Как настроить уведомления руководителей о приближении сроков задач подчиненных в 1С:Документооборот

В крупных организациях контроль за своевременным исполнением поручений является критически важным процессом. В 1С:Документооборот 8 КОРП типовой механизм уведомлений настроен так, чтобы информировать в первую очередь исполнителя задачи. Однако руководителям подразделений или контролерам часто требуется получать уведомления о задачах, срок которых подходит к концу, чтобы своевременно вмешаться в процесс. Рассмотрим несколько эффективных способов реализации этой задачи: от самых простых административных настроек до гибкой программной реализации.

Способ 1. Рассылка отчетов по расписанию

Это самый простой и надежный метод, не требующий программирования или внесения изменений в конфигурацию. Идея заключается в том, чтобы система сама формировала отчет по задачам с истекающим сроком и отправляла его руководителю на почту.

Разберем этот процесс по шагам:

1. Перейдем в раздел Настройка и администрирование, выберем пункт Рассылки отчетов.
2. Создадим новую рассылку. В качестве отчета выберем типовой отчет Задачи или Задачи, у которых истекают сроки (в зависимости от релиза названия могут отличаться).
3. Настроим фильтры в самом отчете. Нам необходимо отобрать задачи со статусом Не выполнена и установить период для поля Срок исполнения (например, «Завтра» или «В интервале ближайших 2 дней»).
4. В поле Получатели укажем руководителя или группу сотрудников, которые должны осуществлять контроль.
5. Важный нюанс: Чтобы не заваливать почту пустыми письмами, в настройках рассылки (вкладка «Дополнительно» или «Параметры») установим флаг Отправлять только если в отчете есть данные. Таким образом, руководитель получит письмо только в том случае, если у его подчиненных действительно появились задачи с подходящим сроком.
6. Настроим расписание (например, ежедневно в 9:00), чтобы информация всегда была актуальной к началу рабочего дня.

Способ 2. Индивидуальная подписка на события другого пользователя

В версиях 1С:Документооборот 2.1 реализована возможность подписаться на события другого сотрудника. Это полезно, когда нужно контролировать конкретного «проблемного» исполнителя или заместителю нужно следить за задачами начальника.

Проанализируем алгоритм настройки:

1. Откроем справочник Пользователи и найдем карточку сотрудника, за задачами которого нужен контроль.
2. Нажмем кнопку Еще в верхней части формы и выберем пункт Подписаться.
3. В открывшемся окне настройки подписок найдем событие У задачи подошел срок исполнения.
4. Установим значение в Да и выберем способ доставки (например, По почте).

Стоит учитывать, что для выполнения этой операции у контролирующего пользователя должны быть права на просмотр данных этого сотрудника (обычно это решается через настройки прав доступа или членство в одной рабочей группе).

Способ 3. Программная реализация через детекторы событий

Если типовые отчеты и подписки не обеспечивают нужной гибкости (например, нужно уведомлять руководителя только по определенным видам документов или при определенных условиях), воспользуемся механизмом Детекторов событий. Это мощный инструмент, позволяющий запускать произвольный код или запрос при наступлении определенных условий.

Выясним, как это реализовать технически. Нам нужно создать детектор, который будет периодически опрашивать базу и записывать данные в очередь уведомлений.

Примерная логика работы детектора:

1. В разделе Настройка и администрирование найдем Детекторы событий и создадим новый. В качестве условия выберем Произвольный запрос.

2. Напишем запрос к виртуальной таблице задач. Проанализируем пример кода для выборки данных:

ВЫБРАТЬ
    Задачи.Ссылка КАК Задача,
    Задачи.Исполнитель КАК Исполнитель,
    Задачи.Исполнитель.ОсновноеПодразделение.Руководитель КАК Руководитель
ИЗ
    Задача.ЗадачаИсполнителя КАК Задачи
ГДЕ
    Задачи.Состояние = ЗНАЧЕНИЕ(Перечисление.СостоянияЗадач.Исполняется)
    И Задачи.СрокИсполнения МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода
    И Задачи.ПометкаУдаления = ЛОЖЬ

3. Далее, в обработчике события, нам необходимо программно создать запись в регистре сведений ОчередьУведомлений. Посмотрим на структуру заполнения этого регистра:

Запись = РегистрыСведений.ОчередьУведомлений.СоздатьМенеджерЗаписи();
Запись.ОбъектУведомления = Выборка.Задача;
Запись.Пользователь = Выборка.Руководитель;
Запись.СпособУведомления = Перечисления.СпособыУведомления.ПоПочте;
Запись.Событие = Справочники.СобытияУведомлений.НайтиПоНаименованию("ПриближениеСрокаЗадачи");
Запись.ДатаДобавления = ТекущаяДата();
Запись.Записать();

Преимущество этого метода в том, что вы можете тонко настроить текст письма и условия срабатывания, избегая лишнего спама.

Способ 4. Механизм «Контроль»

Проанализируем ситуацию, когда контроль нужен не за всеми задачами, а только за ключевыми. В 1С:Документооборот есть встроенный объект Контроль (пиктограмма в виде буквы «К»).

Если руководитель или ответственный секретарь нажмет кнопку Поставить на контроль в карточке документа или бизнес-процесса, система создаст связь между контролером и объектом. После этого в персональных настройках уведомлений (Настройки — Персональные настройки — Уведомления) можно активировать пункт Приближение срока контроля. Система автоматически пришлет уведомление контролеру за указанное количество дней до срока, установленного в карточке контроля.

Способ 5. Проверка настроек делегирования и ролей

Иногда возникают ситуации, когда руководителю приходят «лишние» уведомления о каждой новой задаче подчиненного. Выясним причину такого поведения системы, чтобы избежать ошибок при настройке контроля.

Рассмотрим две основные причины:

• Делегирование прав: Если предыдущий администратор настроил делегирование прав от подчиненного к руководителю и установил флаг Копировать уведомления, то руководитель будет получать абсолютно все письма, адресованные сотруднику. Проверить это можно в разделе Настройка и администрирование — Делегирование прав.
• Роли исполнителей: Если задача адресована не конкретному пользователю, а роли (например, «Секретариат»), уведомления получат все участники этой роли. Убедитесь, что руководитель не включен в роли исполнителей по ошибке.

Резюме: Для большинства случаев оптимальным решением является Рассылка отчетов с фильтром по пустым значениям — это быстро настраивается и легко поддерживается. Если же требуется мгновенная реакция «в момент наступления срока», стоит смотреть в сторону Детекторов событий или настройки Правил уведомлений в административном интерфейсе.