Как в 1С:Документооборот настроить уведомление руководителей о приближении сроков задач подчиненных?

В процессе совместной работы в любой организации критически важно отслеживать исполнительскую дисциплину. Часто руководителям подразделений требуется контролировать сроки выполнения задач своих подчиненных не постфактум, когда задача уже просрочена, а заблаговременно — например, за день до окончания срока. Это позволяет вовремя вмешаться, перераспределить ресурсы или помочь сотруднику в решении сложного вопроса.

В типовом решении 1С:Документооборот 8 КОРП (включая редакции 2.1 и 3.0) предусмотрено несколько различных подходов к реализации этого сценария. Рассмотрим подробно каждый из них, начиная от простых пользовательских настроек и заканчивая программированием логики под индивидуальные нужды компании.

Способ 1. Настройка регулярной рассылки отчетов (Решение без программирования)

Этот способ является наиболее простым и гибким в реализации для аналитиков и администраторов системы. Его суть заключается в создании специального варианта отчета по задачам и настройке его автоматической отправки руководителям по расписанию.

Выясним пошагово, как это реализовать:

1. Создаем нужный вариант отчета. Перейдем в раздел отчетов по бизнес-процессам и задачам. Нам понадобится стандартный отчет Задачи в работе или Задачи подчиненных.
2. Настраиваем фильтры. В настройках отчета установим отбор по сроку исполнения. Нам нужны задачи, срок которых наступает в ближайшие дни (например, завтра). Для этого добавим условие: Срок исполнения в интервале "Завтра" или укажем относительный период "До конца следующего дня". Также настроим группировку по подразделениям и руководителям, чтобы каждый начальник видел только своих сотрудников.
3. Сохраняем вариант отчета. Назовем его, например, "Задачи подчиненных с приближающимся сроком".
4. Создаем рассылку отчетов. Перейдем в меню настройки рассылок. Создадим новую рассылку, выберем наш сохраненный отчет и укажем получателей (руководителей подразделений). Для каждого руководителя можно настроить индивидуальный отбор по его подразделению.
5. Настраиваем расписание и исключения. Установим периодичность отправки (например, каждое утро в 9:00). Важный нюанс: обязательно включим опцию Не отправлять пустые отчеты. Благодаря этому руководители будут получать письма только тогда, когда у их сотрудников действительно есть задачи с истекающим сроком. Если все задачи выполняются вовремя, лишний спам на почту приходить не будет.

Способ 2. Использование механизма индивидуальных подписок по объектам

Если руководителю требуется оперативно реагировать на задачи конкретных сотрудников (например, новых сотрудников на испытательном сроке или ключевых специалистов), можно задействовать штатный механизм персональных подписок.

Рассмотрим, как выполнить эту настройку в интерфейсе программы:

1. Откроем справочник Пользователи и зайдем в карточку нужного подчиненного сотрудника.
2. В верхней панели карточки или через меню Еще выберем команду Подписаться.
3. В появившемся окне настройки подписок выберем интересующие нас события. Для нашей задачи идеально подходят:
   • Подошел срок задачи сотрудника — система автоматически отправит уведомление до наступления дедлайна (точное время упреждения настраивается в общих настройках уведомлений программы);
   • Просрочена задача сотрудника — уведомление придет сразу же в момент фиксации просрочки.
4. После этого проверим персональные настройки уведомлений у самого руководителя. Убедимся, что для данных типов событий у него включен канал доставки По почте.

Преимущество метода: не требуется вносить изменения в конфигурацию и создавать новые отчеты. Оповещения приходят точечно и оперативно.

Недостаток метода: при большом количестве сотрудников администратору придется настраивать подписку на каждого пользователя вручную. Метод не очень удобен для динамично меняющейся оргструктуры крупного предприятия.

Способ 3. Автоматизация через бизнес-события и дополнительные обработчики (Для программистов)

Для того чтобы система сама определяла руководителей для всех сотрудников организации и автоматически рассылала им письма при приближении сроков задач, разработаем универсальный обработчик бизнес-событий. Это позволит полностью автоматизировать процесс без ручной настройки подписок.

Проанализируем алгоритм реализации этой задачи:

1. Убедимся, что в общих настройках программы включена опция Использовать бизнес-события.
2. Перейдем в раздел Настройка и администрирование — Бизнес-события — Дополнительные обработчики.
3. Создадим новый обработчик и привяжем его к стандартному событию программы Подошел срок задачи. Это событие генерируется автоматически специальным фоновым регламентным заданием Контроль приближения сроков задач.
4. На вкладке программного кода напишем обработчик на встроенном языке 1С. Нам необходимо получить исполнителя задачи, определить его непосредственного руководителя по справочнику оргструктуры и отправить руководителю сформированное почтовое сообщение.

Посмотрим на пример программного кода, который можно использовать в дополнительном обработчике:

// Получаем объект задачи, по которой сработало событие
ЗадачаОбъект = Событие.Источник;

Если ЗначениеЗаполнено(ЗадачаОбъект) Тогда
    Исполнитель = ЗадачаОбъект.Исполнитель;
    
    // Определяем непосредственного руководителя исполнителя
    Руководитель = СтруктураПредприятия.ПолучитьРуководителяСотрудника(Исполнитель);
    
    Если ЗначениеЗаполнено(Руководитель) И Руководитель <> Исполнитель Тогда
        
        // Формируем текст уведомления
        ТемаПисьма = "Внимание: приближается срок задачи сотрудника " + Строка(Исполнитель);
        
        ТекстПисьма = "Уважаемый руководитель!" + Символы.ПС + Символы.ПС
            + "У вашего подчиненного " + Строка(Исполнитель) 
            + " подходит к концу срок выполнения задачи: """ + Строка(ЗадачаОбъект) + """." + Символы.ПС
            + "Установленный срок выполнения: " + Формат(ЗадачаОбъект.СрокИсполнения, "ДЛФ=D") + "." + Символы.ПС + Символы.ПС
            + "Пожалуйста, проконтролируйте своевременность выполнения.";
        
        // Отправляем электронное письмо адресату
        ПочтаАдресата = ИнформацияОПользователях.АдресЭлектроннойПочты(Руководитель);
        Если ЗначениеЗаполнено(ПочтаАдресата) Тогда
            РаботаСПочтой.ОтправитьПочту(ПочтаАдресата, ТемаПисьма, ТекстПисьма);
        КонецЕсли;
        
    КонецЕсли;
КонецЕсли;

Этот способ является наиболее гибким и масштабируемым. При добавлении новых сотрудников или изменении структуры отделов программа будет автоматически пересылать письма актуальным руководителям без вмешательства администратора.

Способ 4. Контрольные карточки для критически важных задач

Если руководителю не нужно следить за абсолютно всеми рутинными задачами сотрудников, а важно контролировать только ключевые вехи проектов или поручений, отлично подойдет штатный механизм Контроль.

Разберем этот механизм по шагам:

1. При создании или в процессе выполнения важной задачи руководитель (или автор бизнес-процесса) может поставить данную задачу на контроль. Для этого в карточке задачи достаточно нажать кнопку Поставить на контроль (или использовать команду меню Еще — Контроль).
2. В созданной карточке контроля указывается контролирующее лицо (по умолчанию — сам руководитель), а также контрольный срок, который может совпадать со сроком задачи или быть даже более ранним.
3. Система автоматически отслеживает приближение этой контрольной даты. В персональных настройках уведомлений руководителя должны быть включены опции:
   • Приближение контрольного срока
   • Просрочен контрольный срок
4. При наступлении указанных событий программа отправит контролеру персональное письмо по электронной почте.

Развитие механизмов контроля в 1С:Документооборот 3.0

Если ваша компания планирует переход или уже использует современную редакцию 1С:Документооборот 3.0, контролировать задачи подчиненных станет еще проще благодаря новым интерфейсным и функциональным возможностям:

• Интерактивный виджет "Задачи подчиненных". На основном рабочем столе руководителя теперь отображается специальный виджет. Он в реальном времени группирует и визуализирует все новые, выполняемые и просроченные задачи сотрудников подразделения. Открыть карточку задачи и связаться с исполнителем можно в один клик прямо из этого виджета.
• Расширенные правила эскалации задач. В редакции 3.0 механизм эскалации был переработан. Теперь при приближении дедлайна правила эскалации позволяют настроить автоматическое отправление писем-предупреждений руководителям без фактического перенаправления самой задачи на другого исполнителя. Это позволяет сохранить задачу за исполнителем, но официально уведомить руководство о рисках срыва сроков.