В процессе работы с системой 1С:Документооборот 2.1 руководители и ответственные за бизнес-процессы часто сталкиваются с необходимостью не просто контролировать факт выполнения задачи, но и понимать, сколько реального времени сотрудники затрачивают на её реализацию. Это позволяет проводить план-фактный анализ, выявлять «узкие места» в процессах и оптимизировать нагрузку на персонал. Рассмотрим подробно, как настроить систему для полноценного контроля задач и учета трудозатрат.
Прежде чем приступать к работе с задачами, мы должны убедиться, что в системе активированы соответствующие механизмы. По умолчанию функции учета времени могут быть отключены. Проанализируем, где находятся эти настройки.
Перейдем в раздел Настройка и администрирование, далее выберем пункт Настройка программы и перейдем в подраздел Общие настройки. Здесь нам необходимо обратить внимание на следующие флаги:
Исполнено.Разберем, почему это важно: учет трудозатрат в «1С:Документооборот» тесно связан с механизмом «Ежедневных отчетов». Если опция включена, любая активность по задаче может быть зафиксирована как конкретная запись о работе.
Для контроля исполнения нам сначала нужно задать «планку» — то есть нормативное время исполнения задачи. В комплексных процессах это настраивается на уровне шаблона действия. Рассмотрим ситуацию, когда пользователю часто кажется, что срок можно указать только в датах (днях).
На самом деле, система позволяет указывать длительность задачи с точностью до минут. В поле Срок исполнения в шаблоне процесса мы можем вводить данные в формате относительного времени. Например, если мы укажем 0 дней 4 часа, система отсчитает ровно четыре рабочих часа с момента формирования задачи.
Важно учитывать используемый календарь. Разберем два варианта расчета:
Для корректного контроля в шаблоне также рекомендуется назначить Контролера. Это роль или конкретный сотрудник, который будет получать уведомления о просрочке и сможет отслеживать ход выполнения всего комплексного процесса в целом.
Теперь рассмотрим, как выглядит работа со стороны исполнителя. Когда сотрудник открывает задачу, у него есть несколько инструментов для фиксации времени:
1. Кнопка «Принять к исполнению». Многие пользователи игнорируют этот шаг, нажимая сразу Исполнено. Однако для аналитики это критически важный момент. Нажатие этой кнопки фиксирует время начала работы. Это позволяет отличить «время простоя» задачи в очереди от времени реальной работы над ней.
2. Хронометраж (иконка с часами). Это встроенный секундомер. Рассмотрим алгоритм его работы: сотрудник нажимает на «часики» при начале работы над документом, счетчик начинает тикать. Если сотруднику нужно отвлечься на другую задачу и он запустит хронометраж там, первый счетчик автоматически встанет на паузу. Это исключает ситуацию «накрутки» времени, когда один человек якобы работает над пятью задачами одновременно.
3. Ручной ввод трудозатрат. Если сотрудник забыл включить таймер, в форме задачи всегда доступна кнопка (обычно со значком карандаша или плюса рядом с часами) для ручного ввода фактически потраченного времени. Пользователь просто указывает, например, 30 минут, и кратко описывает содержание работ.
После того как задачи выполнены и трудозатраты зафиксированы, нам необходимо проанализировать полученные данные. Для этого в системе предусмотрен ряд инструментов.
Рассмотрим раздел Совместная работа, где находятся основные отчеты. Наиболее полезным для нашей цели является отчет Трудозатраты по процессам. Он позволяет сравнить плановое время, которое мы указали в шаблоне (см. Шаг 2), с суммарным фактическим временем, которое указали все участники процесса.
Если мы обнаружим значительное отклонение, стоит проанализировать ситуацию подробнее с помощью отчета Статистика длительности процессов. Он покажет, на каком именно этапе и у какого исполнителя возникают задержки.
Для оперативного контроля руководителю рекомендуется использовать Монитор процессов. Это визуальный инструмент, где задачи, требующие внимания, выделяются цветовой индикацией:
Проанализируем техническую особенность версии 2.1: по умолчанию система не блокирует выполнение задачи, если трудозатраты не были введены. То есть, сотрудник может нажать Исполнено, не указав время. Чтобы избежать этого, в крупных организациях часто прибегают к одному из двух методов:
Трудозатраты обязательным для заполнения при завершении задачи.Также важно помнить о связи с объектом Ежедневные отчеты. Каждая запись о времени в задаче — это фактически строка в ежедневном отчете сотрудника. Если сотрудник в конце дня решит отредактировать свой ежедневный отчет, данные о трудозатратах в задаче также изменятся. Это обеспечивает целостность данных в системе.
Таким образом, настроив шаблоны, включив функциональные опции и обучив сотрудников пользоваться кнопками принятия к исполнению и хронометража, мы получаем мощный инструмент для прозрачного управления эффективностью работы подразделений.