← На главную

При переходе на программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (версия 3.1) с использованием рекомендованного переноса данных в систему не переносятся исторические расчетные документы (такие как «Отпуск», «Больничный лист», «Начисление зарплаты и взносов»). Вся архивная информация за прошедшие периоды фиксируется сводными записями в специальных документах Перенос данных. В связи с этим стандартные кнопки Исправить и Сторнировать для периодов до начала эксплуатации не функционируют или приводят к сбоям в расчете. Разберем по шагам, как правильно организовывать работу при необходимости сделать исправление прошлого периода в первые месяцы ведения учета.

Выясним причину проблемы и риски редактирования переноса данных

Проанализируем типичную ситуацию: в первом открытом месяце работы в новой программе возникает необходимость ввести больничный лист или уточнение по отпуску за прошлый период. Обычной реакцией пользователей становится желание откорректировать входящие цифры непосредственно в документе Перенос данных. Посмотрим, почему этого делать не стоит:

1. Документ Перенос данных содержит записи сразу по нескольким сложным регистрам накопления и расчета. Неаккуратное изменение одной цифры может нарушить учет НДФЛ, страховых взносов и расчета среднего заработка.
2. Если предоставить массовый доступ пользователям расчетной службы к техническим документам переноса, со временем будет крайне сложно найти исходные концы и восстановить корректность начального сальдо.

Рассмотри практический порядок проведения исправлений

Разберем регламент действий, который позволяет провести необходимые корректировки без открытия доступа к начальным документам переноса:

1. Установка даты запрета и ограничение прав. В первую очередь установим дату запрета изменения данных на дату начала эксплуатации системы. Права на редактирование документов Перенос данных необходимо оставить только у администраторов.
2. Параллельный учет и ручной ввод на вкладке перерасчета. В первый месяц работы при возникновении необходимости перерасчета сумм прошлого периода рекомендуется вводить готовые цифровые значения вручную на закладке Перерасчет прошлого периода в текущих документах (например, в документе Начисление зарплаты и взносов или Больничный лист).
3. Регистрация отсутствия без автосторнирования. Если документ отклонения (больничный лист за период до переноса) вносится в текущем месяце для учета стажа или отправки данных в СФР, создадим его стандартным образом. Если автоматический перерасчет прошлого периода в нем не требуется, созданные программой сторно-записи на вкладке перерасчета очищаем вручную.
4. Использование специализированных документов доначисления. Если требуется дочислить или удержать суммовые разницы за прошлые периоды, используем документ Доначисление, перерасчет (раздел Зарплата) либо регистрируем разовые начисления в открытом текущем месяце. Это позволит корректно отразить суммы в текущих ведомостях на выплату без искажения закрытых периодов.
5. Очистка фантомных записей в сервисе перерасчетов. Ввод документов отклонений за прошлый период может автоматически формировать записи о необходимости перерасчета. Чтобы эти записи не попали в регулярное начисление зарплаты, регулярно очищаем их через Перерасчеты (раздел Зарплата – Сервис – Перерасчеты).
6. Корректировка налогового учета. Если ошибка прошлого периода влияет на отчетность по НДФЛ или страховым взносам, используем документы Операция учета НДФЛ и Операция учета взносов. С их помощью корректируются доходы и исчисленные налоги напрямую, без изменения технических документов переноса.

Проанализируем альтернативные варианты исправления ошибок

Рассмотрим случаи, когда исправление существенно влияет на расчеты прошлого периода:

1. Расчет в старой информационной базе. Если ошибка требует сдачи уточненной отчетности (РСВ, 6-НДФЛ) за периоды до перехода, перерасчет и формирование корректирующих форм рекомендуется выполнять в старой программе. В новую систему вносится только итоговая сумма изменения через документ Ввод начальной задолженности.
2. Корректировка заработка для пособий. Если корректировка за прошлые года нужна только для корректного расчета будущих пособий по временной нетрудоспособности, внесенные суммы правильнее зафиксировать через документ Справка другого работодателя для расчета пособий или отредактировать данные о заработке в форме входящих справок, не затрагивая регистры расчета зарплаты.