При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» (1С:ЗУП) пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда при проведении документа Кадровый перевод (или Кадровое перемещение) система выдает предупреждение: «Состав начислений не соответствует начислениям позиции штатного расписания». При этом программа позволяет провести документ (кнопкой «Провести все равно»), но регулярное появление этого сообщения вызывает вопросы у кадровиков и расчетчиков.
В этой статье мы подробно разберем логику работы механизма контроля штатного расписания в 1С:ЗУП, выясним, почему возникает это предупреждение, и рассмотрим практические способы решения этой проблемы.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем, как 1С:ЗУП сопоставляет данные кадровых документов и штатного расписания. В системе заложен строгий алгоритм контроля:
Кадровый перевод программа автоматически заполняет вкладку «Оплата труда» теми начислениями, которые положены сотруднику по его новой должности согласно штатному расписанию.Таким образом, с точки зрения системы, любое отклонение от жесткого стандарта позиции штатного расписания — это потенциальная ошибка кадровика. Программа «не знает», что премия носит индивидуальный характер, и честно предупреждает о расхождении. Для формирования приказа с полным перечнем таких начислений можно использовать внешнюю печатную форму Т-5 с выводом всех надбавок.
Если вы хотите избавить пользователей от раздражающего сообщения, но при этом сохранить контроль над количеством занятых ставок и свободными единицами, мы можем скорректировать настройки программы. Разберем по шагам, как это сделать:
Важный нюанс: при отключении автоматического контроля сама функция проверки не исчезает! В документах Прием на работу и Кадровый перевод останется активной кнопка «Проверить». Кадровик сможет в любой момент нажать её вручную, чтобы убедиться, например, что ставка на этой позиции свободна и оклад находится в пределах нормы. Для дополнительной проверки динамики начислений до и после перевода пригодится отчет о кадровых изменениях сотрудников.
Если индивидуальные премии или надбавки выплачиваются многим сотрудникам на данной должности, но различаются по размеру, правильным решением будет зафиксировать их в самом штатном расписании. Для этого проанализируем возможность использования «вилки» тарифов:
Ежемесячная премия) и укажем для него диапазон значений (минимальный и максимальный размер) либо просто укажем его как возможное начисление.После этого программа перестанет выдавать предупреждение, так как вид начисления станет официально разрешенным для данной штатной единицы.
Часто предупреждение возникает при оформлении временного замещения сотрудника на период отпуска. Рассмотрим, какими методами это можно отразить в 1С:ЗУП, и какой документ выбрать в зависимости от ситуации:
Если сотрудник выполняет обязанности временно отсутствующего коллеги без освобождения от своей основной работы, правильно использовать документ Совмещение должностей. В этом случае:
Если сотрудника полностью освобождают от его основной работы и временно переводят на другую позицию, то оформляется документ Кадровый перевод. При этом:
Ниже рассмотрим пример условного кода формулы, по которой может рассчитываться доплата за временное совмещение должностей, если вы решите отказаться от переводов в пользу документа Совмещение должностей:
// Типовая формула расчета доплаты за совмещение в 1С:ЗУП:
Результат = РазмерДоплаты * ВремяВКалендарныхДнях / КалендарныеДниМесяца
// Где РазмерДоплаты может рассчитываться как разница в окладах сотрудников
Мы выяснили, что предупреждение о несоответствии состава начислений — это не программная ошибка, а результат работы защитных механизмов 1С:ЗУП. Чтобы сделать работу в программе комфортной, рекомендуем:
Совмещение должностей вместо временного перевода во всех случаях, когда сотрудник не освобождается от своей основной работы.