Мы сталкиваемся с ситуацией, когда сотрудник, работающий на окладе по дням, отработал лишь часть рабочего дня. Возникает задача корректно уменьшить его заработную плату за неотработанное время, не переводя при этом на почасовую оплату и избегая негативных последствий для будущих расчетов. Рассмотрим несколько подходов и выберем оптимальный.
Включение функционала внутрисменных отсутствий в 1С:ЗУП
Прежде чем приступить к настройкам, нам необходимо убедиться, что в программе 1С:ЗУП включена возможность учета внутрисменных отсутствий. Для этого:
Переходим в раздел "Настройка".
Выбираем "Расчет зарплаты".
Переходим к "Настройка состава начислений и удержаний".
На вкладке "Учет отсутствий" проверяем, что установлены флажки "Прогулы и неявки" и "В том числе внутрисменные".
Эта настройка позволит нам регистрировать различные виды краткосрочных отсутствий в течение дня, такие как командировки, простои, отгулы, прогулы и отпуска без оплаты, и программа сможет отражать их в табеле учета рабочего времени в одной ячейке через дробь.
Основной подход: Создание специального "минус-начисления" для внутрисменного отсутствия
Наиболее корректным и гибким способом учета частичного отсутствия сотрудника, работающего по окладу по дням, является создание специального отрицательного начисления. Этот подход позволяет точно скорректировать заработную плату, учесть все необходимые отчисления (НДФЛ, страховые взносы) и избежать искажений при расчете средних заработков в будущем.
Разберем по шагам, как настроить такое начисление:
Создание нового вида начисления:
Нам потребуется создать новый вид начисления, который будет вычитать часть оклада. Давайте назовем его, например, "Пересчет оклада по внутрисменному отсутствию".
В разделе "Настройка" переходим в "Начисления".
Создаем новое начисление.
Настройка формулы расчета:
Ключевым моментом является формула расчета. Она должна определить, какую долю оклада необходимо вычесть пропорционально неотработанному времени.
Используем следующую формулу:
-Оклад * ВремяВЧасах / НормаЧасов
Где:
Оклад – это базовый оклад сотрудника.
ВремяВЧасах – количество часов, которые сотрудник отсутствовал. Это значение будет получено из введенного нами документа отсутствия.
НормаЧасов – норма часов за месяц по графику сотрудника.
Знак минус (-) в начале формулы крайне важен, так как он делает это начисление вычитаемым.
Указание условий выполнения начисления:
Начисление должно выполняться не всегда, а только при регистрации соответствующего внутрисменного отсутствия. Для этого на вкладке "Расчет базы" или в аналогичном разделе настройки начисления:
Устанавливаем для поля "Начисление выполняется" значение "Только если введён вид времени".
Настройка учета времени:
Для корректной работы формулы нам нужно связать это начисление с конкретным видом времени, который мы будем использовать для регистрации внутрисменного отсутствия.
На вкладке "Учет времени" (или аналогичной, в зависимости от версии ЗУП) выбираем код отсутствия.
Критически важно создать отдельный вид времени для регистрации именно внутрисменных неявок, например, "ННВнутриСмены" (Неявка по невыясненным причинам внутри смены) или "Отсутствие по личным причинам (внутрисменное)". Это позволит избежать двойного уменьшения оклада: оклад за целый день не будет уменьшен, если используется целодневная неявка, а наше "минус-начисление" отработает только по зарегистрированным часам внутрисменного отсутствия.
Убеждаемся, что выбран только этот новый вид времени.
Регистрация внутрисменного отсутствия:
После настройки начисления, для регистрации самого факта отсутствия сотрудника, мы будем использовать документ "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)".
Документ можно создать в разделах "Кадры" ("Все отсутствия сотрудников" или "Все кадровые документы") или "Зарплата" ("Все начисления").
В этом документе устанавливаем флажок "Отсутствие в течение части смены".
Указываем дату и точное время отсутствия (часы).
Выбираем созданный нами ранее вид времени (например, "ННВнутриСмены").
Важно правильно указать причину отсутствия (например, "Неявка по невыясненным причинам" или "Отсутствие без уважительной причины") для дальнейшего анализа.
Назначение планового начисления (при необходимости):
Если это начисление должно применяться к сотруднику регулярно при возникновении внутрисменных отсутствий, его можно назначить плановым для данного сотрудника.
После проведения документа об отсутствии, данные автоматически отобразятся в табеле учета рабочего времени с соответствующим кодом отсутствия (например, "ННВнутриСмены" и количество часов). В документе "Начисление зарплаты" за месяц автоматически появится строка с нашим новым "минус-начислением" для тех сотрудников, у которых было зарегистрировано внутрисменное отсутствие.
Альтернативные подходы и их особенности
Рассмотрим другие варианты, которые иногда предлагают для решения данной задачи, и проанализируем их плюсы и минусы.
Ручное исправление суммы в документе "Начисление зарплаты":
Это самый простой, на первый взгляд, способ. Мы просто заходим в документ "Начисление зарплаты" и вручную корректируем сумму оклада для конкретного сотрудника.
Плюсы: Быстрота выполнения.
Минусы:Крайне не рекомендуется. При любом перезаполнении или пересчете документа (например, изменении графика, пересчете других начислений) наша ручная корректировка будет потеряна. Это приводит к постоянной необходимости перепроверять и заново вносить изменения, что чревато ошибками и потерей данных. Кроме того, ручная корректировка не формирует корректных движений для НДФЛ и взносов, что может потребовать дополнительных ручных операций.
Временный перевод на оплату по часам:
Можно рассмотреть вариант временного перевода сотрудника на оплату по часам только на день отсутствия, а затем вернуть его на оклад по дням.
Плюсы: Обеспечивает точный расчет за отработанные часы.
Минусы:Сложно для разовых ситуаций. Требует оформления кадровых документов на перевод (даже временный) и последующего возврата. Это может быть избыточно для единичных случаев и значительно усложняет кадровое делопроизводство. Если такое отсутствие не является систематическим, затраты на оформление могут превысить выгоду от точности.
Регистрация "Невыхода" или "Прогула" на полный день:
Некоторые предлагают поставить в табеле полный день "Невыхода" (НН) или "Прогула" (ПР) и затем ввести разовое начисление на отработанную часть дня.
Плюсы: Программа автоматически уменьшит оклад за полный день.
Минусы:Некорректно влияет на расчет среднего заработка. Если сотрудник фактически отработал часть дня, регистрация полного "Невыхода" исказит данные о фактически отработанном времени. Это приведет к неверному расчету средних заработков для отпусков, больничных и командировок в будущем, так как система будет считать этот день полностью неотработанным. Это серьезное методологическое искажение учета.
Использование документа "Разовое начисление" для корректировки:
Можно создать документ "Разовое начисление" и вручную указать отрицательную сумму, соответствующую стоимости неотработанных часов.
Плюсы: Относительно просто для разовых ситуаций, не требует сложных настроек вида начисления, если нет необходимости в автоматическом расчете.
Минусы: Требует ручного расчета суммы вычета. Существует риск ошибок при определении стоимости часа. Кроме того, необходимо убедиться, что вид начисления, используемый в документе "Разовое начисление", правильно облагается НДФЛ и взносами как уменьшение дохода, что не всегда очевидно для произвольных начислений. Для корректного отражения вычета с точки зрения НДФЛ и взносов, лучше использовать именно "минус-начисление", как описано выше.
Регистрация внутрисменных отсутствий с помощью документа "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)"
Для всех видов внутрисменных отсутствий, будь то командировки, простои, отгулы, прогулы или отпуска без оплаты, мы используем один и тот же основной документ. Этот документ позволяет точно указать период и характер отсутствия.
Создайте документ "Отсутствие (болезнь, прогул, неявка)". Доступ к нему можно получить через разделы "Кадры" ("Все отсутствия сотрудников" или "Все кадровые документы") или "Зарплата" ("Все начисления").
В документе установите флажок "Отсутствие в течение части смены". Это откроет поля для указания точных часов отсутствия.
Укажите дату отсутствия и часы отсутствия (например, с 14:00 до 18:00).
Выберите соответствующую причину отсутствия. Для ситуации, когда сотрудник просто не работал полдня без уважительных причин, часто используется "Неявка по невыясненным причинам" (НН). Однако помните, что "НН" – это временная мера, и при выяснении причины ее следует заменить на фактический вид отсутствия (например, прогул, отпуск без сохранения зарплаты и т.д.), чтобы избежать искажения данных для расчета средних заработков.
После проведения этого документа, информация об отсутствии автоматически отразится в табеле учета рабочего времени с соответствующим кодом и количеством неотработанных часов.
Настройка неполного рабочего времени для регулярных ситуаций
Если неполный рабочий день – это не разовая ситуация, а постоянный или регулярный режим работы сотрудника, то для корректного учета и расчета зарплаты рекомендуется настроить отдельный график неполного рабочего времени. Этот подход отличается от учета разовых внутрисменных отсутствий.
Создание отдельного графика: В разделе "Настройка" – "Графики работы сотрудников" создайте новый график.
Установка флажка "Неполное рабочее время": В настройках нового графика работы обязательно установите флажок "Неполное рабочее время".
Выбор вида неполного времени: Выберите вид неполного рабочего времени: "Неполный рабочий день" (сокращается количество часов в день), "Неполная рабочая неделя" (сокращается количество рабочих дней в неделю) или "Смешанный режим".
Расчет нормы: Укажите, по какому графику будет считаться норма времени (например, по полному графику пятидневки).
Оформление кадрового перевода: Для действующего сотрудника изменение условий на неполное рабочее время оформляется документом "Кадровый перевод". В этом документе вы указываете новый график работы и, при необходимости, устанавливаете соответствующую ставку (например, 0.5 ставки).
При таком подходе 1С:ЗУП будет автоматически уменьшать оклад пропорционально ставке при неполном рабочем времени, используя формулу, которая может выглядеть как Оклад * Доля Неполного Рабочего Времени * Время В Днях / Норма Дней, обеспечивая точный и автоматизированный расчет.
Заключение
Мы выяснили, что наиболее надежным и методологически верным способом начисления зарплаты, если сотрудник отсутствовал часть рабочего дня, является создание специализированного "минус-начисления". Этот подход позволяет избежать многих проблем, связанных с ручными корректировками и искажением данных для последующих расчетов среднего заработка. Всегда помните, что корректная регистрация отсутствий крайне важна для соблюдения законодательства, точного расчета налогов и взносов, а также для формирования достоверной финансовой отчетности.