При работе в 1С:ERP Управление предприятием производственные подразделения часто формируют потребности в одних единицах измерения (например, в погонных метрах трубы или штучных банках краски), в то время как закупка у поставщика происходит в совершенно иных единицах (в тоннах или упаковках другого объема). Это создает ситуацию, когда Заказ на перемещение или Заказ на внутреннее потребление не совпадает с итоговым документом Заказ поставщику. В этой статье мы разберем, как настроить систему так, чтобы минимизировать ручную правку документов и обеспечить прозрачный учет.
Рассмотрим типичную ситуацию: цеху требуется 22 профильных трубы по 6 метров (итого 132 метра). Менеджер по закупкам находит поставщика, который продает эту трубу только в тоннах. При пересчете выясняется, что вес этих труб составляет, например, 0,084 тонны. Однако из-за допусков металлопроката или особенностей отгрузки поставщик выставляет счет на 0,09 тонны, что по факту означает получение чуть большего количества металла. Аналогично с краской: заявка на 5 литров, а поставка идет банками по 3 литра (итого 6 литров). Проанализируем, какие инструменты 1С:ERP позволяют автоматизировать эти процессы.
Первым делом нам необходимо настроить корректную работу с единицами измерения в карточке номенклатуры. Разберем это на примере краски. Если базовой единицей хранения у нас является Литр, а поставщик отгружает товар банками, нам нужно использовать механизм упаковок.
Номенклатура).Теперь при формировании документа Заказ поставщику менеджер может выбрать единицу измерения "Банка 3 л", указать количество — 2 шт. Система автоматически пересчитает это в 6 литров. При этом связь с исходным Заказом на перемещение на 5 литров сохранится, а лишний 1 литр упадет на свободный остаток склада.
Этот механизм незаменим, когда данные в вашей базе (наименования, артикулы, единицы измерения) отличаются от данных поставщика. Рассмотрим, как это помогает в работе:
В настройках системы (НСИ и администрирование -> Закупки) должен быть включен флаг Номенклатура поставщика. В самой карточке поставщика или через гиперссылку в Заказе поставщику мы можем сопоставить нашу позицию "Труба профильная 15х15х1,5" с позицией поставщика "Труба Ст3пс (тн)".
Важным преимуществом здесь является возможность указать в карточке номенклатуры поставщика его единицу измерения. При заполнении документа 1С:ERP предложит использовать данные контрагента, что позволит системе автоматически переводить тонны в наши метры согласно заданному в системе коэффициенту (ГОСТ или теоретический вес).
Работа с металлом требует особого подхода, так как фактический вес отгруженной партии почти всегда отличается от теоретического. Рассмотрим шаги по автоматизации пересчета метров в тонны:
Для каждой позиции металлопроката в справочнике Номенклатура следует настроить дополнительную единицу измерения для отчетов — Тонны. В параметрах веса указывается коэффициент (например, сколько килограмм в одном метре трубы по ГОСТу).
Если в подразделении оформлен Заказ на перемещение в метрах (например, 22 трубы по 6 метров = 132 метра), менеджеру при формировании заказа поставщику достаточно указать единицу измерения т. Система подставит теоретический вес. Если по факту поставщик отгружает больше (как в примере из сообщения форума, где вместо 22 труб получается 24), менеджер правит количество в тоннах в Заказе поставщику.
Чтобы система "понимала", что этот приход предназначен именно под ту заявку, используется механизм Назначение (обособленное обеспечение). Даже если количество в тоннах изменилось, связь между документами не теряется.
Вместо того чтобы вручную создавать заказы и мучительно пересчитывать цифры, мы рекомендуем использовать типовую обработку Формирование заказов по потребностям. Посмотрим, как она упрощает жизнь:
Проанализируем преимущества: менеджеру не нужно вручную менять Заказ на перемещение. Он просто закупает чуть больше, чем нужно, основываясь на предложениях поставщиков и кратностях упаковок.
Если на предприятии критично учитывать трубы именно хлыстами определенной длины, мы рекомендуем использовать Характеристики номенклатуры. Разберем этот пример:
Создадим характеристику "Длина 6м". Тогда в заказе подразделения будет стоять "Труба (Характеристика: 6м) — 22 шт". В складском учете это позволит видеть не просто общую кучу металла в тоннах, а конкретное количество хлыстов. При поступлении металла от поставщика в тоннах складской работник может принять товар, указав количество в тоннах (по накладной) и количество в штуках (по факту пересчета), что позволит системе уточнить фактический вес погонного метра для данной конкретной партии.
Часто конфликты возникают из-за того, что склад не может принять товар, если его вес в документах поставщика на 1-2% отличается от того, что менеджер указал в Заказе поставщику. Чтобы не править документы вручную каждый раз, выполним следующие настройки:
Это позволит кладовщику оформить Приобретение товаров и услуг на фактический вес, даже если он немного превышает заказанный, без необходимости переоформления исходного заказа менеджером.
Выходить из ситуации с расхождениями в 1С:ERP нужно не через ручную правку исходных заявок подразделений, а через грамотное использование функционала обеспечения. Исходный Заказ на перемещение — это фиксация потребности, а Заказ поставщику — это способ её удовлетворения с учетом рыночных реалий (упаковки, веса, минимальные партии). Использование связки "Упаковки — Номенклатура поставщика — Формирование по потребностям" позволяет системе автоматически учитывать излишки на складе и поддерживать баланс металла без лишних трудозатрат.