Переход с устаревшей конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 2.5 на современную версию 3.1 часто сопровождается сложностями при попытке завершить расчеты с сотрудниками, которые были уволены до момента переноса. Типичная ситуация: задолженность в программе есть (она перенесена документом Начальная задолженность по зарплате), но при попытке создать Ведомость сотрудник не подбирается в список. Проанализируем причины этой проблемы и разберем пошагово методы её решения.
В системе 1С:ЗУП 3.1 механизмы работы справочников и регистров существенно отличаются от версии 2.5. Основная причина, по которой программа скрывает сотрудника, заключается в фильтрации работающих лиц. Форма подбора по умолчанию настроена так, чтобы бухгалтер видел только тех, кто числится в штате на дату документа. Если сотрудник был уволен в прошлом году (до даты начала учета в новой базе), он попадает в категорию «архивных».
Выясним причину глубже: при «кратком» переносе данных (остатков) из 2.5, в новую базу переносятся сведения о физических лицах, но записи в справочнике Сотрудники могут отсутствовать, если на дату переноса трудовой договор уже был расторгнут. А ведомость на выплату зарплаты работает именно с объектами справочника Сотрудники, а не Физические лица.
Самый простой и быстрый способ, который часто упускают из виду, — это ввод данных прямо в табличную часть документа. Рассмотрим этот метод подробнее:
Ведомость в кассу (или Ведомость в банк).Этот метод обходит фильтры формы подбора и позволяет добавить в ведомость любого сотрудника, который есть в справочнике, независимо от его текущего статуса работы.
Если нам необходимо видеть весь список, включая уволенных, проанализируем настройки самой формы подбора:
В окне, которое открывается по кнопке «Подбор», обратим внимание на нижнюю часть формы или меню «Еще». В большинстве релизов 1С:ЗУП 3.1 там присутствует флаг «Показывать уволенных» (или аналогичный фильтр по состоянию). Установив этот флаг, мы увидим полный перечень лиц. Если сотрудник был перенесен из 2.5 корректно как объект справочника Сотрудники, он появится в списке и станет доступен для выбора.
Бывают ситуации, когда при переносе данных физическое лицо в базе появилось, а запись в справочнике Сотрудники — нет. Без этого выплатить зарплату невозможно. Разберем, как поступить в этом случае:
Прием на работу (НШР) для него не нужно! Достаточно просто наличия элемента в справочнике для регистрации факта выплаты.Рассмотрим ситуацию, когда выплата не является остатком по 70 счету (зарплатой), а представляет собой специфическое начисление после увольнения (например, сохраняемый средний заработок или премия по итогам года). Для таких случаев в программе предусмотрен специализированный функционал:
Чтобы этот документ стал доступен, в меню Настройка — Расчет зарплаты должен быть установлен флаг «Выплачиваются доходы бывшим сотрудникам предприятия». После этого в разделе Выплаты появится документ Выплаты бывшим сотрудникам. Однако помните: этот документ используется для начислений, которые не учитываются в общей задолженности по зарплате (регистр Зарплата к выплате), а проходят как прочие расчеты.
Проанализируем ситуацию с налогами, так как это самая критичная часть при переносе из 2.5. Когда мы выплачиваем старую задолженность в текущем году:
Начальная задолженность по зарплате, программа фиксирует только сумму «к выплате». Если в 2.5 налог не был удержан, то в ЗУП 3.1 в ведомости сумма НДФЛ может не рассчитаться автоматически. В этом случае ее необходимо вписать в ведомость вручную, нажав на колонку «НДФЛ к перечислению». Это крайне важно для корректного формирования отчета 6-НДФЛ.Рассмотрим метод, предложенный в одном из сообщений форума: создание фиктивного приема на работу 1 января текущего года. Мы категорически не рекомендуем использовать этот способ по следующим причинам:
Стаж работы, что приведет к ошибкам в отчете РСВ и персонифицированных сведениях.Начисление зарплаты (если его забыть удалить) исказит финансовые показатели организации.Для корректного решения достаточно иметь карточку сотрудника и правильно заполненную ведомость. Если программа «сопротивляется» подбору, используйте метод ручного ввода ФИО в строку добавления, как мы разобрали выше.
Мы выяснили, что проблема выплаты уволенному сотруднику в 1С:ЗУП 3.1 после переноса данных — это прежде всего вопрос визуального отображения сотрудников и корректности заполнения регистров. Для успешного завершения операции:
Сотрудники.Ведомости.Соблюдение этих простых правил позволит закрыть задолженность без нарушения методологии учета и без искажения регламентированной отчетности.