← На главную

При расчете документа Начисление зарплаты сотрудникам организаций на вкладке НДФЛ может возникнуть ситуация, когда один и тот же сотрудник, работающий по договорам гражданско-правового характера (ГПХ), появляется трижды: формируется сторно налога за прошлый месяц с отрицательной суммой и ввод аналогичной суммы с положительным значением в текущем периоде. Разберем подробно, почему программа ведет себя подобным образом и как правильно выстроить учет, чтобы избежать лишних строк и ошибок в отчетности.

Выясним причину возникновения сторнировочных записей

Для понимания логики программы проанализируем ключевые различия в учете заработной платы и выплат по договорам подряда:

1. Разница в дате фактического получения дохода по НК РФ. Для стандартной оплаты труда датой получения дохода признается последний день месяца начисления. Для незарплатных доходов (договоры ГПХ, дивиденды, материальная помощь и др.) датой дохода является день фактической выплаты денежных средств.
2. Механизм учета для формы 6-НДФЛ. В конфигурации учет налога ведется не просто котловым методом за месяц, а в строгом разрезе дат получения дохода в регистрах накопления НДФЛ сведения о доходах и НДФЛ расчеты с бюджетом.
3. Смещение дат между начислением и выплатой. Если при расчете начисления за прошлый месяц была указана одна плановая дата выплаты дохода, а фактическая выплата по ведомости прошла в другой день (или в следующем месяце), программа при очередном расчете фиксирует несоответствие. В результате в текущем документе система сторнирует ранее исчисленный налог со старой даты дохода и начисляет его заново на актуальную дату.
4. Наличие нескольких договоров подряда. Если с физическим лицом заключено несколько договоров за разные месяцы, система рассчитывает общую налоговую базу нарастающим итогом. Сдвиг даты выплаты хотя бы по одному расчету провоцирует автоматический пересчет по всем действующим договорам сотрудника.

Диагностика регистров накопления

Прежде чем вносить корректировки, проверим состояние движений в регистрах по конкретному физическому лицу. Разберем по шагам, на что обратить внимание:

1. Откроем регистр накопления НДФЛ расчеты с бюджетом и найдем первую по хронологии запись, где сформировалось сторно со знаком «минус».
2. Обратим внимание на реквизиты Дата получения дохода и Месяц налогового периода. Сравним дату в документе начисления и дату в документе выплаты (Зарплата к выплате организаций / банковские выписки).
3. Проверим регистр НДФЛ сведения о доходах. Если одна и та же сумма вознаграждения по договору ГПХ зафиксирована на разные даты, программа будет непрерывно переносить налог между ними до момента выравнивания.
4. Сформируем расчетный листок за прошлый и текущий месяцы. Проверим контрольное соотношение: (Сумма дохода – Вычеты) * 13% = Исчисленный НДФЛ. Если равенство выполняется, итоговая сумма налога рассчитана верно, а тройные строки обусловлены исключительно межпериодной переброской по датам получения дохода.

Способ 1. Корректировка даты выплаты в документе начисления

Рассмотрим основной регламент устранения проблемы, если период еще не закрыт окончательно:

1. Откроем документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций за предыдущий расчетный месяц, в котором производилось первоначальное начисление по договору подряда.
2. В реквизите Дата выплаты дохода для 6-НДФЛ (или Дата выплаты з/пл) установим дату, строго соответствующую дню фактической выплаты денег по кассе или банку.
3. Проведем документ без изменения табличной части начислений.
4. Вернемся в документ начисления текущего месяца и выполним перерасчет налога на вкладке НДФЛ. После синхронизации дат лишние сторнировочные строки пропадут, останется только одна строка с текущим начислением.

Способ 2. Разделение начислений штатных сотрудников и договорников ГПХ

Чтобы избежать путаницы между зарплатными доходами (конец месяца) и вознаграждениями по ГПХ (день выплаты), рекомендуется применять раздельный документооборот:

1. Создаем отдельный документ Начисление зарплаты сотрудникам организаций исключительно для работников по договорам подряда (подбираем физических лиц вручную или по виду договора).
2. В шапке документа сразу указываем плановую дату выплаты, в которую планируется перечислить вознаграждение.
3. Рассчитываем документ: вкладка НДФЛ заполнится корректной датой получения дохода, совпадающей с будущей ведомостью.
4. Формируем документ Зарплата к выплате организаций с характером выплаты Договоры подряда на ту же дату.
5. Создаем документы списания (Платежное поручение исходящее или Расходный кассовый ордер).
6. Начисление зарплаты штатным сотрудникам по трудовым договорам проводим в отдельном документе с датой выплаты последнего числа месяца.

Способ 3. Использование документа «Перерасчет НДФЛ» для прошлых периодов

Если прошлые месяцы уже заблокированы для редактирования и сдана отчетность, перепроводить старые начисления зарплаты нельзя. Разберем порядок действий в закрытом периоде:

1. Не удаляем строки вручную на вкладке НДФЛ в текущем начислении зарплаты, так как ручное вмешательство нарушит движения по регистрам в следующих месяцах.
2. Создаем отдельный специализированный документ Перерасчет НДФЛ за текущий расчетный месяц.
3. В документе выбираем сотрудника и нажимаем кнопку Рассчитать. Программа зафиксирует корректировку налоговой базы и сумм налога строго в рамках регламентных движений.
4. В текущем документе Начисление зарплаты сотрудникам организаций рассчитываем налог стандартным образом. Система учтет движения документа перерасчета и не будет создавать хаотичных записей в последующих месяцах.

Правила для предотвращения ошибок при работе с договорами подряда

Соблюдение следующих правил позволит исключить появление некорректных сторнировочных записей в будущем:

1. Хронологическая последовательность. Всегда рассчитываем начисления до формирования ведомостей на выплату. Проведение выплаты «задним числом» перед начислением всегда приводит к разрыву дат в регистрах НДФЛ.
2. Контроль настроек параметров учета. В параметрах учета на вкладке НДФЛ проверяем настройку применения стандартных вычетов и порядок удержания налога. Если флаг При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог как удержанный снят, налог удерживается строго ведомостями, и любые несовпадения дат с начислением вызовут сторнирование.
3. Запрет повторного расчета закрытых документов. После проведения выплат и закрытия месяца категорически запрещается нажимать кнопку Рассчитать на вкладке НДФЛ в старых документах начисления.