Как создать задачи на ознакомление со входящими и исходящими документами для рабочих групп и подразделений в 1С:Документооборот

← На главную

В процессе документооборота крупной организации часто возникает задача: направить входящий или исходящий документ на ознакомление целой группе сотрудников. Это может быть рабочая группа документа, целый отдел или сотрудники определенной роли в вышестоящем подразделении (например, все юристы головного офиса). Если решать эту задачу вручную, то при штате в сотни и тысячи сотрудников процесс превращается в рутину, а ручное заполнение списков приводит к ошибкам.

В этой статье мы подробно разберем, как автоматизировать создание задач на ознакомление в программе «1С:Документооборот» (как для редакции 2.1, так и для новой редакции 3.0), решим проблему «прыткого исполнителя» при использовании ролей и разберем архитектурные подходы для реализации кастомных автоподстановок.

Проблема ролей и механизм «прыткого исполнителя»

Рассмотрим ситуацию, когда задача на ознакомление адресуется роли (например, Юристы). По умолчанию в системе 1С:Документооборот ролевая адресация работает по принципу «первого выполнившего». Это означает, что как только самый быстрый сотрудник с ролью «Юрист» откроет задачу и нажмет кнопку «Ознакомился», задача будет считаться выполненной для всей роли и исчезнет из списков задач остальных сотрудников. Для процесса ознакомления это критично, ведь ознакомиться должен каждый причастный сотрудник лично.

Чтобы решить эту проблему и сделать так, чтобы задача пришла абсолютно каждому участнику роли или рабочей группы, мы должны использовать встроенный механизм развертывания:

Откроем карточку настройки действия (или шаблона процесса ознакомления).
В списке исполнителей выберем необходимую роль (например, Юристы) или подразделение.
Установим флаг «Разворачивать до конкретных сотрудников».

Проанализируем, как ведет себя система при установке этого флага. При старте процесса или при переходе к шагу ознакомления конфигурация автоматически определяет состав исполнителей, входящих в данную роль или подразделение, и создает для каждого сотрудника персональную (индивидуальную) задачу. Теперь задача не исчезнет у коллег после выполнения её одним из сотрудников.

Реализация собственной автоподстановки для динамического подбора участников

Если список ознакомляемых лиц зависит от контекста документа (например, от его подразделения-автора), стандартных настроек адресации может не хватить. Рассмотрим пример, когда нужно направить документ на ознакомление всем юристам вышестоящего (родительского) подразделения. Всего в компании может быть более 1000 подразделений, и прописывать условия маршрутизации вручную для каждого случая невозможно.

В таких случаях идеальным решением является создание собственной автоподстановки. Разберем по шагам, как реализовать кастомную автоподстановку в конфигурации 1С:Документооборот версии 2.1.

Для создания своей автоподстановки нам не нужно снимать с поддержки всю конфигурацию. Мы задействуем механизм переопределяемых модулей или создадим расширение конфигурации. Нам понадобится общий модуль ШаблоныБизнесПроцессовПереопределяемый.

Сначала зарегистрируем нашу новую функцию автоподстановки. Для этого найдем в указанном модуле процедуру ПолучитьСписокДоступныхФункций и добавим туда описание нашей функции:


Процедура ПолучитьСписокДоступныхФункций(СписокФункций) Экспорт

    // Регистрируем новую автоподстановку
    НоваяФункция = СписокФункций.Добавить();
    НоваяФункция.Имя = "ВсеЮристыВышестоящегоПодразделения";
    НоваяФункция.Представление = НСтр("ru = 'Все юристы вышестоящего подразделения'");
    НоваяФункция.ТипПредмета = Тип("СправочникСсылка.ВходящиеДокументы"); // или ИсходящиеДокументы

КонецПроцедуры

Теперь напишем сам алгоритм расчета исполнителей. Для этого создадим экспортную функцию в этом же (или связанном) общем модуле, которая будет вычислять и возвращать массив конкретных пользователей:


Функция ВычислитьВсеЮристыВышестоящегоПодразделения(Предмет) Экспорт

    МассивИсполнителей = Новый Массив;

    Если Не ЗначениеЗаполнено(Предмет) Тогда
        Возврат МассивИсполнителей;
    КонецЕсли;

    // Получаем подразделение документа
    ПодразделениеДокумента = Предмет.Подразделение;
    Если Не ЗначениеЗаполнено(ПодразделениеДокумента) Тогда
        Возврат МассивИсполнителей;
    КонецЕсли;

    // Находим вышестоящее подразделение (родитель)
    ВышестоящееПодразделение = ПодразделениеДокумента.Родитель;
    Если Не ЗначениеЗаполнено(ВышестоящееПодразделение) Тогда
        // Если вышестоящего нет, берем текущее
        ВышестоящееПодразделение = ПодразделениеДокумента;
    КонецЕсли;

    // Запрос для получения всех пользователей, входящих в роль "Юристы" данного подразделения
    Запрос = Новый Запрос;
    Запрос.Текст = 
        "ВЫБРАТЬ РАЗЛИЧНЫЕ
        |	ИсполнителиРолей.Исполнитель КАК Пользователь
        |ИЗ
        |	РегистрСведений.ИсполнителиЗадач КАК ИсполнителиРолей
        |ГДЕ
        |	ИсполнителиРолей.РольИсполнителя = &РольЮристы
        |	И ИсполнителиРолей.ОсновнойОбъектАдресации = &Подразделение";

    Запрос.УстановитьПараметр("РольЮристы", Справочники.РолиИсполнителей.НайтиПоНаименованию("Юристы"));
    Запрос.УстановитьПараметр("Подразделение", ВышестоящееПодразделение);

    Выборка = Запрос.Выполнить().Выбрать();
    Пока Выборка.Следующий() Цикл
        МассивИсполнителей.Добавить(Выборка.Пользователь);
    КонецЦикла;

    Возврат МассивИсполнителей;

КонецФункции

После сохранения изменений данная автоподстановка появится в интерфейсе настройки шаблонов процессов. При запуске бизнес-процесса по документу система автоматически вызовет написанный нами код, получит массив исполнителей и создаст персональную задачу для каждого юриста вышестоящего подразделения.

Low-Code возможности и автоподстановки в 1С:Документооборот 3.0

Если вы работаете в новой редакции 1С:Документооборот 3.0, задача значительно упрощается благодаря концепции Low-Code/No-Code. Здесь больше нет жесткой привязки к конфигуратору для большинства подобных доработок.

Выясним, какие инструменты редакции 3.0 мы можем использовать для решения нашей задачи:

Автозаполняемые рабочие группы: В редакции 3.0 появился удобный справочник «Автозаполняемые рабочие группы». В карточке такой группы мы можем включить признак автозаполнения и написать произвольный скрипт на встроенном языке прямо в режиме «1С:Предприятие» (без изменения конфигурации). Программа будет сама регулярно обновлять состав группы по нашему алгоритму.
Правила обработки документов: В правилах обработки (которые заменили старые шаблоны процессов) в качестве участников действий (например, «Ознакомление») мы можем указывать как раз те самые автозаполняемые рабочие группы. При этом сохраняется возможность разворачивать группу до конкретных сотрудников.
Автоматическое ведение рабочей группы документа: Если в настройках вида документа включена опция «Автоматически вести состав участников рабочей группы», то все адресаты, вычисленные нашими правилами обработки и автоподстановками, автоматически получат права доступа на чтение самого документа. Это исключает проблему, когда задача пришла, но пользователь не может открыть документ из-за отсутствия прав.

Что делать, если не работают бизнес-события и автозапуск

В процессе автоматизации часто возникает проблема: правила автозапуска настроены, но процессы по созданным или зарегистрированным документам не стартуют автоматически. Пользователи вынуждены запускать процессы вручную. Выясним основные причины этой неполадки и методы их диагностики.

Автозапуск процессов по событиям (например, по факту регистрации документа) завязан на механизм бизнес-событий 1С:Документооборот. Проанализируем три ключевые точки проверки:

1. Проверка работы регламентного задания «Детектор бизнес-событий»

За обработку очереди событий отвечает специальное фоновое задание. Если оно отключено или зависло, автозапуск работать не будет.

Перейдем в раздел «Администрирование» -> «Поддержка и обслуживание» -> «Регламентные и фоновые задания».
Найдем в списке регламентное задание «Детектор бизнес-событий».
Убедимся, что у него стоит флаг «Включено» и проверьте дату и результат последнего выполнения.
Если база файловая, убедимся, что запущен выделенный сеанс для выполнения регламентных заданий, либо настроен запуск через планировщик Windows.

2. Настройка правил генерации процессов

Событие в системе может регистрироваться, но программа «не знает», что именно нужно запустить. Для этого должны быть четко настроены правила автозапуска:

Перейдем в настройки шаблонов процессов (или правил обработки в 3.0).
Проверим вкладку «Автозапуск».
Должно быть создано правило, связывающее конкретное событие (например, Создание документа или Регистрация) с нужным шаблоном процесса ознакомления.

3. Ошибки в коде обработчиков событий

Если в системе используются самописные обработчики событий (написанные на встроенном языке), любая синтаксическая или логическая ошибка в коде обработчика может приводить к аварийному завершению работы Детектора бизнес-событий. Для проверки откроем «Журнал регистрации» и отфильтруем события по уровню «Ошибка» и метаданным регламентных заданий. При обнаружении ошибок в коде обработчиков их необходимо оперативно исправить.

Используя предложенные методики настройки ролей, написания автоподстановок и механизмы редакции 3.0, мы можем полностью автоматизировать рассылку задач на ознакомление по любым сложным алгоритмам, минимизировав ручной труд сотрудников и исключив человеческий фактор при работе с документами.