При работе в программе 1С:Бухгалтерия (будь то российская версия КОРП или специализированная конфигурация «1С:Бухгалтерия для Казахстана») у пользователей и разработчиков часто возникает резонный вопрос: зачем нужен отдельный учет по структурным подразделениям, если на большинстве счетов учета (особенно затратных, таких как 20, 26, 44) уже включено аналитическое измерение (субконто) Подразделения? На первый взгляд это кажется избыточным дублированием функционала, которое только запутывает бухгалтеров. Однако это заблуждение.
В этой статье мы подробно разберем, в чем заключается принципиальная разница между обычным аналитическим субконто и полноценным учетом по структурным (обособленным) подразделениям, как эта настройка влияет на налоговую отчетность, кадровые документы и проведение первичных документов, а также выясним, когда эту опцию необходимо включать, а когда ее можно безболезненно отключить.
Для того чтобы четко понять суть проблемы, мы должны разграничить две совершенно разные задачи автоматизации учета в 1С:
Подразделения на бухгалтерских счетах. Представим компанию, которая находится в одном здании и зарегистрирована в одной налоговой инспекции. У нее есть администрация, бухгалтерия, отдел продаж, склад и ремонтная служба. Руководству важно понимать, сколько ресурсов потребляет каждый отдел. Для этого затраты распределяются по соответствующим подразделениям на счетах учета затрат (например, 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу»). Это чисто внутренний учет, который никак не влияет на расчет налогов во внешние фонды и сдачу регламентированной отчетности.Рассмотрим подробнее, какие именно механизмы активируются в системе, когда мы включаем ведение учета по структурным подразделениям:
Подразделения сведения о его регистрации в налоговом органе (код налогового комитета/УГД/ИФНС, БИН/ИИН/КПП, коды ОКТМО). Благодаря этому регламентированные отчеты (например, Декларация по ИПН и СН — форма 200.00 в Казахстане) автоматически формируются в разрезе каждого структурного подразделения для отправки в соответствующую налоговую инспекцию.Проанализируем две основные схемы организации работы филиалов, которые поддерживаются в типовых конфигурациях 1С:
1. Структурные подразделения, не выделенные на отдельный баланс.
В этом случае филиал не ведет самостоятельную бухгалтерскую отчетность, у него нет собственного расчетного счета, а все операции отражаются в единой базе данных головной компании. Для отражения такого учета в справочнике Подразделения ставится признак (флажок) «Является структурным подразделением» (в казахстанских версиях) или создается обособленное подразделение (в российских версиях КОРП). Учет затрат ведется на тех же счетах, но система разделяет доходы, расходы и налоги по реквизитам этого подразделения.
2. Структурные подразделения, выделенные на отдельный баланс.
Это более крупная форма обособления. Такой филиал самостоятельно ведет бухгалтерский учет, формирует свой баланс, имеет свой расчетный счет и штат бухгалтеров. В «1С:Бухгалтерии» такие подразделения регистрируются уже в справочнике Организации с указанием вида «Обособленное подразделение» и выбором головной организации. Взаимодействие между головным офисом и филиалом в данном случае происходит с использованием специальных счетов внутрихозяйственных расчетов:
1240 («Краткосрочная дебиторская задолженность филиалов и структурных подразделений») и 3340 («Краткосрочная кредиторская задолженность филиалов и структурных подразделений»).79 («Внутрихозяйственные расчеты»).Передача активов, обязательств, запасов или основных средств между головой и таким филиалом оформляется специальными документами группы «Авизо» (например, «Авизо по ОС», «Авизо по МПЗ», «Авизо по прочим операциям»). При консолидации отчетности остатки по этим счетам взаиморасчетов взаимно исключаются (сворачиваются), чтобы сформировать единую финансовую отчетность по юридическому лицу в целом.
Если на вашем предприятии нет территориально удаленных филиалов, которые стоят на учете в других налоговых органах, и вы ведете деятельность в рамках одного города или района под одной ИФНС (или одним УГД), то опция ведения учета по структурным подразделениям вам не требуется. Вы можете смело ее отключить.
Если же вы отключите эту опцию при фактическом наличии филиалов, вы столкнетесь со следующими критическими проблемами:
Для разработчиков важно понимать, как устроена проверка и выбор структурного подразделения в документах. Проанализируем условный алгоритм, который программа выполняет при проведении документа реализации или начисления зарплаты для определения необходимости разделения по налоговым комитетам. Рассмотрим пример кода, иллюстрирующий получение параметров регистрации в налоговом органе для подразделения:
Функция ПолучитьПараметрыРегистрацииПодразделения(ДокументСсылка) Экспорт
ПараметрыРегистрации = Новый Структура("РегистрацияВНалоговомОргане, БИН, КПП");
// Проверяем, заполнено ли подразделение в документе
Если ЗначениеЗаполнено(ДокументСсылка.ПодразделениеОрганизации) Тогда
ПодразделениеОбъект = ДокументСсылка.ПодразделениеОрганизации;
// Проверяем признак обособленности/структурности
Если ПодразделениеОбъект.ЯвляетсяСтруктурнымПодразделением Тогда
ПараметрыРегистрации.РегистрацияВНалоговомОргане = ПодразделениеОбъект.РегистрацияВНалоговомОргане;
ПараметрыРегистрации.БИН = ПодразделениеОбъект.БИН;
ПараметрыРегистрации.КПП = ПодразделениеОбъект.КПП;
Иначе
// Если обычное подразделение, берем данные головной организации
ОрганизацияОбъект = ДокументСсылка.Организация;
ПараметрыРегистрации.РегистрацияВНалоговомОргане = ОрганизацияОбъект.РегистрацияВНалоговомОргане;
ПараметрыРегистрации.БИН = ОрганизацияОбъект.БИН;
ПараметрыРегистрации.КПП = ОрганизацияОбъект.КПП;
КонецЕсли;
КонецЕсли;
Возврат ПараметрыРегистрации;
КонецФункции
Этот простой пример наглядно демонстрирует, как программа переопределяет налоговые реквизиты. Если флаг ЯвляетсяСтруктурнымПодразделением установлен в значение Истина, система игнорирует реквизиты головной организации и подставляет данные конкретной обособленной единицы.
Резюмируя наше исследование, сделаем несколько важных выводов: