← На главную

При работе в программе 1С:Зарплата и управление персоналом (редакция 3.1) бухгалтеры часто сталкиваются с ситуацией, когда сотрудники, находящиеся в длительных отсутствиях (например, в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком), «выпадают» из автоматических реестров при начислении разовых выплат. Особенно это актуально для ежегодных премий или вознаграждений за выслугу лет, которые выплачиваются в декабре всем сотрудникам, включая декретниц.

Рассмотрим подробнее причины возникновения этой проблемы и разберем несколько способов её решения, от быстрой настройки «приоритетов» до методологически выверенных подходов.

Причина проблемы: почему сотрудник пропадает из документа

Выясним причину, по которой программа ведет себя подобным образом. В 1С:ЗУП реализован механизм вытеснения одних видов расчета другими. Если в настройках начисления Вознаграждение за выслугу лет на вкладке Приоритет указано, что Отпуск по беременности и родам имеет более высокий приоритет (находится в левой колонке «Начисления, приоритет которых выше»), программа считает эти начисления несовместимыми в одном периоде. Поскольку сотрудница весь месяц находится на больничном по БиР, программа блокирует начисление выслуги, считая, что время уже «занято» другим начислением.

Способ 1. Корректировка вкладок приоритета (Быстрый метод)

Проанализируем самый простой способ, который позволяет быстро добавить сотрудника в документ Разовое начисление:

1. Перейдем в раздел Настройка — Начисления.
2. Найдем в списке наше начисление Вознаграждение за выслугу лет.
3. Откроем его и перейдем на вкладку Приоритет.
4. В левой колонке «Начисления, приоритет которых выше» найдем Отпуск по беременности и родам и удалим его из списка.
5. Обратите внимание: программа может предупредить, что вместе с этим видом расчета будут удалены и другие (например, обычные больничные или отпуска). В контексте разовой годовой выплаты это допустимо.
6. Сохраним настройки начисления по кнопке Записать и закрыть.

После этой манипуляции мы сможем зайти в документ Разовое начисление и успешно добавить сотрудницу через кнопку Подбор или Добавить. Программа больше не будет видеть конфликта между периодом БиР и начислением выслуги.

Способ 2. Использование документа «Премия» вместо «Разового начисления»

Посмотрим на ситуацию с точки зрения методологии учета. Для годовых выплат, таких как вознаграждение за выслугу лет, правильнее использовать документ Премия. Это дает ряд преимуществ:

• В настройках начисления на вкладке Основное можно указать, что премия выплачивается по отдельному документу Премия.
• Это позволяет четко указать период, за который начисляется выслуга (например, прошлый календарный год), независимо от того, в каком состоянии сотрудник находится сейчас.
• Документ Премия менее чувствителен к текущему графику работы сотрудника в месяце начисления.

Способ 3. Изменение настроек учета времени

Разберем еще один технический нюанс. Если выслуга лет должна начисляться фиксированной суммой или процентом, который не зависит от фактически отработанного времени в текущем месяце (декабре), необходимо проверить вкладку Учет времени в настройках начисления:

1. Если выбрано значение «Дополнительная оплата за уже оплаченное время», то начисление будет игнорировать тот факт, что сотрудница находится на больничном. Оно просто «наложится» сверху на оплаченный период БиР.
2. Если же выбрано «За работу в полную смену в пределах нормы», программа всегда будет требовать наличия явок в табеле и проверять вкладку Приоритет. Для декретниц в этом случае всегда будут возникать сложности.

Важный аспект: Расчет среднего заработка в будущем

Проанализируем критически важный момент, упомянутый в обсуждении — расчет будущего среднего заработка (СДЗ) для этой сотрудницы (например, когда она пойдет в ежегодный отпуск после декрета или соберется за вторым ребенком).

Согласно Постановлению №922, годовые премии учитываются в особом порядке. Если мы начисляем выслугу в полном объеме (фиксированной суммой), а сотрудница в расчетном периоде почти не работала (был 1 рабочий день и 364 дня декрета), возникает риск «раздувания» среднего заработка. Весь объем выслуги попадет в числитель, а знаменатель (отработанные дни) будет минимальным.

Чтобы избежать ошибок в расчетах, проверим вкладку Средний заработок в настройках начисления:

• Если выслуга выплачивается за прошлый год, она должна быть отмечена как «Годовая премия, начисляемая за предшествующий календарный год».
• Обратим внимание на способ включения в средний заработок. Если премия начислена без учета отработанного времени, 1С должна автоматически пересчитать её пропорционально времени, фактически отработанному в расчетном периоде (при расчете будущего среднего).

Итоги и рекомендации

Для решения проблемы «пропадания» сотрудника в 1С:ЗУП КОРП 3.1 мы рекомендуем следующий алгоритм действий:

1. Проверить настройки приоритета: если выплата разовая и не зависит от текущей отработки, удаление Отпуска по БиР из вытеснений — самый быстрый способ.
2. Создать отдельный вид начисления: если вы боитесь испортить настройки основного начисления для работающих сотрудников, создайте копию Вознаграждение за выслугу лет (для сотрудников в отпусках), где очистите вкладку Приоритет. Это позволит сохранить «чистоту» учета для остальных.
3. Контроль налогов: помните, что выплата выслуги — это доход, облагаемый НДФЛ и страховыми взносами. Поскольку у сотрудницы в декрете нет других доходов, с которых можно удержать НДФЛ, убедитесь, что выплата производится в межрасчетный период или вместе с выплатой аванса/зарплаты другим сотрудникам, чтобы налог был исчислен и удержан корректно.

Выясним у расчетчика, устраивает ли его механизм включения данной суммы в средний заработок, и на основании этого выберем окончательный вариант настройки учета времени и среднего заработка.