Переход с устаревшей редакции «1С:Зарплата и управление персоналом 2.5» на современную версию «1С:Зарплата и управление персоналом 3.1» часто вызывает вопросы у кадровиков и расчетчиков. Один из наиболее распространенных вопросов касается оформления неявки сотрудника по болезни, когда точная дата его выздоровления еще неизвестна.
В старой редакции ЗУП 2.5 этот процесс выглядел иначе: оформлялся документ регистрации неявок с указанием даты начала болезни без заполнения даты окончания. Когда сотрудник возвращался, вводился документ Возврат на работу, который фиксировал окончание отсутствия. В ЗУП 3.1 методология изменилась. Любой документ отсутствия теперь требует явного указания даты окончания периода. Давайте подробно разберем, как правильно выстроить этот процесс в новой программе, рассмотрим ручные и автоматические механизмы, а также проанализируем нюансы проведения документов и их влияние на регламентированную отчетность.
Если в вашей организации еще не настроен автоматический обмен с Социальным фондом России (СФР) или сотрудник заболел, но данные в программу еще не поступили, нам необходимо зафиксировать неявку вручную. Это важно для того, чтобы при расчете аванса или заработной платы за первую половину месяца сотруднику не были начислены лишние суммы за те дни, когда он фактически отсутствовал.
Разберем этот процесс по шагам:
Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт). Этот выбор критически важен: программа зафиксирует период как неявку по болезни, но не будет производить начислений.Пример структуры движений в регистре расчета при проведении документа «Отсутствие»:
Регистр расчета "Начисления":
- Сотрудник: Иванов И.И.
- Период регистрации: Январь 2024
- Вид расчета: Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт)
- Дата начала: 12.01.2024
- Дата окончания: 31.01.2024
- Результат: 0.00 руб. (начисление с нулевой суммой)
Современные версии программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» (ред. 3.1) позволяют полностью автоматизировать этот процесс благодаря интеграции с Социальным электронным документооборотом (СЭДО). Нам больше не нужно вручную вносить предполагаемые даты окончания болезни и переживать о корректности данных.
Рассмотрим, как настроить и использовать этот механизм:
Автоматически создавать и проводить отсутствия по болезни при открытии/продлении ЭЛН;Рассчитывать и утверждать отсутствия.Как работает автоматический режим: как только медицинское учреждение открывает электронный листок нетрудоспособности (ЭЛН) или продлевает его, СФР направляет соответствующее сообщение в вашу программу через СЭДО. При получении сообщений со статусами "Открыт" (код 010) или "Продлен" (код 020) программа 1С:ЗУП автоматически генерирует и проводит документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка). Период отсутствия заполняется строго на основании данных фонда. При каждом продлении больничного документ автоматически актуализируется или создается новый на следующий период.
Рано или поздно сотрудник выздоравливает, и в систему вводится итоговый документ Больничный лист. У пользователей часто возникает вопрос: как поведет себя программа при наложении периодов «Отсутствия» и «Больничного листа»? Поведение системы зависит от того, закрыт ли расчетный период (месяц начисления):
Если и документ отсутствия, и итоговый больничный лист проводятся в рамках одного и того же месяца, автоматического сторнирования не произойдет. При проведении документа Больничный лист программа выдаст предупреждение о том, что на данный период уже зарегистрировано отсутствие. В этой ситуации методически правильно поступить следующим образом: вручную отменить проведение ранее созданного документа Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) или скорректировать в нем дату окончания так, чтобы она предшествовала дате начала больничного листа.
Если документ Отсутствие был проведен в прошлом месяце, период закрыт и по нему рассчитана зарплата, а итоговый Больничный лист вносится уже в текущем месяце, ручные корректировки делать категорически запрещено. В этом случае программа при проведении больничного листа автоматически отсторнирует записи отсутствия за прошлый месяц. Сторнированные строки с нулевым начислением вы сможете увидеть в документе Больничный лист на вкладке Перерасчет прошлого периода.
Посмотрим на пример структуры сторнирования в регистре при переходящем больничном:
Документ-регистратор: Больничный лист №0002 от 05.02.2024
Период регистрации: Февраль 2024
Вкладка "Перерасчет прошлого периода":
- Сторнируемый документ: Отсутствие №0015 от 15.01.2024
- Вид расчета: Отсутствие по болезни (больничный еще не закрыт)
- Период сторно: с 15.01.2024 по 31.01.2024
- Результат сторно: -17 дней
Обратим особое внимание на влияние этих документов на персонифицированную отчетность. Недопустимо оставлять в системе "висящие" или некорректно закрытые документы отсутствия. Если документ Отсутствие (болезнь, прогул, неявка) не будет скорректирован или распроведен в рамках одного расчетного периода при вводе итогового больничного, программа при заполнении подраздела 1.2 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-СТАЖ) может продублировать или некорректно отразить периоды стажа сотрудника.
В отчетность могут потянуться неоплачиваемые дни без обязательного кода БОЛЕЗНЬ, либо стаж сотрудника разорвется. Чтобы избежать штрафных санкций со стороны СФР, всегда контролируйте соответствие кадровых документов отсутствия и фактически начисленных больничных листов до момента отправки квартальной и годовой отчетности.