← На главную

Переход с устаревшей конфигурации 1С:Зарплата и Кадры 7.7 (ЗИК) на современную 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 (ЗУП) в середине отчетного года — ситуация непростая, но довольно распространенная. Основная сложность заключается в том, что для расчета годовой премии программе требуются данные о доходах сотрудников за весь календарный год, в то время как в новой базе накоплены сведения только за второе полугодие. Рассмотрим подробно, как консолидировать данные из двух конфигураций и корректно начислить премию более чем 500 сотрудникам, не прибегая к трудоемкому ручному вводу.

Метод 1: Использование документа «Ввод данных для расчета среднего заработка»

Проанализируем архитектуру ЗУП 3.1. Программа хранит сведения для расчета среднего заработка отдельно от основных документов начисления. Это позволяет нам «подложить» нужные суммы за период до перехода, не создавая фиктивных документов по расчету зарплаты. Для этого воспользуемся специализированным механизмом:

1. Перейдем в раздел Зарплата и найдем пункт Ввод данных для расчета среднего заработка.
2. Этот документ предназначен именно для ситуаций, когда данных в информационной базе недостаточно (например, при начале эксплуатации программы).
3. В документе мы можем указать суммы заработка в разрезе месяцев за первое полугодие 2019 года.
4. Важный нюанс: поскольку в организации работает более 500 человек, заполнять этот документ вручную на каждого сотрудника нецелесообразно. Рассмотрим далее, как автоматизировать этот процесс.

Метод 2: Автоматизированная загрузка данных в регистр через Excel

Выясним причину, по которой ручной ввод не подходит — это колоссальные трудозатраты и риск опечаток. Для массового заполнения данных за период работы в 7.7 лучше всего использовать встроенную обработку «Загрузка данных из файла». Разберем этот процесс по шагам:

1. Сначала необходимо подготовить сводный отчет в старой базе ЗИК 7.7. Нам нужна таблица со следующими колонками: Сотрудник (ФИО или Табельный номер), Месяц, Сумма дохода, входящая в расчетную базу премии.
2. Сохраним этот отчет в формате Excel.
3. В ЗУП 3.1 перейдем в раздел Администрирование — Обслуживание — Корректировка данных — Правила проверки учета (или воспользуемся поиском по функциям для открытия формы «Загрузка данных из файла»).
4. Выберем объект для загрузки. В нашем случае это может быть документ Перенос данных с кодом ЗП_СЗ (Зарплата для среднего заработка). Именно этот регистр ДанныеОНачисленияхДляРасчетаСреднегоЗаработкаОбщий отвечает за то, какие цифры увидит программа при расчете.
5. Сопоставим колонки файла с полями системы и выполним загрузку. Теперь система «видит» доходы сотрудников за весь 2019 год.

Метод 3: Настройка расчетной базы в самом начислении премии

Рассмотрим ситуацию, когда годовая премия рассчитывается как процент от фактически начисленной зарплаты за год. Чтобы алгоритм ЗУП 3.1 сработал корректно, нам нужно убедиться, что в настройках начисления правильно определена РасчетнаяБаза. Проанализируем настройки:

1. Зайдем в меню Настройка — Начисления и откроем вид начисления «Премия годовая».
2. На вкладке Расчет базы проверим период. Он должен быть установлен как «Предыдущий год» или «Текущий год» (в зависимости от учетной политики).
3. Если мы решили вносить данные через документ Перенос данных, нам нужно создать в системе вспомогательный технический вид начисления, например, «Доход для базы прошлых периодов».
4. Добавим это техническое начисление в список Базовые начисления для нашей премии. Таким образом, программа сложит реальные начисления второго полугодия и «технические» суммы первого полугодия, получив корректный результат.

Метод 4: Повторный запуск помощника начального заполнения

Посмотрим на ситуацию под другим углом. Если «левая контора» выполнила перенос некачественно, мы можем попробовать дотянуть нужные сведения самостоятельно, используя типовой функционал. В ЗУП 3.1 предусмотрен механизм дозагрузки данных:

1. Перейдем в Администрирование — Перенос данных из предыдущих программ.
2. Выберем вариант загрузки из 1С:Зарплата и Кадры 7.7.
3. В помощнике выберем пункт «Выгрузить данные для расчета среднего заработка».
4. Этот режим хорош тем, что он не создает кадровых документов и не затирает уже проведенные расчеты за второе полугодие. Он лишь наполняет регистры сведений о доходах за прошлые периоды.
5. Это самый «чистый» способ с точки зрения методологии 1С, так как он корректно заполнит все необходимые измерения регистров.

Метод 5: Учет нюансов налоговой отчетности

Проанализируем важный аспект, упомянутый в обсуждении: налоги и отчетность. При внесении данных за первое полугодие 2019 года только для расчета премии, мы должны четко разделять задачи:

1. Если данные нужны только для суммы премии: достаточно использовать документ Ввод данных для расчета среднего заработка. Эти цифры не попадут в отчеты 6-НДФЛ или РСВ, так как они считаются «справочными».
2. Если премия должна влиять на налоги: данные нужно вносить через специализированные документы корректировки налогов. Однако, поскольку отчетность за 2019 год уже сдана (как следует из контекста), нам важно лишь, чтобы сумма самой премии за 2019 год, выплаченная в 2020-м, правильно обложилась налогами в текущем периоде.
3. Для проверки воспользуемся отчетом «Анализ зарплаты по сотрудникам», чтобы убедиться, что расчетная база премии за весь год сформирована верно.

Пример настройки формулы для расчета годовой премии

Разберем пример настройки формулы, которая будет учитывать как отработанное время, так и расчетную базу из двух систем. В поле «Редактировать формулу» мы можем увидеть следующее:

Результат = ПроцентГодовойПремии * РасчетнаяБаза * ДоляОтработанногоВремени

Где РасчетнаяБаза — это сумма всех начислений, входящих в премию, которые программа соберет из регистров (включая те данные, которые мы загрузили из 7.7 через Перенос данных). А ДоляОтработанногоВремени позволит скорректировать премию тем, кто отработал год не полностью.

Таким образом, объединение данных из двух конфигураций сводится к правильному наполнению регистров накопления ЗУП 3.1 сведениями о доходах за период, предшествующий переходу. Выбор конкретного метода (загрузка через Excel или типовой перенос) зависит от наличия доступа к базе 7.7 и навыков работы с табличными данными.