Переход крупного предприятия на единую ИТ-архитектуру часто сопровождается вопросом: возможно ли полноценно и безболезненно вести регламентированный учет в системе 1С:ERP Управление предприятием? Многие специалисты, привыкшие к классической и гибкой программе 1С:Бухгалтерия предприятия (БП), сталкиваются с серьезными трудностями на начальных этапах работы в ERP. В этой статье мы подробно разберем ключевые особенности ведения бухгалтерского и налогового учета в 1С:ERP, выясним причины архитектурных различий между конфигурациями и определим методологию успешного перехода.
Для того чтобы понять логику работы регламентированного учета в ERP, необходимо осознать фундаментальную разницу в архитектуре систем. В 1С:БП проводка на счетах бухгалтерского учета является первичным и главным движением любого документа. Почти все отчеты, включая анализ субконто, оборотно-сальдовые ведомости и акты сверки, строятся напрямую по бухгалтерским проводкам.
В 1С:ERP ситуация принципиально иная. Первичными здесь являются регистры накопления оперативного контура. Оперативный учет фиксирует бизнес-факты (движение товаров, возникновение задолженности, выпуск продукции) в режиме реального времени. Бухгалтерская проводка в ERP вторична — она является лишь финансовым отражением уже зафиксированного оперативного факта.
Рассмотрим эту цепочку на примере:
РеализацияТоваровУслуг.РасчетыСКлиентами.Среди начинающих пользователей ERP распространена привычка корректировать учетные данные с помощью документа ОперацияБух (ручная операция). В 1С:ERP это действие гарантированно ведет к разрушению целостности базы данных.
Проанализируем ситуацию: бухгалтер решает скорректировать задолженность контрагента на счете 62 вручную через документ Операция (регламентированный учет). Проводка ложится на счета учета. Однако оперативный регистр накопления РасчетыСКлиентами остается без изменений. В результате возникают следующие критические ошибки:
Проводки по регламентированному учету в ERP полностью подчинены оперативному контуру. Нам необходимо привить сотрудникам жесткое правило: любые исправления должны выполняться только специализированными оперативными документами (например, КорректировкаЗадолженности, СписаниеНедостачТоваров, КорректировкаРеализации).
Использовать ручные операции допускается только на участках, которые абсолютно не связаны с оперативным контуром системы (например, операции по уставному капиталу или начисление некоторых видов специфических оценочных обязательств).
При внедрении 1С:ERP кардинально меняется должностная инструкция бухгалтера. В классической схеме бухгалтер сам создает первичные документы и указывает в них счета дебета и кредита. В ERP первичную информацию вводят сотрудники других подразделений: кладовщики, менеджеры отдела продаж, логисты, начальники производственных участков. Они не знают и не должны знать бухгалтерские счета.
В этой схеме задача бухгалтера состоит в первоначальной настройке и последующем контроле системы. Для автоматического формирования проводок используется механизм ГФУ — Групп финансового учета. Мы настраиваем правила один раз в специальных справочниках:
ГруппыФинансовогоУчетаНоменклатуры — определяют, на каких счетах будет учитываться конкретный товар, материал или услуга (счета 10, 41, 43, 20 и т.д.).ГруппыФинансовогоУчетаРасчетов — определяют счета расчетов с контрагентами (счета 60, 62, 76).ГруппыФинансовогоУчетаДенежныхСредств — определяют счета учета касс и банковских счетов (счета 50, 51, 52, 55).Разберем пример настройки автоматического отражения хозяйственной операции в коде системы:
// Примерная схема логики автоматического определения счетов в ERP
Функция ОпределитьСчетаУчета(ДокументСсылка)
ГФУ_Номенклатуры = ДокументСсылка.Номенклатура.ГруппаФинансовогоУчета;
ГФУ_Расчетов = ДокументСсылка.Контрагент.ГруппаФинансовогоУчетаРасчетов;
СчетУчетаНоменклатуры = ПолучитьСчетИзНастроек(ГФУ_Номенклатуры, "СкладскойУчет");
СчетУчетаРасчетов = ПолучитьСчетИзНастроек(ГФУ_Расчетов, "РасчетыСПокупателями");
Возвратить Новый Структура("Дт, Кт", СчетУчетаНоменклатуры, СчетУчетаРасчетов);
КонецФункции
Контроль над корректностью работы системы осуществляется через специализированное рабочее место ОтражениеДокументовВРегламентированномУчете. Здесь бухгалтер видит документы, которые не смогли автоматически сформировать проводки из-за незаполненных ГФУ, и оперативно исправляет настройки аналитики.
Переходя на ERP, бухгалтеры должны быть готовы к двум важнейшим функциональным особенностям:
1. Расчет себестоимости «вслепую» в течение месяца. При проведении документов списания товаров или выпуска продукции в течение отчетного периода проводки в регламентированном учете будут содержать только количественные показатели. Суммовая оценка появится только после запуска регламентной процедуры ЗакрытиеМесяца. Система производит сложнейшие циклические расчеты распределения затрат и формирования партий. Пытаться анализировать финансовый результат до финального закрытия месяца бессмысленно.
2. Раздельный учет НДС на основе «Видов запасов». В ERP этот механизм реализован значительно строже, чем в БП. Каждая партия поступившего товара приобретает определенный вид запаса (например, "Оплаченный НДС", "НДС под деятельность, облагаемую ставкой 0%"). Любое изменение документов задним числом ломает цепочку партионного учета, что мгновенно приводит к ошибкам в распределении НДС. Корректировать эти ошибки вручную невозможно — исправление достигается только путем восстановления хронологии проведения документов и полного перезапуска партионного учета.
Перед началом проекта автоматизации необходимо взвесить все риски и выбрать оптимальную модель ведения учета.
Все оперативные процессы и регламентированный учет ведутся в одной системе.
Оперативный контур ведется в ERP, после чего данные посредством синхронизации выгружаются в типовую базу 1С:Бухгалтерия.
Если решение объединить учет в единой ERP принято, переходить следует поэтапно:
1С:Бухгалтерия предприятия 2.0, настоятельно рекомендуется сначала обновить ее до актуальной версии 3.0 штатными средствами обновления от фирмы 1С.Подводя итог, можно утверждать: вести качественный бухгалтерский учет в 1С:ERP не только возможно, но и экономически эффективно для крупных предприятий при условии системного подхода к внедрению и обучению пользователей.