← На главную

При совместном использовании программных продуктов 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) пользователи нередко сталкиваются с ситуацией: синхронизация данных завершена успешно, документ Отражение зарплаты в бухучете перенесен и проведен, сформированы все проводки по счетам затрат, расчетов с персоналом и налогам, однако при попытке сформировать документ 2-НДФЛ для сотрудников (или справку о доходах) в бухгалтерской базе табличная часть остается абсолютно пустой. Выясним причину такого поведения системы, проанализируем внутреннюю архитектуру типовых конфигураций и разберем практические варианты решения задачи.

Архитектурная причина: почему документ не заполняет доходы сотрудников в БП

Разберем фундаментальное разделение контуров учета между зарплатной и бухгалтерской базами. При настройке синхронизации в 1С:Бухгалтерии в разделе настроек зарплаты активируется параметр Учет расчетов по зарплате и кадровый учет ведутся: Во внешней программе. Данный переключатель изменяет логику работы программы:

1. Назначение документа синхронизации: Документ Отражение зарплаты в бухучете переносит из ЗУП исключительно итоговые данные для формирования записей по регистру бухгалтерии (план счетов Хозрасчетный). Он формирует проводки по счетам 20, 26, 44, 70, 68.01, 69. Даже если выгрузка осуществляется с детализацией по сотрудникам, физические лица используются исключительно как аналитика (субконто) по счету 70 для контроля сальдо расчетов.
2. Механизм формирования отчетности по НДФЛ: Любая регламентированная отчетность по налогу на доходы физических лиц (справки о доходах, ранее 2-НДФЛ, а также форма 6-НДФЛ) формируется в программах 1С вовсе не на основании бухгалтерских проводок по дебету или кредиту счетов. Расчет доходов, вычетов и сумм исчисленного налога строится исключительно по специализированным регистрам накопления: Учет доходов для исчисления НДФЛ, Расчеты налогоплательщиков с бюджетом по НДФЛ и Удержанный НДФЛ.
3. Движения документа: Документ Отражение зарплаты в бухучете штатно никогда не делает записей в регистры подсистемы учета НДФЛ. Проанализируем структуру его движений: при проведении создаются записи только в регистре бухгалтерии и нескольких специализированных зарплатных регистрах взаиморасчетов с фондами. Соответственно, программа не находит источника данных для заполнения справки.

Документы кадрового и зарплатного контура, находящиеся в интерфейсе 1С:Бухгалтерии в разделе Зарплата и кадры, предназначены только для тех организаций, которые не используют внешние зарплатные системы и рассчитывают заработную плату непосредственно в бухгалтерской программе.

Вариант 1. Формирование отчетности и справок в 1С:ЗУП (рекомендуемый способ)

Рассмотрим основной и методологически правильный порядок работы при связке ЗУП и БП. Поскольку весь детальный учет начислений, выплат, стандартных и имущественных вычетов, а также дат фактического получения доходов ведется в 1С:Зарплата и управление персоналом, формировать отчетность необходимо именно там:

1. Перейдем в ЗУП в раздел Налоги и взносы.
2. Для выдачи справок работникам воспользуемся документом Справки о доходах (2-НДФЛ) для сотрудников. При выборе сотрудника и налогового периода все начисленные доходы и удержанные налоги заполнятся автоматически по данным регистров накопления.
3. Для подготовки регламентированной отчетности перейдем в раздел Отчетность, справки — 1С-Отчетность и сформируем расчет 6-НДФЛ.

Вариант 2. Сдача отчетности через сервис «1С-Отчетность», подключенный к БП

Нередко возникает ситуация, когда бухгалтер пытается сформировать 2-НДФЛ или 6-НДФЛ в 1С:Бухгалтерии лишь по той причине, что модуль отправки отчетности в контролирующие органы настроен и оплачен только для бухгалтерской базы. Разберем два пути решения этой задачи:

1. Выгрузка и загрузка файлов: Сформируем и проверим отчет в ЗУП, после чего нажмем кнопку Выгрузить и сохраним файл отчетности в формате XML на рабочий диск. Затем откроем 1С:Бухгалтерию, перейдем в рабочее место 1С-Отчетность, нажмем кнопку Загрузить и выберем сохраненный XML-файл. Отчет появится в списке готовых к отправке в контролирующий орган.
2. Подключение второй базы к «1С-Отчетности»: В рамках договора сопровождения (1С:ИТС / 1С:КП) для одного юридического лица подключение сервиса сдачи отчетности из дополнительной информационной базы (в данном случае ЗУП) обычно не требует доплаты. Достаточно оформить заявление на подключение непосредственно из программы ЗУП, что позволит отправлять регламентированные формы в ФНС без промежуточного экспорта файлов.

Вариант 3. Отражение специфических доходов физлиц непосредственно в 1С:Бухгалтерии

Иногда требуется зарегистрировать доходы физических лиц, которые не рассчитываются в зарплатной программе (например, аренда автомобиля или помещения у физического лица, не являющегося сотрудником, выплата дивидендов учредителям). Если такие расчеты ведутся в БП, для фиксации сумм налога бухгалтерские проводки также не помогут заполнить 2-НДФЛ.

Разберем по шагам, как внести эти данные в регистры НДФЛ в 1С:Бухгалтерии:

1. Перейдем в раздел Зарплата и кадры — Все документы по НДФЛ (или НДФЛ).
2. Создадим документ Операция учета НДФЛ.
3. В документе заполним вручную соответствующие вкладки: Доходы (с указанием кода дохода, даты получения и суммы), Исчислено по ставке 13%(15%) и Удержано по всем ставкам.
4. Проведем документ. Именно Операция учета НДФЛ делает прямые записи в регистры накопления подсистемы учета налога, после чего указанные доходы корректно отразятся в справках о доходах и регламентированном расчете в 1С:Бухгалтерии.

Резюме

Попытки настроить типовой перенос документа Отражение зарплаты в бухучете таким образом, чтобы он заполнял регистры НДФЛ в бухгалтерской программе, противоречат заложенной архитектуре 1С. Документ отвечает строго за бухгалтерские проводки по счетам затрат и расчетов. Для получения достоверных справок о доходах и регламентированных форм следует формировать их в исходной зарплатной базе, где ведутся все первичные расчеты.