотрудником и документом-основанием (ведомостью). Когда мы возвращаем налог одному человеку, общая задолженность организации перед бюджетом по НДФЛ уменьшается. Если в ведомости стоит флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой», программа автоматически делает записи о перечислении в полной сумме удержания, не учитывая, что по одному из сотрудников произошел «минусовой» оборот.
Проанализируем ситуацию, описанную в сообщении №5 форума. Самый простой и правильный с точки зрения логики программы способ — это дождаться следующего периода выплаты налога. Рассмотрим подробнее, как это работает:
Возврат НДФЛ в системе фиксируется сумма, которую организация должна «зачесть» из будущих платежей в бюджет.Таким образом, переплата по одному сотруднику «покрывается» за счет налогов других сотрудников в рамках одного ИФНС. Регистры закроются автоматически, как только пройдет следующее перечисление.
Если вы используете методику учета, при которой флажок «Налог перечислен вместе с зарплатой» снят (что рекомендуется для более точного контроля), вы можете вручную перераспределить суммы. Посмотрим на пример, предложенный в сообщениях №4 и №12:
Вместо того чтобы полагаться на автоматику в ведомости, создадим документ Перечисление НДФЛ в бюджет. В нем мы указываем фактическую сумму, которую отправили платежным поручением. Программа самостоятельно распределит эту сумму между сотрудниками пропорционально их удержанному налогу. В этом случае у сотрудника с «возвратом» сумма перечисленного налога уменьшится, а у остальных — распределится корректно, итоговое сальдо по регистру Расчеты налоговых агентов по НДФЛ станет нулевым.
В сложных случаях, когда автоматические механизмы не помогают и «хвосты» в регистрах тянутся из прошлых периодов, проанализируем возможность ручной корректировки. Для этого в 1С:ЗУП предназначен универсальный инструмент — Операция учета НДФЛ.
Разберем по шагам, как убрать лишний перечисленный налог:
Важно: этот документ делает движения напрямую в регистры накопления, минуя расчетные документы, поэтому использовать его нужно осторожно, предварительно сформировав отчет «Анализ НДФЛ по месяцам», чтобы видеть точную сумму расхождения.
С выходом новых версий программы (после внедрения Единого налогового счета) методика учета значительно изменилась. Посмотрим, что важно знать бухгалтеру сегодня:
В актуальных версиях 1С:ЗУП 3.1 понятие «Перечисленный НДФЛ» в разрезе сотрудников в том виде, в котором оно существовало раньше, фактически ушло на второй план. Теперь главным является факт удержания налога. Когда вы делаете возврат, программа формирует отрицательное удержание. В документе Отражение удержанного НДФЛ в бухучете эта сумма уменьшает итоговое значение к уплате.
Если вы видите разницу в отчетах между удержанным и перечисленным налогом в старых периодах (до 2023 года), воспользуйтесь документом Перенос данных или Операция учета НДФЛ, как описано выше. Для периодов начиная с 2023 года, контролируйте соответствие удержанного налога данным уведомлений об исчисленных суммах налогов.
Проанализируем, как наши действия повлияют на отчетность. При выполнении возврата налога:
Рассмотрим пример кода (структуры движения регистра), который формируется при правильном отражении возврата:
Регистр: Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ
Вид движения: Расход (уменьшение задолженности перед бюджетом)
Сотрудник: Иванов И.И.
Сумма: -1300.00
Документ-основание: Возврат НДФЛ №1 от 15.10.2023
Этот «минус» в регистре и является основанием для того, чтобы при следующем формировании платежных данных система «попросила» у вас на 1300 рублей меньше. Если вы попытаетесь вручную подогнать перечисленный НДФЛ под удержанный в ведомости, вы рискуете исказить 6-НДФЛ, так как программа может не увидеть факт официального возврата налога по ст. 231 НК РФ.
Подведем итоги. Если у вас возникла ситуация, когда перечисленный налог больше удержанного из-за возврата:
Возврат НДФЛ и выплачены ли деньги по ведомости (с видом выплаты «Возврат НДФЛ»).Отражение удержанного НДФЛ — сумма возврата будет учтена автоматически.Соблюдение этой последовательности действий гарантирует отсутствие претензий со стороны налоговых органов и корректное заполнение регламентированной отчетности.