При подготовке ежемесячной отчетности бухгалтеры часто сталкиваются с неприятной ситуацией: при заполнении документа Отражение зарплаты в регламентированном учете в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 2.5 некоторые строки остаются пустыми — в них не заполняются счета дебета, кредита или субконто (аналитика). Это приводит к невозможности корректно выгрузить проводки в бухгалтерскую программу («1С:Бухгалтерия») и нарушает закрытие месяца.
Проанализируем причины возникновения этой проблемы, детально разберем алгоритм ее диагностики и найдем эффективные способы решения на примере реального практического кейса.
В программе 1С:ЗУП 2.5 отражение начисленных сумм в бухгалтерском учете строится на иерархическом принципе. Система ищет подходящий шаблон проводки (так называемый Способ отражения в регламентированном учете) последовательно, сверху вниз. Упрощенно этот алгоритм можно представить в виде следующей схемы:
Если ЗначениеЗаполнено(Начисление.СпособОтражения) Тогда
СпособОтражения = Начисление.СпособОтражения;
ИначеЕсли ЗначениеЗаполнено(Сотрудник.СпособОтражения) Тогда
СпособОтражения = Сотрудник.СпособОтражения;
ИначеЕсли ЗначениеЗаполнено(Подразделение.СпособОтражения) Тогда
СпособОтражения = Подразделение.СпособОтражения;
Иначе
СпособОтражения = НеОпределен; // Строка остается пустой!
КонецЕсли;
Если цепочка поиска прерывается и программа не находит ни одного заданного правила ни для конкретного вида расчета, ни для сотрудника, ни для его подразделения, строка в документе Отражение зарплаты в регламентированном учете остается незаполненной. Особое коварство этой ошибки заключается в том, что в обычные месяцы по сотруднику все может рассчитываться идеально (так как срабатывает привязка к его подразделению или окладу), но при увольнении или кадровом перемещении настройки «ломаются».
---
Если вы обнаружили незаполненную строку, не нужно пытаться угадать причину или вручную перебивать проводки на вкладке «Проводки» — это устранит лишь следствие, но при следующем перезаполнении ошибка вернется. Пройдем по шагам правильный путь исправления ситуации.
Прежде всего выясним, откуда взялась эта конкретная сумма, которая отражается без аналитики. Для этого:
Отражение зарплаты в регламентированном учете.Очень часто пустые строки возникают при расчете увольняющихся сотрудников через документ Расчет при увольнении сотрудников организаций. При увольнении начисляются специфические виды выплат, такие как:
Поскольку эти начисления производятся редко, для них часто забывают настроить правила отражения в учете. Более того, на момент проведения документа Отражение зарплаты... сотрудник уже уволен кадровым приказом. Программа больше не видит его в составе текущего подразделения и не может автоматически применить к нему «коллективный» способ отражения, заданный для отдела. Единственным выходом в данном случае является явное указание способа отражения для самого вида расчета.
Выяснив, какое именно начисление (например, Компенсация отпуска при увольнении по календарным дням) вызвало сбой, перейдем к его настройке:
Если проблема возникла не из-за увольнения, а из-за перевода сотрудника внутри организации, проанализируем кадровые документы. При проведении документа Кадровое перемещение организаций важно обращать внимание на вкладку «Бухучет».
В этом документе фиксируются движения по регистру сведений Учет основного заработка сотрудников организаций в регламентированном учете. Если при перемещении в другое подразделение поле «Бухучет» было оставлено пустым, а у нового подразделения также не задан способ отражения по умолчанию, программа потеряет связь с проводками. Проверьте этот регистр по конкретному сотруднику и при необходимости заполните способ отражения в документе кадрового перемещения.
После внесения любых изменений в виды расчета, кадровые перемещения или свойства подразделений, недостаточно просто перепровести ранее созданный документ отражения. Выполним следующие действия:
Отражение зарплаты в регламентированном учете.---
Для сравнения рассмотрим, почему подобные проблемы практически не встречаются в актуальной редакции 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1. Разработчики пересмотрели концепцию бухучета:
В версии ЗУП 2.5 такой автоматической страховки нет, поэтому контроль за корректностью заполнения способов отражения для специфических начислений (таких как компенсация отпуска при увольнении) полностью ложится на плечи расчетчика и бухгалтера.