← На главную

Часто в процессе работы с конфигурацией 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 возникает необходимость сформировать отчеты, включая Расчетные листки, по сотрудникам, которые были уволены или по каким-то причинам перемещены в Архив. Пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда найти такого сотрудника в общем списке не удается. Давайте разберемся, почему это происходит и как быстро решить данную задачу, не совершая лишних действий по восстановлению карточки из архива.

Понимаем природу «Архива» в 1С:ЗУП 2.5

Прежде всего, важно прояснить техническую сторону вопроса. Статус В архиве — это не удаление данных, а лишь вспомогательный механизм, который скрывает сотрудника из текущих списков для удобства работы. При этом Исторические данные (начисления, удержания, выплаты) остаются полностью сохранными. Помещение в архив никак не блокирует доступ к расчетным данным, если вы знаете, как правильно обратиться к объекту Сотрудник.

Способ 1: Использование функционала «Показать сотрудников в архиве»

Самый простой и правильный путь — временно отобразить скрытых сотрудников в интерфейсе программы. Для этого выполним следующие шаги:

1. Откроем справочник Сотрудники (или Физические лица, в зависимости от того, как настроен ваш интерфейс).
2. Перейдем в меню Действия, которое находится в верхней командной панели формы списка.
3. В выпадающем списке выберем пункт Показать сотрудников в архиве.
4. После активации этой команды в списке появятся все ранее скрытые записи. Теперь вы сможете найти нужного человека через стандартный поиск или визуально, выбрать его и сформировать Расчетный листок обычным способом.

Способ 2: Быстрый подбор без извлечения из архива

Если вам нужно просто выбрать сотрудника в отчете, не обязательно менять настройки видимости всего справочника. Во многих диалоговых окнах выбора (например, при настройке отбора в отчете) механизм поиска работает независимо от статуса В архиве. Просто начните вводить фамилию сотрудника в поле выбора — программа найдет его в информационной базе, даже если он находится в архиве. Помните, что сам реквизит В архиве влияет исключительно на видимость в списках, а не на возможность участия сотрудника в расчетах или отчетах.

Способ 3: Использование групповой обработки для массовых задач

Если вам необходимо сформировать расчетные листки сразу по группе архивных сотрудников, удобнее всего воспользоваться инструментом Групповая обработка справочников и документов. Рассмотрим алгоритм действий:

1. Запустим обработку через Сервис -> Групповая обработка справочников и документов.
2. В поле Тип объекта выберем Сотрудники.
3. Нажмем кнопку Настройка и добавим отбор по реквизиту ВАрхиве (значение Истина).
4. Нажмем Найти объекты, после чего программа отобразит полный список всех архивных сотрудников.
5. Используя полученный список, вы сможете либо массово вывести нужные данные, либо воспользоваться механизмом печати, если ваша конфигурация это поддерживает.

Важные рекомендации при работе с отчетами

Если после нахождения сотрудника расчетный листок все равно не формируется или выводится пустым, обратите внимание на настройки отбора в самом отчете:

• Проверьте, не установлен ли в настройках отчета жесткий фильтр по группе сотрудников или по статусу работы (например, отбор Текущие сотрудники).
• Убедитесь, что период формирования отчета совпадает с тем интервалом, в котором сотрудник действительно имел начисления.
• Если вы используете Консоль отчетов, убедитесь, что в запросе не стоит условие, исключающее физических лиц, помеченных как архивные.

Подводя итог, отметим: извлекать сотрудника из архива (менять его статус на «Работает») не нужно. Это избыточное действие, которое может привести к путанице в кадровых данных. Всегда используйте инструменты видимости в интерфейсе — это самый безопасный и быстрый способ работы с архивными записями в 1С:ЗУП 2.5.