В работе розничного магазина часто возникает ситуация, когда клиент вносит предоплату (аванс), но забирает товар позже — через несколько дней или даже недель. Для компаний, где доля таких сделок составляет 80% и более, стандартный отчет Продажи становится практически бесполезным для оперативного контроля, так как данные в нем появляются только после финальной отгрузки товара. Разберем подробно, почему так происходит, и какие инструменты в 1С:Розница 2.2 позволяют видеть реальную картину движения денег и резервов товаров.
Для начала проанализируем внутреннюю логику программы. В 1С существует четкое разделение между движением денежных средств и переходом права собственности на товар. Отчет Продажи строится на основании данных регистра накопления Продажи. Записи в этот регистр попадают только в момент проведения документов Чек ККМ (в статусе продажи) или Отчет о розничных продажах.
Когда покупатель вносит аванс, с точки зрения бухгалтерского и управленческого учета продажи еще не произошло. Произошло лишь поступление денежных средств и возникновение кредиторской задолженности перед покупателем. Поэтому, пока товар не выдан, в отчете Продажи будет пусто. Чтобы решить задачу автора, нам нужно обратиться к механизмам Заказов покупателей и финансовым регистрам.
Рассмотрим основной способ работы с предоплатами в «1С:Розница 2.2». Для того чтобы система «понимала», за какой именно товар внесена сумма, работа должна начинаться не с РМК, а с документа Заказ покупателя. Только в этом случае мы сможем связать конкретную номенклатуру с поступившими деньгами до момента отгрузки.
Разберем, какие отчеты помогут нам в этом случае:
Посмотрим на ситуацию со стороны финансов. Если нам нужно видеть общую сумму «зависших» предоплат, воспользуемся отчетом Расчеты с покупателями. В 1С:Розница этот отчет позволяет увидеть сальдо взаиморасчетов.
Важный нюанс: Предоплаты в этом отчете будут отображаться как отрицательный остаток (аванс). Это означает, что магазин «должен» клиенту либо товар, либо возврат денег. Вы можете настроить этот отчет с группировкой по покупателям и заказам, что позволит видеть детализацию: кто заплатил, сколько и в рамках какого документа.
Проанализируем технологию приема денег в интерфейсе кассира. Чтобы данные корректно отражались в отчетах, кассир должен соблюдать определенную последовательность действий:
Денежные средства, но товар со склада не списывается.Заказ покупателя через кнопку «Продажа по заказу». Система увидит ранее внесенный аванс, сделает зачет оплаты, и только в этот момент сформируется запись в регистре Продажи.Если типовые отчеты по какой-то причине не устраивают, мы можем самостоятельно сконструировать нужный вид данных. Для этого воспользуемся инструментом Универсальный отчет. Разберем по шагам, как его настроить для контроля предоплат по товарам:
1. Перейдем в раздел «Администрирование» — «Печатные формы, отчеты и обработки» — «Универсальный отчет».
2. В поле «Тип объекта» выберем Регистр накопления.
3. В поле «Имя объекта» выберем Заказы покупателей или Расчеты с покупателями.
4. В настройках отчета (кнопка «Настройки») на вкладке «Группировка» добавим поля Покупатель, Заказ покупателя и, если выбран регистр заказов, Номенклатура.
5. На вкладке «Показатели» выберем суммы (Приход — это внесение денег/резерв, Расход — отгрузка/зачет).
Такой подход позволяет в единой таблице увидеть: Клиент -> Заказанный товар -> Сумма предоплаты -> Статус отгрузки.
Подведем итоги нашего анализа. Проблема отсутствия данных в отчете Продажи — это не ошибка программы, а следствие методологии учета. Чтобы видеть предоплаты и резервы, необходимо:
Именно такой подход позволит руководителю и менеджеру видеть реальный объем «зависших» в производстве или на складе заказов и понимать финансовое состояние компании, не дожидаясь фактической отгрузки товара.