← На главную

Перевод расчета заработной платы и кадрового учета из программы «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0» в «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» — стандартная задача при развитии компании. Однако при таком переходе неизбежно возникает вопрос: как правильно учесть предшествующие начисления и отработанное время сотрудников за последние один-два года? Без этих сведений программа не сможет корректно рассчитать пособия по временной нетрудоспособности, отпускные и командировочные выплаты. Рассмотрим подробно все возможные сценарии и разберем по шагам, как решить эту задачу.

Вариант 1. Автоматический перенос при первом запуске информационной базы

Если вы только начинаете работу в новой информационной базе 1С:ЗУП 3.1, проанализируем возможности встроенного механизма начального заполнения. В программе предусмотрен штатный помощник «Начальная настройка программы», который предлагает перенести данные из прежних программ.

Разберем порядок работы с помощником:

1. При первом запуске пустой базы выберите вариант загрузки данных из программы «1С:Бухгалтерия предприятия, ред. 3».
2. Укажите способ подключения: прямое подключение к информационной базе на компьютере (или сервере) либо через предварительно выгруженный файл данных.
3. Запустите процедуру загрузки. Помощник автоматически перенесет справочники сотрудников, физических лиц, организаций, их кадровые срезы (должности, оклады, подразделения), а также сформирует служебные документы с движениями по регистрам накопления для расчета среднего заработка, учета НДФЛ и страховых взносов.

Этот способ позволяет избежать рутинного ручного ввода, однако перед началом регулярной работы необходимо выборочно проверить перенесенные остатки и начисления.

Вариант 2. Ручной ввод среднего заработка по мере наступления событий

Если справочники уже перенесены без расчетной истории (например, через стандартную синхронизацию данных или вручную), совсем не обязательно переносить за два года все документы начислений, табели и расчеты налогов. Для 60 человек это колоссальный объем лишней работы. Практика показывает, что сотрудники не уходят одновременно в отпуска или на больничные. Гораздо быстрее и надежнее вносить данные выборочно, по мере возникновения расчетов по среднему заработку.

Разберем два основных расчетных случая:

1. Расчет отпусков, командировок и иных оплат по среднему заработку (период — 12 предшествующих месяцев):

1. Создадим документ Отпуск (или Командировка).
2. В строке поля «Средний заработок» нажмем кнопку с изображением карандаша (редактирование среднего заработка).
3. В открывшейся форме «Ввод данных для расчета среднего заработка» вручную введем суммы заработка и фактически отработанное время по календарным месяцам расчетного периода.
4. Если у сотрудников не менялся оклад, можно воспользоваться кнопкой «Дополнить по данным ФОТ»: программа заполнит таблицу плановыми начислениями и графиком работы автоматически.
5. Проведем документ. После проведения введенные данные зафиксируются в системных регистрах, и при расчете следующих отпусков за эти же месяцы данные повторно вводить уже не придется.

2. Расчет больничных листов и пособий по беременности и родам (период — 2 предшествующих календарных года):

1. При создании документа Больничный лист перейдем к форме редактирования среднего заработка (кнопка «карандаш» рядом с полем расчета среднего).
2. Укажем общие суммы заработка за два предыдущих года, с которых уплачивались страховые взносы.
3. Второй способ фиксации заработка для больничных — использовать специализированный документ Справка для расчета пособий (входящая) в разделе «Зарплата». Документ позволяет ввести доходы за два предыдущих года от текущего страхователя, которые автоматически подтянутся в любой будущий больничный.

Вариант 3. Массовый ввод данных через документ «Перенос данных»

Если бухгалтерия требует заранее ввести всю базу для расчета среднего заработка на всех сотрудников без создания фиктивных расчетных документов, воспользуемся универсальным документом Перенос данных. Он находится в разделе «Администрирование» — «Переносы данных».

Проанализируем структуру регистров, которые необходимо заполнить:

1. Для расчета отпусков и командировок:
   • Регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (общий) — содержит суммы начислений с разбивкой по месяцам и сотрудникам;
   • Регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (общий) — фиксирует отработанные календарные и рабочие дни, а также часы.
2. Для расчета больничных листов:
   • Регистр накопления Данные о начислениях для расчета среднего заработка (ФСС) — хранит базу для начисления пособий в разрезе расчетных лет;
   • Регистр накопления Данные о времени для расчета среднего (ФСС) — необходим для учета дней, исключаемых из расчета (предыдущие периоды нетрудоспособности, отпуска по уходу за ребенком).

Особенности перехода в середине расчетного года (с марта)

Выясним причину, по которой нельзя ограничиться только базой для отпусков и больничных при старте учета не с 1 января. Учет НДФЛ и страховых взносов ведется нарастающим итогом с начала календарного года. Чтобы программа корректно рассчитывала налоги в марте, ей необходимо знать доходы за январь и февраль текущего года.

Для этого в разделе «Налоги и взносы» введем следующие документы:

1. Документ Операция учета НДФЛ — зарегистрируем полученный сотрудниками доход за январь и февраль. Это обеспечит правильный контроль предела доходов для стандартных налоговых вычетов (например, на детей) и расчет прогрессивной шкалы НДФЛ.
2. Документ Операция учета взносов — внесем облагаемую базу по сотрудникам за январь и февраль для корректного контроля предельной величины базы страховых взносов.

Настройка взаимодействия между 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Бухгалтерией 3.0

После ввода начальных сведений и переноса кадровой структуры обязательно настроим саму программу «1С:Бухгалтерия предприятия 3.0»:

1. Перейдем в раздел «Зарплата и кадры» — «Настройки зарплаты» — «Общие настройки».
2. Переключим тумблер «Учет расчетов по заработной плате и кадровый учет ведутся» в положение «Во внешней программе».
3. После переключения документы начисления зарплаты в бухгалтерской базе блокируются для создания, а накопленная история сохраняется. С этого момента начисления формируются только в ЗУП и передаются в бухгалтерию с помощью документа Отражение зарплаты в бухучете и ведомостей на выплату.

Важное ограничение базовой версии: помните, что базовая версия 1С:ЗУП 3.1 рассчитана на ведение учета строго по одной организации в рамках одной информационной базы. Если в бухгалтерской базе учет велся по нескольким юридическим лицам, для каждого из них потребуется создать отдельную базу данных ЗУП либо перейти на версию ПРОФ.