Как закрыть заказ поставщику в 1С:ERP и УТ 11 при расхождениях между финансовыми документами и складскими ордерами

В практике работы с современными системами на базе 1С:Предприятие 8.3, такими как 1С:ERP Управление предприятием или 1С:Управление торговлей 11, часто возникает ситуация, когда цепочка документов по закупке не закрывается. Одной из самых неприятных ошибок является блокировка закрытия Заказа поставщику из-за расхождений между финансовым поступлением (бумагами) и фактической приемкой товара на склад. Проанализируем ситуацию: по документам пришло 100 единиц товара, оплачено 100, а складской приходный ордер оформлен только на 90 единиц из-за выявленной недостачи.

Почему система блокирует закрытие заказа?

Для начала разберем техническую сторону вопроса. В программах 1С:ERP и УТ 11 статус выполнения заказа контролируется не по одному отчету, а по нескольким регистрам накопления одновременно. Когда мы пытаемся закрыть заказ, система проверяет остатки по следующим ключевым направлениям:

1. Регистр «Заказы поставщикам»: здесь фиксируется разница между тем, что мы заказали, и тем, что отразили в финансовом документе Приобретение товаров и услуг. Если заказано 100 и оформлено 100, этот регистр «закрыт» в ноль.
2. Регистр «Товары к поступлению»: именно здесь кроется причина проблемы в нашем случае. Этот регистр связывает финансовое поступление (ПТиУ) и фактическую работу склада (Приходный ордер на товары). Если ПТиУ сделано на 100 шт., а ордер — на 90 шт., то в регистре «зависает» остаток в 10 шт. Система считает, что товар документально куплен, но фактически на склад не доехал.

Пока в регистре Товары к поступлению есть остатки, заказ не перейдет в статус Закрыт, так как 1С «ждет» завершения складской операции.

Способ 1: Использование Акта о расхождениях после приемки

Рассмотрим наиболее корректный с точки зрения методологии 1С способ. Если товар уже принят, а период, в котором оформлялось Приобретение товаров и услуг, закрыт, нам поможет документ Акт о расхождениях после поступления. Рассмотрим последовательность действий:

1. Найдем документ Приобретение товаров и услуг, по которому возникло расхождение.
2. На его основании создадим Акт о расхождениях после поступления.
3. В табличной части документа на вкладке «Товары» укажем фактическое количество (90 шт.) и количество по документу (100 шт.).
4. В колонке «Как отработать расхождение» выберем вариант, соответствующий вашей ситуации. Если поставщик не будет довозить товар и вы решили вопрос с недостачей (например, списали на виновных), выбирается вариант Оформить корректировку приобретения с последующим списанием на доходы/расходы.
5. После проведения Акта система предложит создать корректировочные документы. Отражение акта «схлопнет» остатки в регистре Товары к поступлению, выравнивая финансовую и складскую части.

Способ 2: Корректировка приобретения в текущем периоде

Проанализируем ситуацию, если мы не хотим использовать сложный механизм Актов. Если ПТиУ было оформлено на 100 шт., но по факту пришло 90, и мы понимаем, что 10 шт. уже никогда не доедут, мы можем уменьшить финансовое поступление. Для этого используем документ Корректировка приобретения.

Выясним причину, по которой это удобно: корректировка позволяет не трогать закрытый период. Мы делаем ее текущей датой, указывая основанием исходное Приобретение товаров и услуг. В строке с товаром меняем количество на фактическое. После проведения корректировки:

• Регистр Товары к поступлению очистится от «хвоста» в 10 единиц.
• У нас возникнет переплата поставщику в размере стоимости 10 единиц (так как оплачено было 100).
• В Заказе поставщику строка «оживет», так как теперь по нему оформлено финансово только 90 шт. при заказе в 100.

Теперь мы можем зайти в Заказ поставщику, воспользоваться кнопкой Заполнить — Отменить неотработанные строки. После этого заказ успешно закроется.

Способ 3: Отражение через складские документы (Инвентаризация)

Посмотрим на ситуацию со стороны склада, как предлагали в сообщении №17. Если стоит задача «допринять» эти 10 штук виртуально, чтобы закрыть цепочку документов, а потом списать их как недостачу, алгоритм будет следующим:

1. Оформим Приходный ордер на товары на недостающие 10 штук. Теперь склад и финансы равны (100 и 100). Заказ поставщику закроется без проблем.
2. Однако на складе теперь числится лишний товар, которого физически нет. Нам нужно его списать.
3. Создаем Ордер на отражение недостач товаров в рамках складской инвентаризации.
4. На основании ордера создаем финансовый документ Списание недостач товаров.
5. В документе списания указываем статью расходов, на которую ляжет стоимость этих 10 единиц (например, на виновных лиц или на прочие расходы компании).

Этот способ хорош тем, что он полностью отражает реальную историю: «купили 100, по документам приняли 100, но 10 потеряли и списали».

Способ 4: Корректировка регистров (технический метод)

Иногда возникают ситуации, когда «все сломано», периоды закрыты, и стандартные документы не помогают. В этом случае программист или администратор может воспользоваться документом Корректировка регистров. Нам нужно вручную сделать движение по регистру накопления Товары к поступлению. Рассмотрим пример логики, которую нужно реализовать:

// Пример записи в регистр для очистки остатка
Запись = РегистрыНакопления.ТоварыКПоступлению.СоздатьНаборЗаписей();
Запись.Отбор.Регистратор.Установить(СсылкаНаВашДокумент);
НоваяСтрока = Запись.ДобавитьРасход();
НоваяСтрока.Номенклатура = Справочники.Номенклатура.НайтиПоНаименованию("ВашТовар");
НоваяСтрока.Количество = 10;
НоваяСтрока.ДокументПоступления = СсылкаНаПТиУ;
НоваяСтрока.Заказ = СсылкаНаЗаказ;
Запись.Записать();

Важно: этот метод является «костылем» и должен использоваться только в крайнем случае, когда типовые механизмы корректировок недоступны. После ручной правки регистров обязательно проверьте отчет «Контроль оформления документов товародвижения».

Решение вопроса с переплатой

Независимо от выбранного способа, если вы оплатили 100 единиц, а получили и оставили в учете 90, у вас останется «висеть» аванс поставщику. Чтобы закрыть взаиморасчеты:

• Используйте документ Взаимозачет задолженности, если нужно перенести эту сумму на другой заказ этого же поставщика.
• Используйте Списание задолженности (тип: списание дебиторской задолженности), если вы решили не возвращать эти деньги и списать их в убыток.
• Оформите Возврат денежных средств от поставщика, если он фактически вернул деньги за недопоставленный товар.

Итоги

Для закрытия Заказа поставщику при частичном складском приходе мы должны либо довести складской учет до финансового (допринять и списать), либо уменьшить финансовый учет до складского (сделать корректировку приобретения). Самым прозрачным и современным методом является Акт о расхождениях после приемки, так как он сохраняет всю историю взаимодействия с контрагентом и автоматически создает необходимые корректировки в текущем периоде.