← На главную

В практике кадрового учета и расчета заработной платы в программе 1С:Зарплата и управление персоналом 3.1 нередко встречаются сложные цепочки событий: сотрудница выходит из отпуска по уходу за ребенком, увольняется с основного места работы и на следующий день принимается на работу как совместитель. Однако при попытке рассчитать заработную плату программа игнорирует нового сотрудника — он не появляется в документе Начисление зарплаты и взносов ни по кнопке Заполнить, ни через ручной подбор, либо принудительно добавленные суммы сторнируются в следующем месяце.

Разберем детально, как устроены внутренние механизмы кадровых состояний, почему возникает блокировка автозаполнения и как по шагам восстановить корректный расчет.

Анализ причин: особенности регистров и вытеснения начислений

Проанализируем механику работы программы в подобной ситуации:

1. Регистр сведений «Данные состояний сотрудников». При оформлении увольнения дата начала состояния «В разрыве трудовых отношений (уволен)» устанавливается на следующий день после даты увольнения (например, при увольнении 13.03 состояние увольнения в регистре фиксируется с 14.03, так как день увольнения является последним рабочим днем). Если новый прием на работу оформляется 14.03, для одного физического лица на одну дату регистрируются два события, относящиеся к разным элементам справочника Сотрудники. Программа разделяет эти состояния, но наложение периодов старого и нового места работы может влиять на выборку плановых начислений.
2. Действие периодов отсутствия из документа «Отпуск по уходу за ребенком». Исходный документ длительного отсутствия регистрирует движения по приостановке плановых начислений на весь плановый период. Если документ Возврат из отпуска по уходу не скорректировал движения корректно или был проведен с нарушением последовательности, в системе сохраняется приоритет неявки (вытеснение плановых начислений).
3. Назначение плановых начислений и ФОТ новому сотруднику. При создании карточки совместителя создается новый элемент справочника Сотрудники. Если в документе Прием на работу на закладке «Оплата труда» не зафиксированы плановые начисления (оклад, надбавки) или установлена нулевая ставка, автозаполнение расчета оплаты не сработает.
4. Регистр сведений «Перерасчеты». Если кадровая история вводилась задним числом или документы перепроводились в хаотичном порядке, система регистрирует необходимость перерасчетов за прошлые периоды в регистре сведений Перерасчеты. При ручном добавлении строк в текущем документе система в следующем расчетном периоде формирует сторнирующие записи.

Способ 1. Корректировка даты окончания отпуска по уходу за ребенком

Рассмотрим основной способ решения проблемы, когда документ возврата из отпуска не прекратил действие исходных движений вытеснения:

1. Перейдем в раздел Кадры — Отпуска по уходу и возвраты из отпуска.
2. Найдем исходный документ Отпуск по уходу за ребенком по прежнему основному месту работы сотрудника.
3. Если период документа уже закрыт для редактирования, воспользуемся ссылкой Исправить в нижней части формы документа для создания документа-исправления.
4. В поле по: укажем фактическую дату окончания отпуска (дату накануне выхода на работу или увольнения), чтобы исключить наложение дат отсутствия на будущие периоды.
5. Проведем документ-исправление и снимем с проведения лишний документ Возврат из отпуска по уходу, если он дублирует закрытие периода.

Способ 2. Проверка и очистка регистра «Перерасчеты»

Если принудительно добавленные строки начисления сторнируются в последующих месяцах, разберем порядок устранения скрытых записей перерасчета:

1. Откроем раздел Зарплата — блок Сервис — Перерасчеты.
2. В открывшемся списке найдем строки, зарегистрированные по данному физическому лицу за прошлые и текущие расчетные периоды.
3. Выделим неактуальные строки, возникшие из-за правок кадровых документов задним числом, и нажмем кнопку Отменить (или удалим записи).
4. После очистки регистра создадим новый документ Начисление зарплаты и взносов и проверим работу автоматического заполнения.

Способ 3. Восстановление хронологической цепочки кадровых документов

Посмотрим, как правильно выстроить последовательность документов при увольнении сотрудника непосредственно из отпуска по уходу:

1. Методология увольнения без выхода на работу: если между отпуском по уходу и увольнением нет фактически отработанных рабочих смен, создавать документ Возврат из отпуска по уходу не требуется. Документ Увольнение самостоятельно прекращает действующие отпуска по уходу и рассчитывает компенсацию отпуска.
2. Отменим проведение цепочки документов: Прием на работу (совместителя), Увольнение (с основного места) и Возврат из отпуска по уходу.
3. Проведем документ Увольнение нужной датой.
4. Проверим документ Прием на работу: убедимся, что выбран вид занятости Внешнее совместительство, на вкладке Оплата труда назначен оклад и корректно указана доля ставки (например, 0.5), после чего проведем документ.
5. При необходимости выполним обновление служебных данных через Функции для технического специалиста — регистр сведений Состояния сотрудников.

Способ 4. Проверка документа «Табель»

Проанализируем влияние учета рабочего времени:

1. Если в информационной базе ведется учет методом сплошной регистрации с помощью документов Табель (раздел Зарплата — Учет времени — Табели), проверим, был ли проведен табель за расчетный месяц до оформления кадровых документов.
2. Если табель был проведен ранее, откроем его и перезаполним по кнопке Перезаполнить, чтобы в него попал новый сотрудник-совместитель с рабочими часами («Я»), а по старому месту зафиксировались корректные дни увольнения.
3. После проведения актуального табеля документ Начисление зарплаты и взносов корректно подтянет рабочее время и рассчитает сумму оплаты.