Мы сталкиваемся с ситуацией, когда после обновления конфигурации 1С:Управление Торговлей с версии 11.4 на 11.5 при выполнении процедуры закрытия месяца товар, пришедший с грузовой таможенной декларацией (ГТД), передается между организациями без указания этой самой ГТД. Это приводит к возникновению отрицательных остатков товара без ГТД у организации-продавца (Организация 2) и одновременному сохранению положительных остатков того же товара с ГТД у организации-поставщика (Организация 1). Такая ситуация нарушает корректность бухгалтерского и управленческого учета, ведет к расхождениям в отчетности и требует незамедлительного исправления. Давайте совместно разберем причины этой проблемы и предложим комплексные решения.
В нашем сценарии, товар поступает на Организацию 1, которая является импортером, и, соответственно, имеет информацию о ГТД. Затем этот товар продается конечным покупателям от имени Организации 2, для которой настроен механизм интеркампани (межфирменные продажи). При закрытии месяца система автоматически должна формировать документ Передача товаров между организациями от Организации 1 к Организации 2. Однако, после обновления, этот документ создается, но в нем отсутствует информация о номерах ГТД, по которым пришел товар.
Мы видим, что это приводит к следующим негативным последствиям, часто требующим устранения расхождений между регистрами «Товары на складах» и «Товары организаций»:
В 1С:УТ 11.5 учет ГТД и стран происхождения товаров ведется в соответствии с текущими остатками товаров. Списание ГТД, как правило, происходит по методу ФИФО (первый пришел — первый ушел) на основании дат поставок. Информация о ГТД должна автоматически заполняться при проведении документов реализации и передачи. Если в документе реализации указан номер ГТД, остатков по которому нет у организации-продавца, то система должна автоматически зарезервировать товар к передаче у той организации, у которой товар с данным ГТД есть в наличии. Отсутствие ГТД в передаче говорит о нарушении этой логики.
Мы выяснили, что основной причиной такого поведения системы после обновления с УТ 11.4 на УТ 11.5 является искажение служебных данных и настроек аналитического учета. Давайте рассмотрим их подробнее:
Некорректное заполнение аналитик "Вид запасов" и "Направление".
Мы обнаружили, что в некоторых документах поступления и других учетных документах поле Вид запасов стало заполняться некорректно или оставалось пустым.
Вид запасов – это ключевой справочник, который содержит аналитики, необходимые для оперативного финансового учета и расчета себестоимости товаров. Он генерируется автоматически при оформлении поступления и характеризует такие важные параметры, как тип запасов (собственный, комиссионный и т.д.), владельца этих запасов и особенности налогообложения. При выбытии товаров Вид запасов должен подбираться системой автоматически и сохраняться в документе. Искажение или отсутствие данных в этом справочнике приводит к невозможности правильной идентификации товара и всех его аналитик, включая номер ГТД. Аналогичные проблемы могли возникнуть с полем Направление, которое также используется для детализации учета и могло быть некорректно заполнено или вовсе отсутствовать.
Дублирование записей в справочнике "Ключи аналитики номенклатуры".
Система 1С:УТ 11.5 активно использует справочник Ключи аналитики учета номенклатуры для детализации информации по товарам, контроля остатков и отслеживания цен. При проведении обновления или некорректном переносе данных могли возникнуть задвоенные записи в этом справочнике. Наличие дубликатов приводит к тому, что один и тот же товар может числиться в плюсе по одному "ключу" и в минусе по другому, создавая "фантомные" остатки и мешая корректному списанию товаров, в том числе и по ГТД. Система не может однозначно определить, какой именно остаток с какой аналитикой (включая ГТД) нужно списать.
Ошибки при обновлении конфигурации.
Мы предполагаем, что при переходе с версии 11.4 на 11.5 некоторые регламентные процедуры обновления могли пройти не до конца или с ошибками. Это привело к выборочному искажению данных по товарам: где-то по одному из документов, а где-то по целым спискам не проставился Вид запасов, что и вызвало дальнейшие проблемы с учетом ГТД. Проблемы с реорганизацией информации и дублированием служебных объектов часто возникают при масштабных обновлениях.
Неправильный порядок учета.
Также важно понимать, что проблемы могут усугубляться, если изначально нарушен порядок учета: например, принятие импортного товара с отсутствующим ГТД (или с ГТД, заполненным нулями), несвоевременное оформление документов. Если в прошлом периоде образуется остаток без ГТД, это гарантированно приведет к дальнейшим проблемам, поскольку система в первую очередь подбирает остаток без ГТД.
Мы предлагаем следующий алгоритм действий для исправления ситуации и восстановления корректного учета ГТД:
Исправление некорректно заполненных "Видов запасов" и "Направлений".
Нам необходимо проанализировать проблемные документы поступления и реализации, в которых не проставился или проставился некорректно Вид запасов или Направление.
Для этого:
Приобретение товаров и услуг).Вид запасов. Если она пустая или содержит явно некорректное значение, ее необходимо заполнить.Вид запасов генерируется автоматически. Возможно, потребуется перевыбрать номенклатуру в строке или воспользоваться командой "Еще" в табличной части, затем выбрать "Открыть виды запасов", и далее "Указать виды запасов вручную" для принудительного заполнения необходимых аналитик.Вида запасов в проблемных документах поступления, обязательно необходимо перепровести эти документы, чтобы изменения вступили в силу.Направление, если оно активно участвует в детализации учета и оказалось незаполненным или некорректным.После корректировки поступлений, попробуйте повторно провести процедуру закрытия месяца. Система должна заново сформировать передачи товаров, учитывая исправленные виды запасов.
Устранение дубликатов в справочнике "Ключи аналитики номенклатуры".
Мы выявили, что задвоение записей в справочнике Ключи аналитики номенклатуры является критичной причиной многих ошибок. Система не может однозначно определить, по какому из ключей числится товар, что приводит к некорректным остаткам.
Для устранения дублей мы рекомендуем воспользоваться типовой обработкой "Поиск и удаление дублей":
Ключи аналитики номенклатуры.Исправление или отмена ошибочных корректировок остатков.
Мы обнаружили, что иногда сама база, пытаясь исправить сложившуюся ситуацию, создавала некорректные корректировки остатков, например, используя документ Корректировка остатков товаров. Эти корректировки могут только усугублять проблему, добавляя "шум" в учет.
Вам следует проанализировать движения и при необходимости использовать инструменты для заполнения корректировки регистров на основании движений документов:
Ручное заполнение ГТД в документах передачи (временное решение).
Если вышеуказанные шаги не сразу дают желаемый результат или требуется оперативно исправить конкретные документы, как временное решение, мы можем рассмотреть возможность ручного указания ГТД.
В документах Передача товаров между организациями или Реализация товаров и услуг:
Этот метод может быть трудоемким для большого объема документов, но позволяет оперативно решить проблему для конкретных случаев. Однако он не устраняет коренную причину, поэтому его следует рассматривать как временную меру до полноценного исправления системы.
Чтобы минимизировать подобные проблемы в будущем и обеспечить стабильный учет ГТД, мы рекомендуем следующие действия:
Проверка настроек Интеркампани.
Мы должны убедиться, что все настройки межфирменных продаж выполнены абсолютно корректно и соответствуют вашей учетной политике. Проверьте:
НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Межфирменные продажи).Даже если вам кажется, что настройки верны, мы рекомендуем перевыбрать их, сохранить и повторно провести соответствующие документы. Иногда пересохранение настроек помогает системе "зафиксировать" их.
Использование "Помощника по закрытию периода".
Мы обратили внимание, что при оформлении документов через "Помощника по закрытию периода" (который обычно запускается по синей гиперссылке в рабочем месте "Закрытие месяца") ГТД может заполняться корректно, в отличие от нажатия на кнопку "Оформить документы" в списке. Помощник по закрытию периода в УТ 11.5 создан для того, чтобы помочь нам контролировать правильное и последовательное выполнение всех операций закрытия. Мы настоятельно рекомендуем использовать его для формирования регламентных документов.
Контроль остатков товаров организаций.
Мы рекомендуем включить функциональную опцию "Контролировать остатки товаров организаций". Ее можно найти по пути: НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Финансовый результат и контроллинг – Учет товаров. Эта опция позволяет системе проверять остатки не только у организации-продавца, но и у других организаций, с которыми настроены межфирменные продажи. Это может помочь в выявлении потенциальных проблем с ГТД до наступления этапа закрытия месяца, предотвращая появление отрицательных остатков.
Соблюдение строгого порядка учета.
Мы настаиваем на важности правильного и последовательного учета. Это основа стабильной работы системы:
Использование специализированных отчетов для контроля.
Для постоянного мониторинга ситуации и быстрого выявления расхождений мы активно используем следующие отчеты:
Регулярно формируйте эти отчеты, особенно после обновлений или при возникновении подозрений на проблемы с учетом ГТД.
Регулярное и корректное выполнение регламентных операций.
Мы помним, что процедура закрытия месяца в УТ 11.5 выполняет регламентные мероприятия в строго определенной очередности. Убедитесь, что все регламентные операции выполняются корректно, возможно, с использованием регламентного задания Обновление состояния закрытия месяца. В случае возникновения ошибок в процессе закрытия, используйте Помощника исправления остатков, но избегайте прямых корректировок записей регистров вручную, так как это может только усугубить ситуацию и внести дополнительные искажения.
Проверка налогообложения.
Мы проверяем, что вариант налогообложения, выбранный в документе продажи (например, НДС 18% или без НДС), совпадает с учетной политикой организации. Несоответствия могут влиять на правильность заполнения ГТД и других аналитик, так как система может по-разному обрабатывать списание товаров в зависимости от налогового режима.
Заключение: Учет ГТД в 1С:УТ 11.5 требует внимательности к деталям и строгой последовательности. Проблемы, возникающие после обновления, как мы видим, часто кроются в искажении служебных данных и дублировании аналитик, таких как "Виды запасов" и "Ключи аналитики номенклатуры". Системный подход к проверке настроек интеркампани, устранению дублей, исправлению некорректных данных и строгому соблюдению порядка учета позволит избежать большинства сложностей и обеспечит корректное отражение информации о ГТД при межорганизационных передачах. Следуя этим рекомендациям, мы сможем восстановить целостность учета и избежать проблем в будущем.