← На главную

В практике расчета заработной платы часто встречается ситуация, когда сотрудник уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск в первых числах следующего месяца, а по нормам трудового законодательства отпускные должны быть выплачены не позднее чем за три дня до начала отдыха — то есть в текущем месяце. Например, отпуск оформлен с 1 июля, а выплата денежных средств производится в июне.

При оформлении документа Отпуск в программе 1С:Зарплата и управление персоналом пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда программа уменьшает налогооблагаемую базу сразу на два стандартных вычета на детей: за текущий (июнь) и за следующий (июль) месяц. Разберем по шагам законодательную базу и алгоритмы поведения 1С:ЗУП, чтобы выяснить, правомерно ли это и как скорректировать данные.

Законодательное обоснование: дата дохода и порядок предоставления вычетов

Проанализируем нормы Налогового кодекса РФ, регулирующие дату получения дохода и порядок применения налоговых вычетов:

1. Дата фактического получения дохода для отпускных. Согласно подпункту 1 пункта 1 статьи 223 НК РФ, дата фактического получения дохода в виде отпускных определяется как день фактической выплаты дохода (включая перечисление на банковские счета работника). Тот факт, что дни отпуска приходятся на июль, для исчисления НДФЛ значения не имеет: если деньги выплачены в июне, весь доход признается доходом июня.
2. Недопустимость предоставления вычета «авансом». В соответствии с подпунктом 4 пункта 1 статьи 218 и пунктом 3 статьи 226 НК РФ стандартный налоговый вычет на детей предоставляется налоговым агентом за каждый месяц налогового периода применительно к доходам, начисленным и фактически полученным за соответствующий месяц. Документально обосновать перенос июльского вычета на июньский доход невозможно — право на вычет за июль возникает только при наступлении июля. Предоставление июльского вычета в июне считается занижением налоговой базы и приводит к неполному удержанию НДФЛ.
3. Перенос неиспользованного вычета на будущее. Если сотрудник весь июль находится в отпуске и в июле у него не будет никаких начислений и выплат, вычет за июль не сгорает. Право на стандартные вычеты рассчитывается нарастающим итогом с начала года. Неиспользованный июльский вычет автоматически применится к доходам, которые будут выплачены работнику в августе (например, при выплате аванса или окончательного расчета за август).

Почему 1С:ЗУП предоставляет вычет за следующий месяц?

Разберем внутренние механизмы 1С:ЗУП. Программа строго следует законодательству, но результат ее расчета целиком зависит от заполненных реквизитов документа. Выясним основные причины, почему программа применила два вычета:

1. Неверная планируемая дата выплаты в документе Отпуск. По умолчанию при создании документа программа может подставить дату выплаты, ориентируясь на дату начала отпуска. Если отпуск начинается в июле, а реквизит Планируемая дата выплаты остался июльским (например, 01.07), система расценивает начисленные отпускные как доход июля. В таком случае программа проверяет право на вычеты по состоянию на июль и применяет вычет за июль.
2. Очередность проведения документов и кумулятивный расчет. Если зарплата за июнь сотруднику еще не начислялась, а в документе Отпуск по ошибке указана дата выплаты в июле, программа видит, что за сотрудником числится неиспользованный вычет за июнь и наступило право на вычет за июль. Алгоритм кумулятивного расчета собирает оба свободных вычета и применяет их суммарно в одной форме.
3. Рассинхронизация начисления и ведомости на выплату. Если в документе начисления установлена июньская дата, а документ Ведомость в банк или Ведомость в кассу оформлен июлем (или наоборот), происходит искажение данных в регистрах налогового учета Учет доходов для исчисления НДФЛ и Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ.

Способы исправления ситуации в программе

Рассмотрим порядок действий для приведения учета НДФЛ в строгое соответствие с требованиями Налогового кодекса.

Способ 1. Исправление даты выплаты в первичном документе (до выплаты)

Если ошибка обнаружена до проведения межрасчетной выплаты, разберем по шагам процедуру исправления:

1. Открываем документ Отпуск.
2. В нижней части формы находим поле Выплата и реквизит Планируемая дата выплаты. Устанавливаем фактическую дату выплаты денег сотруднику (дату из июня).
3. Нажимаем кнопку пересчета НДФЛ (зеленый значок со стрелками рядом с суммой налога) или открываем окно расшифровки НДФЛ по ссылке с суммой налога.
4. Проверяем вкладку с вычетами: программа отменит предоставление июльского вычета и применит только положенный вычет за июнь (если он еще не был использован в июне).
5. Проводим документ и формируем ведомость на выплату с той же июньской датой.

Способ 2. Автоматическое сторнирование при расчете зарплаты за месяц

Если отпускные уже были выплачены с ошибочно предоставленным вычетом за будущий месяц, рассмотрим, как система выравнивает расчет в конце месяца:

1. При создании документа Начисление зарплаты и взносов за текущий месяц (июнь) переходим на вкладку НДФЛ.
2. Программа анализирует доходы нарастающим итогом с начала года по дату фактического получения дохода и видит излишне предоставленный вычет за будущий период.
3. В табличной части расчета налога программа автоматически доначислит НДФЛ, сторнировав избыточный вычет. Сумма налога к удержанию при выплате зарплаты за июнь увеличится на размер ранее недоудержанного НДФЛ.

Способ 3. Корректировка с помощью документа «Перерасчет НДФЛ»

В ситуациях, когда расчетный период уже закрыт или автоматическое выравнивание в начислении зарплаты не произошло, скорректируем налог отдельным регламентным документом:

1. Переходим в раздел Налоги и взносы и открываем журнал Перерасчеты НДФЛ.
2. Создаем новый документ Перерасчет НДФЛ, указываем организацию, налоговый период (текущий год) и месяц перерасчета.
3. По кнопке Заполнить подбираем сотрудника. Программа зафиксирует сторнирование вычета за будущий месяц и доначислит сумму налога, подлежащую удержанию в ближайшую ведомость.

Контроль правильности учета по регистрам и отчетам

Для полной уверенности в корректности расчетов выполним проверку учетных данных:

1. Сформируем отчет Подробный анализ НДФЛ по сотруднику (раздел Налоги и взносы — Отчеты по налогам и взносам) за весь налоговый период.
2. Проверим группировку доходов по датам выплаты: отпускные должны входить в блок июня, а в графе предоставленных стандартных вычетов за июнь должна стоять только сумма вычета за один месяц.
3. Для детального контроля движений регистров проанализируем регистр накопления Предоставленные стандартные и социальные вычеты (НДФЛ), сформировав универсальный отчет. В нем четко фиксируется, к какому месяцу налогового периода был отнесен каждый примененный вычет.