Как в 1С:Бухгалтерии найти и исправить расхождения, если оплата и поступление разнесены на разные договоры?

← На главную

В практике ведения бухгалтерского учета нередко возникает ситуация, когда счет на оплату поставщику выписывается и оплачивается по одному договору, а затем поступление товаров и услуг регистрируется по другому договору. В результате образуется пересортица по договорам контрагента: дебетовое сальдо висит на субсчете 60.02 (авансы выданные), а кредиторская задолженность отражается на субсчете 60.01 (расчеты с поставщиками). Если база данных содержит тысячи документов по данному контрагенту, ручной поиск конкретных расхождений превращается в трудоемкую задачу.

Проанализируем ситуацию подробно, выясним причины и последствия такого расхождения, а также разберем по шагам, как выявить несоответствия и исправить сальдо типовыми инструментами конфигурации 1C:Бухгалтерия.

К чему приводят расхождения по договорам

Разберем основные риски и учетные последствия, возникающие при несовпадении договоров в платежных документах и документах поступления:

Развернутое сальдо по счету 60: программа ведет взаиморасчеты в разрезе субконто Контрагенты, Договоры и Документы расчетов. Если договоры в списании с расчетного счета и в документе Поступление (акты, накладные, УПД) отличаются, программа считает их независимыми обязательствами. Автоматический зачет аванса при проведении поступления не срабатывает.
Ошибки в учете НДС с выданных авансов: если по платежному поручению был принят к вычету НДС на основании документа Счет-фактура полученный на аванс, то при закрытии сделки документом с другим договором 1С не сможет автоматически восстановить НДС в книге продаж.
Риски изменения закрытых периодов: попытка перевыбрать договор в первичных документах задним числом потребует их перепроведения. Для контрагента с массивным документооборотом перепроведение может нарушить последовательность партий, изменить себестоимость списания, исказить расчет курсовых разниц и привести к изменению ранее сданной налоговой отчетности.

Способ 1. Автоматический зачет через документ «Корректировка долга» (рекомендуемый)

Рассмотрим типовой сценарий, который позволяет решить проблему без поиска каждого отдельного счета и без изменения закрытых периодов. Это наиболее безопасный подход с точки зрения регламентированного учета.

Документ Корректировка долга в 1С автоматически сопоставляет все дебетовые и кредитовые хвосты по контрагенту в разрезе его договоров. Разберем по шагам порядок работы с документом:

Перейдем в раздел Продажи или Покупки и выберем пункт Корректировка долга.
Создадим новый документ текущей датой в открытом периоде.
В поле Вид операции выберем значение Зачет авансов или Перенос задолженности.
В поле Зачет авансов установим значение Поставщику, а в поле В счет задолженности выберем Нашей организации перед поставщиком.
Укажем нужного поставщика в поле Поставщик (кредитор).
Нажмем кнопку Заполнить — Заполнить остатками по взаиморасчетам. Табличные части документа автоматически заполнятся суммами дебиторской задолженности (авансов по счету 60.02) и кредиторской задолженности (долга по счету 60.01) с указанием конкретных договоров и расчетных документов.
Проверим соответствие итоговых сумм во вкладках авансов и задолженности и проведем документ.

При проведении документ сформирует проводку между субсчетами 60.01 и 60.02, закрывая перекос между договорами без перепроведения исторических первичных документов.

Способ 2. Поиск расхождений с помощью консоли запросов

Если для аналитики или управленческих целей требуется получить точный список документов, где договор в документе Поступление (акты, накладные, УПД) не совпадает с договором в связанном счете на оплату, используем запрос к информационной базе.

Посмотрим на пример запроса, который выбирает документы поступления с расхождениями по договорам:


ВЫБРАТЬ
    Поступление.Ссылка КАК ДокументПоступления,
    Поступление.Дата КАК Дата,
    Поступление.Номер КАК Номер,
    Поступление.ДоговорКонтрагента КАК ДоговорПоступления,
    Поступление.СчетНаОплатуПоставщика.ДоговорКонтрагента КАК ДоговорСчета
ИЗ
    Документ.ПоступлениеТоваровУслуг КАК Поступление
ГДЕ
    Поступление.Контрагент = &Контрагент
    И Поступление.СчетНаОплатуПоставщика <> ЗНАЧЕНИЕ(Документ.СчетНаОплатуПоставщика.ПустаяСсылка)
    И Поступление.ДоговорКонтрагента <> Поступление.СчетНаОплатуПоставщика.ДоговорКонтрагента

Рассмотрим аналогичный запрос для проверки банковских выписок. В документе Списание с расчетного счета договор хранится в табличной части РасшифровкаПлатежа. Сравним договор строки с договором из счета на оплату:


ВЫБРАТЬ
    Списание.Ссылка КАК БанковскаяВыписка,
    Списание.Дата КАК Дата,
    Списание.Номер КАК Номер,
    Расшифровка.ДоговорКонтрагента КАК ДоговорПлатежа,
    Расшифровка.СчетНаОплату.ДоговорКонтрагента КАК ДоговорСчета
ИЗ
    Документ.СписаниеСРасчетногоСчета.РасшифровкаПлатежа КАК Расшифровка
    ВНУТРЕННЕЕ СОЕДИНЕНИЕ Документ.СписаниеСРасчетногоСчета КАК Списание
        ПО Расшифровка.Ссылка = Списание.Ссылка
ГДЕ
    Расшифровка.Контрагент = &Контрагент
    И Расшифровка.СчетНаОплату <> ЗНАЧЕНИЕ(Документ.СчетНаОплатуПоставщика.ПустаяСсылка)
    И Расшифровка.ДоговорКонтрагента <> Расшифровка.СчетНаОплату.ДоговорКонтрагента

Способ 3. Поиск несоответствий через Универсальный отчет

Пользователю без прав на использование консоли запросов подойдет типовой Универсальный отчет. Разберем по шагам его настройку:

Откроем раздел Отчеты — Универсальный отчет.
В шапке отчета выберем тип объекта Документ, имя объекта — Поступление (акты, накладные, УПД), таблицу — Основные данные.
Нажмем кнопку Настройки и переключимся в режим Расширенный.
На вкладке Поля и сортировки оставим поля Ссылка, Контрагент, Договор, а также добавим поле Счет на оплату поставщика.Договор.
На вкладке Отборы добавим условие: Контрагент Равно [Нужный поставщик] и Счет на оплату поставщика Заполнено.
На вкладке Пользовательские поля создадим новое поле-выражение с условием проверки несовпадения реквизитов и отфильтруем по нему строки.

Важные ограничения при исправлении данных

При устранении выявленных расхождений обратите внимание на технические ограничения платформы:

Обработка «Групповое изменение реквизитов»: изменение реквизита ДоговорКонтрагента без флага перепроведения документов обновит только значение поля в шапке или табличной части документа. Движения в регистре бухгалтерии Хозрасчетный останутся со старым договором, что лишь усугубит расхождение между формой документа и отчетами.
Блокировки при пакетной обработке: если период открыт и принято решение о программной перезаписи и перепроведении цепочки документов, обработку массива из более чем 10 000 документов необходимо выполнять небольшими порциями (порциями по 100–300 документов в рамках одной транзакции) во избежание переполнения журнала транзакций и блокировок таблиц базы данных.