Работа с персоналом в крупных организациях или компаниях с большой текучестью кадров неизбежно приводит к ситуации, когда в базе данных появляются полные тезки — сотрудники, у которых полностью совпадают фамилия, имя и отчество. Программные продукты 1С, в частности 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3, имеют встроенные механизмы контроля дублей, которые призваны защитить пользователя от случайного создания одного и того же человека дважды. Однако часто эти механизмы вызывают вопросы при формировании регламентированной отчетности, такой как СЗВ-М, ЕФС-1 или 2-НДФЛ.
В этой статье мы подробно разберем, как правильно регистрировать тезок в программе, чтобы технические «приписки», созданные для удобства кадровика, не попадали в официальные государственные бланки. Проанализируем структуру хранения данных и выясним, почему иногда система ведет себя некорректно.
Прежде всего, нам необходимо понять, как 1С хранит информацию о человеке. В справочнике ФизическиеЛица существует два принципиально разных уровня хранения текстовых данных:
Важный вывод: В идеальной ситуации «приписка» должна существовать только в поле «Наименование» и отсутствовать в регистре ФИО. Если в отчете СЗВ-М вы видите «Иванов Иван Иванович (1985 г.р.)», значит, уточнение по ошибке попало в регистр сведений.
Разберем по шагам, как следует действовать кадровику при приеме на работу полного тезки уже существующего в базе сотрудника, чтобы избежать проблем в будущем.
Шаг 1. Первичный ввод данных. При создании нового физического лица или сотрудника введите ФИО. Как только вы попытаетесь сохранить карточку или перейти к следующему полю, система выведет окно «Найден человек с похожим именем». Проанализируйте предложенный список. Если это действительно другой человек, нажмите кнопку «Нет, это другой человек».
Шаг 2. Заполнение уточнения. После вашего подтверждения программа разблокирует возможность создания новой карточки и выведет дополнительное поле «Дополнять представление». Рассмотрим, что туда вписать. Рекомендуется использовать дату рождения или короткий буквенный идентификатор в скобках. Например: (01.01.1990). В итоге полное наименование в списке будет выглядеть как Иванов Иван Иванович (01.01.1990).
Шаг 3. Проверка записи регистра. Сразу после записи физического лица обязательно перейдите по ссылке «Изменить ФИО» (она находится рядом с полем ФИО в карточке). Откроется форма истории изменений. Убедитесь, что в полях «Фамилия», «Имя» и «Отчество» указаны только чистые данные без каких-либо дополнений. Если вы видите там скобки или точки — удалите их вручную здесь и нажмите «ОК».
Выясним причину, по которой, несмотря на все старания, отчетность все равно «тянет» лишний текст. Проанализируем несколько ситуаций:
Самая частая причина — механическая ошибка при вводе. Если пользователь проигнорировал поле «Дополнять представление» и вписал уточнение прямо в основное поле ФИО, программа записала это значение в регистр ФИОФизическихЛиц. Для исправления нам нужно:
Иногда изменения в карточке физического лица не сразу отражаются в уже созданных документах (например, в «Отражении зарплаты в бухучете» или подготовленном «СЗВ-М»). Проанализируем ситуацию: если отчет уже был заполнен до того, как вы убрали приписку из регистра ФИО, данные могли закешироваться. В этом случае необходимо нажать кнопку «Заполнить» в самом документе отчетности или перевыбрать сотрудника в табличной части.
Если в регламентированной отчетности данные отображаются корректно, а в расчетной ведомости или табеле Т-13 приписка остается, это может быть связано с настройками варианта отчета. Рассмотрим, как это исправить программным способом через интерфейс пользователя:
Физическое лицо. Скорее всего, там выбрано Физическое лицо.Наименование.Физическое лицо.ФИО.Фамилия Имя Отчество.Для программистов 1С это изменение в запросе выглядело бы примерно так:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Наименование КАК ПредставлениеДляСписка,
ФИОФизическихЛицСрезПоследних.Фамилия + " " + ФИОФизическихЛицСрезПоследних.Имя + " " + ФИОФизическихЛицСрезПоследних.Отчество КАК ОфициальноеФИО
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.ФИОФизическихЛиц.СрезПоследних КАК ФИОФизическихЛицСрезПоследних
ПО Сотрудники.Физлицо = ФИОФизическихЛицСрезПоследних.ФизическоеЛицо
В обсуждениях часто встречается совет поставить точку в конце фамилии. Мы категорически не рекомендуем использовать этот метод («залипуху»), так как точка — это значимый символ. При сверке данных в налоговой инспекции по алгоритмам ФНС «Иванов.» и «Иванов» могут быть признаны разными людьми, что приведет к отказу в приеме отчета. Если стандартные средства 1С по какой-то причине не работают (например, в очень старых релизах), иногда используют «неразрывный пробел» в конце фамилии, но правильная настройка через «Дополнять представление» всегда является приоритетной.
Мы убедились, что в 1С:ЗУП 8.3 предусмотрен штатный механизм для работы с тезками. Главное правило: уточнение пишем в «Наименование», а «ФИО» в истории изменений оставляем чистым. Проанализировав структуру хранения данных, можно сделать вывод, что любые проблемы с отображением приписок в государственных отчетах — это следствие некорректного заполнения регистра сведений ФИО физических лиц, которое легко исправляется через карточку сотрудника.