← На главную

При работе в программе «1С:Зарплата и управление персоналом» пользователи нередко сталкиваются с ситуацией, когда в карточках сотрудников и списках документов к фамилиям добавляются различные суффиксы: «(осн)», «(дог)», «(ув)» и другие. Это происходит из-за включенного флага Дополнять представление и заполненного реквизита Уточнение наименования. Разберем причины возникновения таких записей и рассмотрим пошаговый алгоритм их массового удаления.

Почему в карточках сотрудников появляются уточняющие суффиксы

Выясним, откуда берутся дополнительные надписи в представлении сотрудников, если кадровики и расчетчики не вводили их вручную:

1. Перенос данных из предыдущих версий. При переходе с конфигурации 1С:ЗУП 2.5 на версию 3.1 механизм переноса автоматически заполняет реквизит УточнениеНаименования значением вида занятости (основное место работы, совместительство, договорник), чтобы сохранить привычный вид списка сотрудников.
2. Создание нескольких рабочих мест на одно физическое лицо. При оформлении внутреннего совместительства, договора ГПХ или повторном приеме ранее уволенного сотрудника помощники ввода в 1С могут автоматически предлагать или подставлять уточнения для исключения путаницы при выборе элементов в расчетных документах.
3. Синхронизация данных. Заполнение полей может происходить во время обмена с конфигурациями «1С:Бухгалтерия предприятия» или «1С:ERP Управление предприятием», если в правилах конвертации заложено сопоставление с суффиксами.

Пошаговое массовое отключение дополнения представления

Для быстрого исправления данных у всех сотрудников одновременно не требуется открывать каждую карточку вручную. Воспользуемся стандартной сервисной обработкой группового изменения данных. Разберем порядок действий:

1. Перейдем в раздел Администрирование, откроем пункт Обслуживание, далее раскроем подраздел Корректировка данных и выберем Групповое изменение реквизитов.
2. В поле Выбирать элементы укажем справочник Сотрудники.
3. Нажмем на ссылку Все элементы для настройки отбора, чтобы не перезаписывать лишние карточки. Добавим условие: реквизит Дополнять представление со значением Да (или Уточнение наименования с условием Заполнено).
4. В списке доступных реквизитов найдем поле Дополнять представление, установим флаг для изменения и выберем значение Нет (снимем признак).
5. Найдем строку Уточнение наименования, отметим её флагом и оставим текстовое поле полностью пустым.
6. Нажмем кнопку Изменить реквизиты и дождемся завершения фоновой обработки данных.

Если уточнения наименования подтягиваются также из карточек физических лиц, выполним аналогичную процедуру для справочника Физические лица, очистив реквизит Уточнение наименования.

Особенности отображения и альтернативные варианты настройки

Проанализируем важные нюансы, которые необходимо учитывать при очистке представлений:

1. Печатные формы документов. Дополнительные суффиксы отображаются в интерфейсе программы, списках выбора, расчетных листках и аналитических отчетах. Однако в унифицированные печатные формы (приказы Т-1, Т-8, трудовые договоры) программа выводит официальные ФИО из регистра сведений ФИОФизическихЛиц без каких-либо суффиксов.
2. Различимость совместителей. Если полностью очистить уточнения наименований у внутренних совместителей и сотрудников с договорами ГПХ, в выпадающих списках документов все позиции одного физического лица будут отображаться одинаково. В таком случае выбирать нужную позицию придется по табельному номеру или должности.
3. Системное правило формирования представления. Вместо индивидуального заполнения текстовых полей в карточках сотрудников удобнее настроить общее правило программы. Перейдем в меню Настройки — Кадровый учет — Правило формирования представления элементов справочника сотрудники в отчетах и документах. При выборе варианта с выводом вида занятости программа будет формировать понятные представления автоматически «на лету» без необходимости ручного редактирования карточек.
4. Видимость полей в карточке сотрудника. Если в форме сотрудника группа реквизитов представления скрыта, откроем меню Еще — Изменить форму, найдем узел Подвал или группу Представление сотрудника и включим флаги видимости для элементов управления.