При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в разделе «Зарплата» полностью отсутствует журнал документов Разовые начисления. В многочисленных инструкциях в интернете этот документ присутствует по умолчанию, что вызывает замешательство. Попытки включить его «напрямую» через регистры сведений или системные настройки часто приводят к ошибкам программы.
В этой статье мы подробно разберем, почему скрыт данный документ, как правильно активировать его в интерфейсе без программирования и редактирования регистров, а также рассмотрим методологически верные способы отражения выплат бывшим сотрудникам.
Современные конфигурации 1С, включая ЗУП 3.1, построены на принципах динамического управления интерфейсом. Программа стремится упростить рабочее пространство пользователя и скрывает те объекты, справочники и документы, которые на данный момент не используются в текущем учете организации.
Журнал документов Разовые начисления появится в разделе «Зарплата» автоматически только тогда, когда в системе будет зарегистрировано и активно хотя бы одно начисление, для которого в настройках указано, что оно выполняется по отдельному документу Разовое начисление. Если таких видов расчета в справочнике нет, программа считает данный функционал избыточным и скрывает ссылку на него.
Рассмотрим по шагам, как заставить программу отобразить нужный документ в интерфейсе. Для этого нам понадобится настроить любой вид начисления (например, разовую премию или материальную помощь):
После сохранения начисления вернемся в раздел Зарплата. В группе «Создать» или в общем списке документов вы увидите появившуюся ссылку на журнал документов Разовые начисления. Теперь вы можете полноценно использовать данный документ в повседневной работе.
Иногда пользователи пытаются решить проблему техническим путем — через функции технического специалиста, редактируя регистры сведений напрямую (например, РегистрСведений.НастройкиРасчетаЗарплатыРасширенный). Как было упомянуто на форуме, попытка принудительно установить признак НачислятьРазовыеНачисленияОтдельнымДокументом в ресурсах регистра приводит к системной ошибке:
«Запись с такими ключевыми полями существует!»
Выясним причину этой ошибки. Регистры сведений конфигурации ЗУП 3.1 жестко связаны с бизнес-логикой объектов. Запись в этот регистр должна формироваться автоматически при записи элемента справочника Начисления. Ручное вмешательство нарушает целостность данных системы. Никогда не используйте редактирование системных регистров для включения базового функционала — всегда действуйте через штатные настройки программы.
Очень часто документ Разовое начисление пытаются использовать для решения сопутствующих задач, например, выплаты материальной помощи или иных сумм уволенным работникам. Рассмотрим ситуацию: в программе зарегистрирован документ Выплата бывшим сотрудникам, однако бухгалтер сталкивается с тем, что эти суммы не попадают в стандартную «Ведомость в кассу» или «Ведомость в банк».
Проанализируем эту ситуацию с точки зрения методологии учета 1С:
Выплата бывшим сотрудникам предназначен исключительно для исчисления НДФЛ, страховых взносов (при наличии) и последующего отражения этих сумм в регламентированной отчетности (6-НДФЛ, ЕФС-1). Он не формирует движений по регистрам взаиморасчетов с сотрудниками (счет 70). Соответственно, долг организации перед физическим лицом в рамках зарплатного проекта не возникает.Разовое начисление, чтобы «подтянуть» бывшего сотрудника в ведомость — это обходной путь, который имеет свои недостатки. В этом случае начисление пройдет по счету 70 «Расчеты по оплате труда», что методологически неверно, так как получатель уже не является сотрудником организации. Взаиморасчеты с бывшими сотрудниками по прочим выплатам должны вестись на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».Чтобы не нарушать методологию учета и не перегружать базу ЗУП лишними ручными корректировками, фирма 1С рекомендует следующую схему работы:
Выплата бывшим сотрудникам.Отражение зарплаты в бухучете, где автоматически распределяются на счет 76.Расходный кассовый ордер (Выдача наличных) или Списание с расчетного счета, выбрав вид операции «Прочее списание» или «Расчеты с дебиторами и кредиторами».Если же вам крайне необходимо произвести выплату именно внутри ЗУП 3.1 (например, если учет денежных средств кассы по каким-то причинам ведется в этой программе), вы можете воспользоваться обходным путем через Разовое начисление. При подборе сотрудников в табличную часть этого документа обязательно зайдите в настройки списка выбора и снимите флаг Скрывать уволенных сотрудников, чтобы программа позволила выбрать бывшего работника организации.