При активной работе в программе 1С:Документооборот пользователи часто сталкиваются с необходимостью отправлять документы на ознакомление одним и тем же группам сотрудников. Вручную выбирать десятки коллег каждый раз — задача трудоемкая и подверженная ошибкам. Возникает закономерный вопрос: как автоматизировать этот процесс и создавать готовые группы адресатов?
В этой статье мы подробно разберем все доступные способы группировки получателей задач ознакомления. Мы изучим как инструменты, доступные обычному пользователю без прав администратора, так и более продвинутые административные механизмы настройки конфигурации (для версий 2.1 и 3.0).
Самый простой и быстрый способ, не требующий привлечения ИТ-специалистов или изменения настроек системы, — использование личных списков рассылки в адресной книге. Рассмотрим по шагам, как настроить этот удобный инструмент:
После создания группы мы можем использовать ее при отправке любого документа на ознакомление. В поле подбора адресатов достаточно начать вводить название нашей личной группы. Механизм автоподбора системы 1С:Документооборот моментально распознает ее и автоматически подставит всех входящих в нее сотрудников в список исполнителей задачи.
Важная деталь: Если вы хотите поделиться созданной группой с коллегами, откройте карточку созданной группы контактов, установите флажок «Это общая группа контактов» и на вкладке «Доступ» укажите пользователей, которым она должна быть видна. Изменять состав участников группы сможет только создатель, а выбирать её для отправки задач — все разрешенные пользователи.
Если группы адресатов носят официальный и постоянный характер для всей организации, целесообразно использовать справочник рабочих групп. Разберем особенности этого подхода:
Создание таких групп выполняется в разделе «НСИ» -> «Рабочие группы». Обратите внимание, что важно не путать этот справочник с механизмом «Рабочие группы объекта», который предназначен исключительно для ограничения прав доступа к конкретной карточке документа.
В редакции 1С:Документооборот 3.0 этот функционал стал еще более гибким благодаря автоматизации:
При отправке задачи ознакомления пользователь выбирает эту рабочую группу, и система отправляет задачу всем актуальным участникам.
Для стандартных регламентных процедур (например, ознакомление с приказом о приеме на работу, регламентом безопасности или учетной политикой) идеальным решением является создание шаблонов процессов.
Проанализируем, как это работает:
Если пользователю разрешено редактировать состав участников в конкретном документе, он сможет вручную скорректировать список: добавить новых сотрудников или временно удалить отсутствующих коллег перед стартом процесса.
Часто вместо создания искусственных групп можно использовать уже существующую структуру данных вашей информационной базы. Рассмотрим альтернативные варианты адресации:
Использование подразделений: В поле адресата задачи «Ознакомление» можно добавить не конкретное физическое лицо, а целое подразделение из структуры предприятия (например, «Бухгалтерия»). При старте процесса программа 1С:Документооборот самостоятельно определит всех сотрудников, числящихся в этом подразделении на текущий момент, и сформирует для них персональные задачи ознакомления.
Использование ролей исполнителей: Вместо ФИО конкретного сотрудника (который может уйти в отпуск или уволиться) мы можем указать роль исполнителя, например, «Секретарь приемной» или «Юрист по договорной работе». Программа автоматически направит задачу тому сотруднику, за которым закреплена данная роль в матрице адресации.
Переход на современную редакцию 3.0 открывает ряд уникальных возможностей для оптимизации работы со списками адресатов:
Применяя данные подходы, вы сможете минимизировать рутинные операции сотрудников и сделать процессы ознакомления в вашей компании быстрыми и прозрачными.