← На главную

При активных закупках часто возникает ситуация, когда поставщику перечисляется круглая сумма, перекрывающая несколько предыдущих заказов и содержащая аванс на будущее. Например, оформлено три заказа на общую сумму 16 310 рублей, а перечислено 17 000 рублей. Если привязать платежный документ целиком к первому заказу, программа посчитает его переплаченным, а остальные заказы останутся неоплаченными. В отчетах и актах сверки при этом образуется развернутое сальдо: одновременный долг контрагента и долг нашей организации. Разберем, как правильно оформлять такие операции в 1С:Управление торговлей 11 и распределять денежные средства.

Выясним причину возникновения развернутого сальдо

В конфигурации 1С:Управление торговлей 11 учет расчетов ведется в регистрах накопления Расчеты с поставщиками и Расчеты с поставщиками по срокам с детализацией до реквизита Объект расчетов. В зависимости от настроек договора или соглашения объектом расчетов может выступать договор в целом, конкретный заказ поставщику или отдельный документ поступления (накладная).

Если платеж регистрируется с указанием одного объекта (например, первого заказа или договора), а поступления оформлены по другим объектам (другим заказам), программа считает их несвязанными цепочками. Автоматический зачет не происходит мгновенно, если нарушена логика объектов расчетов или в системе включен отложенный режим взаиморасчетов.

Проанализируем три основных способа решения поставленной задачи.

Способ 1. Распределение суммы списком в платежном документе

Этот вариант подходит, если в договоре с поставщиком установлен порядок расчетов По заказам или По накладным, и требуется распределить единую сумму списания денег на несколько открытых документов сразу в момент оплаты.

1. Откроем документ оплаты — Расходный кассовый ордер или Списание безналичных ДС.
2. В верхней командной панели документа нажмем кнопку Список (при этом одиночные поля выбора объекта расчетов скрываются, и открывается табличная часть Расшифровка платежа).
3. Нажмем кнопку Подобрать по остаткам над табличной частью. Программа откроет список всех неоплаченных заказов и накладных данного поставщика с указанием остатка задолженности.
4. Отметим флажками нужные заказы и перенесем их в платежный документ. Программа автоматически заполнит строки суммами фактического долга (например, 10 002 руб., 5 319 руб. и 989 руб.).
5. Оставшуюся сумму переплаты (в нашем примере — 690 рублей) добавим отдельной строкой вручную. В качестве объекта расчетов можно указать будущий заказ либо договор поставщика.
6. Проведем документ оплаты. Все указанные заказы станут оплаченными, а переплата корректно зафиксируется как аванс.

Способ 2. Использование помощника зачета оплат

Рассмотрим ситуацию, когда платеж на 17 000 рублей уже проведен с привязкой к договору или к первому заказу, а остальные заказы все еще числятся неоплаченными. В этом случае распределение выполняется через стандартный механизм зачета оплаты.

1. Откроем документ Заказ поставщику или Приобретение товаров и услуг, который необходимо закрыть.
2. Обратим внимание на нижнюю часть формы документа. Команда зачета вызывается через гиперссылку состояния оплаты (где отображается статус К оплате, Не оплачено или текущая сумма долга).
3. В открывшемся окне помощника зачета оплат отобразятся нераспределенные авансы по данному поставщику.
4. Нажмем кнопку Зачесть / Распределить или вручную укажем сумму, которую необходимо отнести на данный документ из доступного остатка аванса.
5. Нажмем кнопку Выполнить. Повторим процедуру для остальных неоплаченных документов.

Способ 3. Переход на порядок расчетов «По договорам»

Если предприятие регулярно платит поставщику круглыми суммами без жесткой привязки к конкретным заказам, оптимально перевести взаиморасчеты на котловой метод. При таком подходе объектом расчетов выступает сам Договор с поставщиком.

1. Откроем карточку договора с контрагентом и в реквизите Порядок расчетов выберем значение По договорам. Если требуется сохранять контроль заказов, но не привязывать к ним оплаты жестко, выберем порядок Аванс по заказам, долг по накладным.
2. Учтем важное правило: если изменить порядок расчетов в договоре задним числом, ранее проведенные документы автоматически не изменят свои регистры. Поэтому потребуется последовательно перепровести цепочку документов: заказы, документы поступления и платежные поручения (расходные кассовые ордера).
3. После проведения документов по договору все платежи будут автоматически уменьшать общее сальдо задолженности в хронологическом порядке (по принципу ФИФО), и необходимость ручного разнесения сумм отпадет.

Что делать, если долги и авансы не закрываются после перепроведения?

Если документы проведены по одному и тому же договору, но в акте сверки взаимные долги по-прежнему двоятся, проверим системные настройки взаиморасчетов:

1. Перейдем в раздел НСИ и администрирование — Финансовый результат и контроллинг — Взаиморасчеты.
2. Проверим, какой режим включен: Онлайн или Офлайн. При офлайн-режиме распределение оплат по документам выполняется не в момент проведения, а фоновым регламентным заданием.
3. Перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Регламентные и фоновые задания и найдем задание Выполнение отложенных движений по расчетам с клиентами / поставщиками. Выполним его принудительно.
4. Проверим статусы заказов поставщику: зачет оплаты не может быть выполнен, если заказ находится в статусе Не согласован или На согласовании. Статус документа должен разрешать оплату (Согласован, Подтвержден или К поступлению).