При оперативном управлении складскими запасами в 1С:ERP Управление предприятием и 1С:Комплексная автоматизация ключевым инструментом контроля является отчет «Товарный календарь». Нередко возникает ситуация, когда товар уже фактически поступил на склад, оприходован финансовыми документами и даже продан или списан в производство, однако в товарном календаре упорно продолжает отображаться колонка или строка «Просроченный приход» с положительным количеством.
Разберем детально, какова природа этой строки, из каких регистров система берет данные в различных версиях 1С:ERP, почему возникает рассинхронизация между фактическими остатками и графиком поступления, а также рассмотрим пошаговые методы исправления таких зависших остатков.
Отчет «Товарный календарь» (раздел Склад и доставка — Отчеты по складу) предназначен для посуточного планирования движений номенклатуры. Он сопоставляет текущие остатки, ожидаемые поступления и плановые потребности (отгрузки) во времени.
Показатель «Просроченный приход» отражает количество товаров по документам-распоряжениям (в первую очередь по документам Заказ поставщику, Заказ на перемещение, Заказ на сборку (разборку)), плановая дата поступления которых меньше текущей даты отчета, но с точки зрения логики резервирования и обеспечения программа считает, что распоряжение до конца не исполнено.
Проанализируем ключевой момент: система разделяет фактическое наличие товара на складе (учет по регистру ТоварыНаСкладах) и статус исполнения плановых распоряжений. Даже если остаток на складе увеличился, плановое ожидание не исчезнет до тех пор, пока система не свяжет фактический приход с конкретным заказом либо пока сам заказ не будет корректно закрыт.
Структура хранения данных графика поставок зависит от версии конфигурации 1С:ERP / 1С:КА / 1С:УТ:
За построение календаря поставок отвечает специализированный регистр накопления ГрафикПоступленияТоваров (и парный ему регистр ГрафикОтгрузкиТоваров).
Особенность регистра ГрафикПоступленияТоваров заключается в его специфической структуре: заказы формируют в нем записи вида движения «Приход» с указанием даты планируемого поступления. Классическое закрытие расходом по этому регистру не предусмотрено разработчиками — уменьшение ожидания выполняется либо сторнирующими записями вида «Приход» со знаком минус, либо полным удалением движений документа при его закрытии или отмене строк.
Регистры графиков были полностью упразднены в рамках модернизации подсистемы обеспечения потребностей. Данные об ожидаемых поступлениях теперь хранятся в регистре накопления ЗапасыИПотребности и регистре сведений РаспределениеЗапасов.
Ожидаемый приход фиксируется по состоянию запаса «Ожидаемое поступление» с привязкой к дате поступления из заказа. Закрытие ожидания происходит при изменении состояния заказа или при проведении документов фактической приемки.
Выясним, в каких случаях плановые поступления не закрываются штатно при реальном поступлении ТМЦ:
Если поставщик привез меньше товара, чем было запланировано (например, заказано 10 шт., а поступило 8 шт.), то разница в 2 шт. остается в графике поступлений как ожидание. Когда контрольная дата заказа проходит, эти 2 шт. попадают в «Просроченный приход». Пока неотработанные строки не будут отменены, программа продолжает ждать поставку.
Если на складе включен ордерный учет при поступлении, финансовый документ Приобретение товаров и услуг фиксирует только финансовую задолженность и право собственности, но не закрывает потребность в физической приемке. Ожидание поступления с графика снимается только проведением документа Приходный ордер на товары в статусе «Принят». Если ордер не создан или завис в промежуточном статусе, товарный календарь продолжит показывать просрочку.
Накладная Приобретение товаров и услуг была оформлена вручную как самостоятельный документ без указания исходного документа Заказ поставщику в поле «Заказ» шапки или табличной части. В таком случае накладная увеличила складской остаток, но для регистра заказов исходный заказ остался абсолютно неисполненным.
Фактическое поступление оформлено с расхождением по характеристике, серии, единице измерения или назначению (обособлению под конкретного клиента). Для системы исходная позиция заказа остается не закрытой.
Разберем по шагам, как выявить виновника зависшей суммы и исправить учетные данные без некорректных ручных правок.
В отчете «Товарный календарь» выполним расшифровку поля «Просроченный приход» по полю Регистратор или Распоряжение. Определим конкретный номер и дату документа Заказ поставщику.
Откроем найденный заказ и сформируем контекстный отчет «Состояние выполнения» (кнопка Отчеты — Состояние выполнения в форме документа). Отчет наглядно выведет строки, по которым числится недопоставка.
Если дальнейших поставок по данному заказу не планируется, выполним штатную отмену не поступивших позиций. В документе Заказ поставщику перейдем на вкладку Товары, выделим незакрытые строки и установим признак «Отменено» (или воспользуемся меню Заполнить — Отменить непоставленные строки). После этого переведем статус заказа в «Закрыт» и проведем документ.
При проведении закрытого заказа система автоматически сформирует корректирующие сторнирующие движения по регистру ГрафикПоступленияТоваров (в ERP 2.4) или пересчитает регистр РаспределениеЗапасов (в ERP 2.5), и просроченный приход исчезнет из календаря.
Если накладная была проведена без ссылки на заказ, откроем соответствующий документ Приобретение товаров и услуг, укажем в реквизите Заказ наш исходный заказ поставщику и перепроведем документ. Движения фактического поступления схлопнутся с движениями ожидания.
В закрытых учетных периодах у администраторов и программистов часто возникает соблазн удалить зависшие записи документом Корректировка регистров. Рассмотрим, к чему это приводит на практике.
Подсистема управления запасами в 1С:ERP является связной и комплексной. Ручная очистка записей только в регистре ГрафикПоступленияТоваров оставляет нетронутыми регистры ЗаказыПоставщикам, ТоварыКПоступлению и внутренние регистры распределения запасов. При первом же регламентном пересчете распределения запасов или случайном перепроведении заказа зависший остаток вернется, а в отчетах возникнет еще больший перекос.
Единственно правильным решением является закрытие строк самого документа-распоряжения через штатные механизмы конфигурации.