← На главную

В работе расчетчика заработной платы часто возникает ситуация, когда сотрудник, находящийся на больничном, не предоставляет вовремя информацию о его продлении или закрытии. В программе 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 это приводит к проблеме: по окончании первоначального срока, указанного в электронном листке нетрудоспособности (ЛН), система начинает считать сотрудника вышедшим на работу и автоматически начисляет ему зарплату. Впоследствии эти начисления приходится сторнировать, что создает лишнюю работу, особенно в крупных компаниях.

Многие пользователи, знакомые с предыдущей версией программы ЗУП 2.5, ищут возможность оформить "бессрочную неявку", чтобы раз и навсегда решить эту проблему. Однако в ЗУП 3.1 такого механизма нет, и это сделано намеренно для повышения контроля над учетом. Рассмотрим, как можно решить эту задачу современными и безопасными методами.

Решение 1. Автоматическое продление отсутствия до конца месяца (Рекомендуемый подход)

Наиболее правильный и безопасный способ избежать неверных начислений — это автоматизировать процесс продления отсутствия сотрудника до конца текущего месяца. Этот подход не требует от расчетчика постоянно помнить о "проблемных" сотрудниках и снижает риск человеческой ошибки. Идея заключается в небольшой доработке программы, которая будет действовать по четкому алгоритму.

Разберем этот алгоритм по шагам:

1. Начальная регистрация отсутствия. Когда в программу поступает информация о первичном или продленном электронном больничном, система автоматически создает документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Стандартно дата окончания в этом документе соответствует дате окончания в ЛН. Суть доработки: необходимо изменить этот механизм так, чтобы в поле "Дата окончания" автоматически устанавливался последний день текущего месяца.
2. Расчет зарплаты. При проведении документа Начисление зарплаты и взносов программа увидит, что у сотрудника зарегистрировано отсутствие до конца месяца, и корректно не начислит ему заработную плату за этот период. Это полностью решает исходную проблему.
3. Обработка закрытого больничного. Когда сотрудник наконец предоставляет закрытый больничный лист, в программе создается итоговый документ Больничный лист. Суть доработки: при проведении этого документа программа должна найти связанный с ним документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) и автоматически исправить в нем дату окончания. Вместо последнего дня месяца будет подставлена реальная дата окончания болезни из документа Больничный лист. Таким образом, учетный период будет полностью скорректирован и приведён в соответствие с фактическими данными.

Преимущества данного метода:

• Полная автоматизация. Расчетчику больше не нужно вручную отслеживать даты и продлевать отсутствия.
• Надежность. Исключается риск "забыть" сотрудника и оставить его без зарплаты после выхода, так как итоговый документ Больничный лист все исправит. Также исключен риск начислить зарплату отсутствующему.
• Корректный учет. Данные в системе всегда поддерживаются в актуальном состоянии с минимальными ручными операциями.

Этот способ требует привлечения программиста 1С для внесения изменений в конфигурацию, но он является наиболее эффективным и правильным решением проблемы в долгосрочной перспективе.

Решение 2. Условное увольнение в программе (Рискованный подход)

Этот метод иногда применяют для "потерявшихся" сотрудников, которые долгое время не выходят на связь, и уволить их по закону пока нет оснований. Важно: этот способ является нарушением ведения кадрового учета и несет серьезные юридические риски.

Схема действий следующая:

1. На бумаге издается внутренний приказ организации о временной приостановке действия трудового договора до выяснения обстоятельств отсутствия сотрудника. Этот приказ не имеет юридической силы с точки зрения ТК РФ (не путать с официальным приостановлением договора для мобилизованных).
2. В программе 1С:ЗУП создается документ Увольнение. Ключевой момент: это увольнение проводится только в базе данных. Никакие бумажные документы не подписываются, и, самое главное, не подаются сведения о кадровом мероприятии в составе отчета ЕФС-1 (бывший СЗВ-ТД).

Результат такого подхода:

• Сотрудник полностью пропадает из всех расчетов: начисление зарплаты, налоги, взносы.
• Он перестает фигурировать в отчетности (РСВ, Персонифицированные сведения, ЕФС-1 о стаже), что и является целью данного метода.

Если сотрудник все же появится, потребуется выполнить обратные действия: отменить внутренний приказ и распровести документ Увольнение в программе. После этого можно будет зарегистрировать его отсутствие корректными документами, например, Отсутствие (болезнь, прогул, неявка).

Мы настоятельно не рекомендуем использовать этот метод, так как он искажает кадровый учет и может привести к серьезным штрафам и судебным разбирательствам в случае проверки трудовой инспекцией или обращения сотрудника в суд.

Почему в 1С:ЗУП 3.1 нет "бессрочной неявки"?

Отсутствие механизма бессрочного отсутствия в современной версии программы — это осознанное решение разработчиков. Практика показала, что документы без даты окончания часто приводят к ошибкам: расчетчик, оформив такую "бессрочную неявку", может попросту забыть ее прекратить, когда сотрудник вернется к работе. В результате человек будет числиться отсутствующим и не получит зарплату.

Текущая методология, требующая обязательного указания даты окончания отсутствия, заставляет вести учет более аккуратно и контролируемо. А предложенный выше алгоритм автоматического продления до конца месяца является оптимальным компромиссом: он решает проблему с "незакрытыми" больничными, сохраняя при этом полный контроль над кадровым учетом.