← На главную

Нередко при формировании складской отчетности пользователи сталкиваются с ситуацией, когда по одной и той же номенклатурной позиции и одному документу движения отчет Ведомость по запасам на складах показывает одно количество, а Ведомость по партиям запасов на складах — совершенно другое. Например, в документе Перемещение запасов указано 4 штуки, в количественном отчете отразилось списание 4 штук, а в партионном отчете переместилась только 1 штука.

Разберем детально механизм формирования движений в регистрах 1С, выясним причину возникновения подобных расхождений и рассмотрим способы устранения и предотвращения ошибок.

Причина расхождения: различие в логике регистров

Для понимания проблемы проанализируем, как программа формирует отчеты. Данные отчетов берутся из двух разных регистров накопления:

1. Регистр учета запасов на складах (количественный или суммовой учет остатков). Этот регистр фиксирует физическое движение по документу. Если контроль отрицательных остатков отключен или документ проведен неоперативно, регистр запишет списание всего указанного в документе количества (в нашем примере — 4 шт.), даже если на складе возникнет отрицательный остаток.
2. Регистр учета партий запасов (партионный учет). Логика этого регистра заключается в распределении конкретных партий поступления по методу FIFO или средней. Партионный регистр не может списать или переместить партии «из ниоткуда». Если на момент проведения документа на остатке числилась всего 1 штука из реальной партии, программа спишет по партиям только эту 1 штуку. Оставшиеся 3 штуки останутся нераспределенными и не попадут в партионный регистр.

В результате по первому регистру списывается 4 единицы, а по второму — только 1 единица, что и приводит к различиям в отчетах.

Факторы, провоцирующие разрыв партионного учета

Выясним основные причины, из-за которых на момент списания в системе не хватает партий:

1. Проведение документов задним числом (неоперативно). Если документ перемещения или списания проводится раньше даты или времени документа поступления (даже в пределах одного дня), программа на момент расчета партий не видит поступивший товар.
2. Нарушение хронологической последовательности. Ввод документов задним числом без последующего перепроведения цепочки приводит к тому, что старые документы уже зафиксировали некорректные партии или списания.
3. Разрезы аналитики в регистрах. В партионных регистрах часто присутствует дополнительная аналитика (например, организация, статус партии, серийные номера). Товар может присутствовать на складе физически, но числиться под другой партией или за другой организацией.

Способы исправления расхождений в учете

Рассмотрим по шагам, как устранить возникшую разницу между отчетами:

1. Анализ движений номенклатуры. Сформируем отчет с детализацией до регистратора, даты и времени. Проверим остаток товара на складе-источнике непосредственно перед моментом проведения документа перемещения. Если на этот момент числится только 1 единица, значит, поступление остальных 3 единиц было оформлено позже либо не оформлено вовсе.
2. Восстановление хронологии и перепроведение документов. Если приходный документ был внесен в базу с опозданием, скорректируем время документов так, чтобы документ поступления был строго раньше документа перемещения. Затем выполним групповое перепроведение документов или процедуру восстановления партионной последовательности. При повторном проведении перемещение распределит все 4 штуки.
3. Оприходование неучтенных остатков. Если документов поступления не было, создадим документ Оприходование запасов на недостающее количество с датой и временем до проведения перемещения и перепроведем документ расхода.
4. Ручная корректировка (для закрытых периодов). Если период закрыт для редактирования и перепроведение невозможно, выравнивание партий выполняют специальным документом Корректировка регистров (или Корректировка записей регистров), вручную дописывая движения по партионному регистру.

Как настроить контроль остатков и предотвратить появление минусов

Разберем варианты предотвращения ситуаций, когда документы проводятся при нехватке товара на складе:

1. Включение штатного контроля остатков. В настройках параметров учета или администрирования необходимо отключить опцию списания запасов при отсутствии остатков (снять флаг «Разрешить списание запасов при отсутствии остатков по данным учета» или включить «Контролировать остатки при проведении»). В этом случае система заблокирует проведение документа, если на складе нет нужного количества.
2. Установка даты запрета изменения данных. Штатный контроль остатков в типовых решениях часто работает только при оперативном проведении (в текущем времени). Чтобы пользователи не вносили документы в прошлое без контроля партий, настроим дату запрета редактирования через раздел Администрирование → Настройки пользователей и прав → Даты запрета изменения.
3. Контроль неоперативного проведения через расширения. Если в отраслевой конфигурации (например, «Хеликс: Стоматология») штатного флага недостаточно для контроля неоперативных списаний, жесткий контроль реализуется разработчиком через механизм Расширений конфигурации путем перехвата события ОбработкаПроведения без изменения основной конфигурации.