При внедрении современных ERP-систем перед компаниями часто встает вопрос: как правильно разделить регламентированный (бухгалтерский и налоговый) учет и внутренний управленческий учет? Нередко интеграторы и франчайзи предлагают вести управленческий учет на базе отдельной компании внутри единой базы или вовсе разделить учет на две независимые конфигурации. В этой статье мы подробно проанализируем, как устроен этот механизм в 1С:ERP, разберем настройку специального системного инструмента — «Управленческой организации», и сравним наиболее популярные архитектурные концепции.
Начиная работу с 1С:ERP, многие пользователи ошибочно полагают, что для ведения управленческого учета достаточно создать еще одно стандартное юридическое лицо в справочнике Организации. Однако в системе заложен гораздо более глубокий и специализированный функционал.
Управленческая организация — это особый предопределенный элемент системы, который активируется через системные настройки. Документы, оформленные по этой организации, принципиально не формируют проводок в регламентированном учете (БУ и НУ), но при этом полноценно отражаются во всех регистрах оперативного и управленческого контура.
Давайте пошагово разберем, как включить этот функционал в системе:
После активации этой настройки в справочнике Организации автоматически появится предопределенный элемент — Управленческая организация. Использовать ее можно для отражения операций, которые должны влиять на финансовый результат холдинга, оценку запасов и расчет себестоимости, но не должны фигурировать в официальной отчетности для фискальных органов.
Включение раздельного учета активирует в 1С:ERP специальный двухэтапный сценарий работы. Это крайне полезно в ситуациях, когда физическое движение товаров (управленческое событие) не совпадает во времени с передачей официального пакета документов (регламентированное событие).
В системе появляются новые виды хозяйственных операций, такие как Закупка по регл. учету и Реализация (только регл. учет). Рассмотрим, как это работает изнутри:
Управленческой организации. Общий складской остаток компании не меняется, но происходит внутреннее перераспределение права собственности.Управленческой организации, закрывающий эту цепочку.Если в вашей базе ведется учет по нескольким реальным организациям и одной управленческой, неизбежно возникнет необходимость передавать товары между ними. Для этого мы используем стандартный механизм межфирменных продаж (Интеркампани).
Этот механизм позволяет одной организации продавать товары, которые физически находятся на складе другого юридического лица холдинга. В конце отчетного периода система автоматически определяет такие переходы и предлагает сформировать документы передачи товаров между организациями.
Проанализируем важное архитектурное изменение, произошедшее в последних редакциях 1С:ERP (начиная с версии 2.5):
Ранее для контроля остатков товаров организации использовались тяжелые регистры накопления, такие как Товары организаций и Товары к передаче. Это приводило к частым блокировкам базы при одновременной работе пользователей и затягивало расчет себестоимости. В современных версиях архитектура была переработана: теперь ключевую роль играет оптимизированный регистр Резервы товаров организаций. Он позволяет системе оценивать доступность запасов внутри холдинга в режиме реального времени, не привязываясь к конкретным первичным документам до момента финального закрытия месяца.
Специалисты, имеющие опыт работы в старых конфигурациях (например, 1С:УПП 1.3), часто ищут в шапке документов привычные флажки «УУ», «БУ» и «НД». Разберем, как этот вопрос решен в современной ERP-системе.
В 1С:ERP классических галочек разделения учета в документах больше нет. Архитектура платформы теперь базируется на иных принципах:
Направления деятельности. С его помощью вы можете разметить любые доходы, расходы, денежные средства и даже материальные запасы по проектам, филиалам или бизнес-направлениям. Это позволяет получать управленческий баланс в любых аналитических разрезах без привязки к конкретным юридическим лицам.При проектировании системы автоматизации перед архитектором всегда стоит выбор: вести все виды учета в одной базе 1С:ERP или вынести регламентированный учет в отдельную базу 1С:Бухгалтерия (БП), оставив ERP исключительно под нужды управленцев. Давайте подробно сопоставим оба подхода.
При таком сценарии и операционные менеджеры, и бухгалтеры работают в едином информационном пространстве.
Преимущества:
Недостатки:
В этом сценарии управленческий учет и планирование ведутся в 1С:ERP, а для сдачи регламентированной отчетности настроена синхронизация с 1С:Бухгалтерией предприятия.
Преимущества:
Недостатки:
Выбор оптимальной схемы зависит от масштаба вашего бизнеса, готовности ИТ-службы поддерживать сложные интеграционные решения и строгости требований к конфиденциальности управленческих данных. Внедрение Управленческой организации внутри единой базы ERP — это мощный инструмент, который при правильной организационной дисциплине позволяет отказаться от лоскутной автоматизации и построить прозрачный, контролируемый бизнес.