← На главную

Переход с программы «1С:Зарплата и управление персоналом» редакции 2.5 на редакцию 3.1 часто вызывает у кадровиков и бухгалтеров множество вопросов. Одним из наиболее острых камней преткновения становится ведение штатного расписания. В старой редакции 2.5 пользователи привыкли к гибкости, позволяющей оформлять кадровые документы в обход штатного расписания, даже если оно велось в программе. В редакции 3.1 разработчики кардинально изменили архитектуру кадрового учета.

В этой статье мы подробно разберем, как устроено штатное расписание в 1С:ЗУП 3.1, почему программа не позволяет выбирать произвольные должности при включенном штатном расписании, и как решить сопутствующие проблемы, возникающие при кадровых переводах (например, сброс окладов при изменении районного коэффициента).

1. Архитектурные отличия штатного расписания в ЗУП 3.1 от версии 2.5

Для начала проанализируем, почему в новой редакции невозможно «смешивать» режимы работы, как это делалось ранее. В конфигураторе программы заложены два принципиально разных объекта:

• Справочник Должности — это простой линейный список профессиональных позиций (например, «Бухгалтер», «Директор», «Токарь»).
• Справочник ПозицииШтатногоРасписания — это сложный аналитический объект, который жестко связывает конкретное подразделение и конкретную должность из справочника (например, «Бухгалтер в Бухгалтерию», «Токарь в Цех №1»).

Если в настройках программы включена опция ведения штатного расписания, система переходит на строгий режим работы. При оформлении документов Прием на работу или Кадровый перевод поле выбора должности начинает ссылаться не на справочник Должности, а на журнал ПозицииШтатногоРасписания. Выбрать должность напрямую из справочника в обход структуры штатного расписания программа физически не позволит.

Таким образом, перед нами стоит выбор из двух концепций:

1. Полный отказ от штатного расписания. В этом случае во всех кадровых документах выбираются просто элементы справочника Должности.
2. Ведение штатного расписания. В кадровых документах выбираются исключительно предопределенные позиции штатного расписания, включающие в себя и подразделение, и должность.

Важное примечание для пользователей КОРП-версии: в конфигурации «1С:ЗУП КОРП» возможность отключения штатного расписания заблокирована разработчиками на уровне платформы, так как на него завязаны другие сложные HR-процессы (грейды, охрана труда, подбор персонала).

2. Как ослабить контроль штатного расписания без его отключения

Рассмотрим ситуацию, когда предприятию необходимо вести штатное расписание, но жесткие рамки программы мешают оперативной работе (например, нужно перевести сотрудника на позицию, на которой временно нет свободных ставок). Полностью отключать штатное расписание в таком случае не нужно.

Разберем по шагам, как ослабить контроль программы:

1. Перейдем в раздел Настройка, далее выберем пункт Кадровый учет.
2. Откроем ссылку Настройка штатного расписания.
3. В открывшемся окне найдем флаг Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию и снимем его.

Что это нам дает? Программа по-прежнему будет требовать от нас выбирать должность из позиций штатного расписания, сохраняя целостность структуры. Однако при проведении кадровых документов система больше не будет блокировать проведение из-за нехватки свободных ставок или несоответствия оклада. Она лишь выдаст предупреждение, но позволит завершить операцию.

3. Проблема изменения районного коэффициента (РК) при кадровом переводе

Выясним причину одной из самых частых проблем, с которой сталкиваются пользователи при кадровых перемещениях между подразделениями с разными районными коэффициентами.

Допустим, мы переводим сотрудника из обособленного подразделения с РК 1.5 в подразделение с РК 1.8. На вкладке Оплата труда в документе Кадровый перевод у нас есть флаг Изменить начисления. Здесь кадровики часто попадают в ловушку:

• Если флаг «Изменить начисления» снят: программа считает, что плановые начисления сотрудника (оклад, надбавки) менять не требуется. Из-за этого значение районного коэффициента на вкладке «Оплата труда» не пересчитывается автоматически и остается прежним (1.5), что является методологической ошибкой.
• Если флаг «Изменить начисления» установлен: программа корректно считывает новый РК (1.8) из настроек нового подразделения, но при этом принудительно перезаписывает оклад и другие плановые начисления сотрудника значениями, которые указаны по умолчанию для этой позиции в штатном расписании. Если у сотрудника был индивидуальный оклад, отличающийся от штатного, он сбросится.

4. Три способа решения проблемы с районным коэффициентом

Рассмотрим подробнее три практических метода, как обойти эту системную особенность без ущерба для учета.

Способ А. Ручная корректировка при переводе

Этот способ является самым простым и подходит для единичных переводов:

1. В документе Кадровый перевод перейдем на вкладку Оплата труда и установим флаг Изменить начисления.
2. Программа обновит районный коэффициент до значения нового подразделения (например, 1.8), но сбросит индивидуальный оклад на базовое значение из позиции штатного расписания.
3. Вручную скорректируем оклад сотрудника в табличной части, вернув ему нужное индивидуальное значение.

Способ Б. Использование механизма «Учет по территориям»

Если ваши сотрудники регулярно перемещаются между объектами или обособленными подразделениями с разными районными коэффициентами, но их должностные обязанности и базовые оклады при этом не меняются, идеальным решением станет использование учета по территориям.

Разберем этот алгоритм по шагам:

1. Включим данную возможность в настройках программы: Настройка — Организации (или Реквизиты организации) — вкладка Основные сведения — установим флаг Использовать обособленные территории.
2. Перейдем в справочник Территории (раздел Настройка — Предприятие — Территории) и создадим новые элементы для каждой геозоны, указав там соответствующие районные коэффициенты.
3. При оформлении документа Кадровый перевод установим флаг Перевести на другую территорию и выберем созданную территорию.

При таком подходе районный коэффициент изменится автоматически на основании выбранной территории, а индивидуальные начисления и оклады на вкладке «Оплата труда» останутся нетронутыми и не будут перезаписываться из штатного расписания.

Способ В. Изменение начислений без кадрового перевода

Если перевода на другую должность или в другое подразделение фактически не происходит, а меняется только районный коэффициент (например, в связи с изменением законодательства региона или переводом сотрудника на дистанционную работу в другой субъект РФ), использовать документ Кадровый перевод методологически неверно.

Для корректного изменения оплаты труда воспользуемся специализированными документами:

• Документ Изменение оплаты труда (раздел Зарплата — Изменение оплаты сотрудников) — предназначен для точечной корректировки начислений и коэффициентов конкретного сотрудника.
• Документ Изменение плановых начислений — удобен, если нужно изменить районный коэффициент или оклады списку сотрудников одновременно.

5. Анализ возможных технических ошибок программы

Иногда странное поведение программы при переводах обусловлено зарегистрированными техническими ошибками релизов конфигурации 1С:ЗУП. Проанализируем две наиболее частые проблемы:

• Районный коэффициент не рассчитывается автоматически при кадровом переводе. Если вы столкнулись с тем, что при изменении подразделения РК упорно остается старым, попробуйте применить обходное решение: очистите поле «Сотрудник» в кадровом переводе, выберите его заново, после чего заново укажите новое подразделение. Это заставит платформу принудительно пересчитать реквизиты формы.
• Задвоение надбавок и коэффициентов в расчете зарплаты. Если после проведения перевода в документе Начисление зарплаты и взносов районный коэффициент или северная надбавка начали рассчитываться в двойном размере, это говорит о нарушении последовательности проведения кадровой истории. Для исправления ситуации необходимо полностью распроводить всю цепочку кадровых документов по данному сотруднику за текущий период и провести их строго последовательно заново.

Подводя итог, можно сказать: концепция ведения штатного расписания в 1С:ЗУП 3.1 требует от пользователей строгого следования методологии программы. Попытки вести учет «наполовину» (иметь штатное расписание, но переводить сотрудников вне его рамок) приводят к постоянным ошибкам в расчете плановых начислений. Используя гибкие настройки проверки документов и механизмы учета по территориям, вы сможете настроить программу под особенности бизнес-процессов вашей компании без нарушения логики работы конфигурации.