Ситуация, когда отпускные начисляются и выплачиваются до окончательного расчета зарплаты за предыдущий месяц, является стандартной для большинства организаций. Однако она часто вызывает вопросы у бухгалтеров при формировании отчетности 2-НДФЛ и 6-НДФЛ, особенно если после расчета зарплаты сумма среднего заработка меняется. Разберем подробно, почему программа 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 (ЗУП) ведет себя именно так, и как правильно отразить эти операции.
Для того чтобы понять логику программы, проанализируем нормы Налогового кодекса РФ. Согласно пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой фактического получения дохода в виде отпускных (код дохода 2012) считается день фактической выплаты денежных средств сотруднику. Это принципиальное отличие от обычной заработной платы (код 2000), где доход признается в последний день месяца начисления.
Рассмотрим ситуацию на примере: Сотруднику выплатили 25 000 рублей отпускных 30 мая. Позже, в июне, произвели перерасчет среднего заработка и доплатили еще 250 рублей. С точки зрения налогового учета, мы имеем два разных события получения дохода:
Поэтому отражение этих сумм разными строками в справке 2-НДФЛ (в мае и июне соответственно) является единственно верным и полностью соответствует законодательству.
В зависимости от того, закрыт ли период и когда производится доплата, мы можем использовать один из двух подходов в программе.
Если месяц начисления еще не закрыт (в нашем примере — май), и выплата основной части отпуска уже произведена, мы можем зайти в первоначальный документ Отпуск и нажать кнопку "Пересчитать". После того как средний заработок обновится с учетом начисленной зарплаты за май, сумма к выплате увеличится.
Проанализируем последствия: программа зафиксирует задолженность перед сотрудником в размере 250 рублей. Эту сумму можно будет выплатить отдельной ведомостью или вместе с ближайшей зарплатой. В Ведомости на выплату программа автоматически подтянет остаток по документу Отпуск. Важно помнить: датой получения дохода для этих 250 рублей станет дата ведомости, которой вы выплатите этот остаток.
Этот способ является более методически правильным, особенно если расчетный месяц уже закрыт. Рассмотрим порядок действий:
Отпуск, который был выплачен в мае.Отпуск, в котором на закладке "Пересчет прошлого периода" будут сторнированы старые суммы, а на основных закладках начислены новые.В этом случае все движения по регистрам будут прозрачными, и программа четко разделит доходы по датам выплат.
Для глубокого понимания процесса выясним причину, по которой данные попадают в отчетность. В 1С:ЗУП 3.1 за это отвечают специальные регистры. Основной интерес для нас представляет регистр накопления Учет доходов для исчисления НДФЛ. Когда мы проводим ведомость на выплату, программа делает записи в этот регистр, фиксируя "Дату получения дохода".
Посмотрим на пример логики работы регистров при перерасчете в сторону уменьшения (сторно):
// Пример записи при сторнировании дохода
Период_регистрации = "Июнь";
Дата_получения_дохода = "30.05.2019"; // Дата первоначальной выплаты
Сумма_дохода = -500.00;
Код_дохода = "2012";
Если при перерасчете сумма уменьшилась, программа делает отрицательную запись на дату первоначальной выплаты. Это необходимо для того, чтобы в отчетности 6-НДФЛ за полугодие общая сумма дохода в строке 020 была корректной. Если же сумма увеличилась, то положительная разница фиксируется на дату новой выплаты.
Иногда возникают ситуации, когда из-за перерасчетов в отчетности вылезают отрицательные суммы по коду 2012 в будущих периодах. Проанализируем ситуацию: если в августе вы делаете перерасчет за июнь в меньшую сторону, 1С может отразить это как "доход с минусом" в августе. Важно: в официальной справке 2-НДФЛ для налоговой отрицательных сумм быть не должно. Программа при формировании печатной формы или файла выгрузки должна "схлопнуть" этот минус с положительными доходами того же месяца или уменьшить доход месяца, в котором был излишек.
Рассмотрим рекомендации по минимизации таких случаев:
Начисление зарплаты и взносов, рассчитать его (не проводя или удалив позже), чтобы данные о заработке попали в регистры и подтянулись при расчете среднего для отпуска.Отпуск и соответствующих Ведомостях. Несоответствие этих дат — главная причина ошибок в 6-НДФЛ.Нужно учитывать, что правила для страховых взносов отличаются. Для них датой получения дохода является дата начисления в бухгалтерском учете (последний день месяца начисления), а не дата выплаты. Поэтому:
Это расхождение абсолютно законно и обосновано разными главами Налогового кодекса. Налоговая инспекция может прислать требование о пояснении расхождений между 6-НДФЛ и РСВ, на которое нужно ответить, сославшись на ст. 223 НК РФ (для НДФЛ) и ст. 424 НК РФ (для взносов).
Подводя итог, можно сказать, что ситуация, описанная в сообщении 0, является нормальной работой программы. Бухгалтеру не стоит бояться того, что сумма доплаты 250 рублей попала в июнь. Напротив, попытка "запихнуть" её вручную в май приведет к нарушению контрольных соотношений, так как фактически деньги были получены сотрудником в июне.
Для успешной сдачи отчетности придерживайтесь следующих правил:
Ведомости всегда стояла реальная дата выплаты денег из кассы или банка.Таким образом, мы выяснили, что поведение ЗУП 3.1 в данной ситуации полностью соответствует методологии налогового учета, и ручные корректировки в данном случае излишни и даже вредны.