При ведении торгового и складского учета компании часто сталкиваются с необходимостью идентифицировать каждый конкретный экземпляр товара. Это критически важно для продажи дорогостоящей электроники, бытовой техники, оборудования, а также для контроля гарантийных обязательств по заводским номерам. В этой статье мы подробно разберем, как правильно реализовать поштучное штрихкодирование в программе 1С:Комплексная автоматизация 2.4 (1С:КА) и родственной ей 1С:ERP Управление предприятием 2.
Мы проанализируем возможные методики учета, выясним, почему популярные «простые» варианты на практике оказываются тупиковыми, детально изучим механизм настройки серий, а также разберем технические нюансы конфигурирования складов и ордерной схемы.
Иногда на практике (и в обсуждениях на форумах) встречается предложение создавать отдельную карточку в справочнике Номенклатура или отдельную Характеристику под каждую физическую единицу товара. Аргументируют это тем, что так легче контролировать остатки (количество всегда равно единице) и не нужно настраивать сложные механизмы учета.
Давайте проанализируем, к каким катастрофическим последствиям для информационной системы приводит данный подход в реальном учете:
Таким образом, уникальная номенклатура и характеристики абсолютно не подходят для поштучного учета. Единственным верным и заложенным разработчиками 1С решением является использование механизма Серий.
Выясним, как работает данный механизм. В конфигурации 1С:Комплексная автоматизация 2.4 понятия серии и серийного номера на уровне архитектуры базы данных — это тождественные объекты. Серия может выступать как в роли партии товара (например, серия краски или срок годности лекарств), так и в роли конкретного единичного экземпляра.
Чтобы задействовать поштучный серийный учет, выполним базовые настройки:
При такой настройке конфигурация автоматически включает жесткий контроль: в любом документе количество по каждой указанной серии всегда будет строго равно единице. Продать или списать две штуки товара под одной серией система физически не позволит.
Политика учета серий определяет, в каких именно документах (приходный ордер, расходный ордер, сборка, реализация) кладовщик и менеджер обязаны фиксировать серийные номера, и как система будет вести их учет.
Рассмотрим два основных типа политик учета серий для индивидуальных номеров:
При этом варианте серии фиксируются исключительно как текстовая информация в документах. Система запоминает, какой серийный номер был принят или продан (это полезно для заполнения гарантийных талонов), но движения остатков в разрезе серий на складе не происходит. То есть на складе числится просто общее количество товара (например, 10 штук), а какие именно номера лежат на полках — в регистре остатков не отражается.
Для активации этого режима выберем тип политики Справочное указание серий. Плюс этого метода — для работы не требуется включать ордерную схему документооборота на складе.
Это полноценный складской учет. Система четко знает, что на складе лежит именно экземпляр с серийным номером «SN-10025». При отгрузке программа потребует списать именно тот номер, который реально уходит клиенту.
Для этого режима выберем тип политики Управление остатками серий. Обратите внимание: полноценный учет остатков серий возможен только на складах с включенной ордерной схемой документооборота (хотя бы на уровне отражения излишков и недостач).
Классическая сложность, с которой сталкиваются пользователи 1С:КА 2.4 «из коробки», заключается в том, что стандартный регистр сведений ШтрихкодыНоменклатуры хранит информацию только в разрезе связки Номенклатура + Характеристика + Упаковка. В нем нет штатного измерения Серия.
Рассмотрим, как типовой функционал решает задачу сканирования, и какие существуют пути оптимизации.
В типовой конфигурации сканирование серийных номеров реализовано как двухэтапный процесс:
Если на поступающем товаре отсутствуют заводские штрихкоды серий, мы можем сгенерировать их прямо в системе. Для этого в документе поступления в окне регистрации серий нажмем кнопку Сгенерировать номера. После этого можно распечатать готовые этикетки со штрихкодами серийных номеров (шаблон предварительно настраивается через стандартный редактор макетов).
Если бизнес-процессы склада требуют сканирования «в один клик» (чтобы при сканировании одного кода система мгновенно определяла и товар, и конкретный серийный номер), используют один из следующих путей доработки:
Серия в регистр ШтрихкодыНоменклатуры. Это позволит напрямую привязывать уникальные внешние штрихкоды к конкретным сериям в справочнике. При сканировании система выполнит поиск по этому регистру и сразу добавит в документ нужную номенклатуру с заполненной серией.При попытке включить полноценный учет серий на существующем складе пользователи часто сталкиваются с тем, что программа не разрешает изменять настройки складского учета. Флажки ордерной схемы становятся серыми и недоступными для редактирования, из-за чего приходится использовать только упрощенный «справочный» вариант серий.
Проанализируем, как обойти это ограничение и правильно перенастроить склад:
Если вы не хотите полностью переходить на сложный ордерный документооборот (с оформлением приходных и расходных ордеров на каждую отгрузку), воспользуйтесь компромиссным решением, заложенным в систему. В настройках склада достаточно установить флаг ордерной схемы только для операции Использовать ордерную схему при отражении излишков, недостач и порчи.
Это позволит вести полноценный партионный и серийный учет остатков, не перегружая кладовщиков лишними ордерами при повседневных продажах и закупках.
Важное предупреждение безопасности: Если по складу уже велись активные движения товаров, и на остатках есть позиции, включать серийный учет для уже существующей номенклатуры в работающей базе крайне опасно! Это неизбежно приведет к рассогласованию регистров остатков накопления (появятся «зависшие» остатки без серий, которые система не позволит списать).
Правильная методика перехода на серийный учет для работающей базы выглядит следующим образом:
Используя этот алгоритм, вы гарантированно избежите ошибок в расчете себестоимости и складских остатков, а ваша система будет работать быстро и стабильно.