В практике бюджетных учреждений, особенно в медицине и образовании, часто возникает ситуация, когда один сотрудник, занимая одну целую ставку, должен получать заработную плату из разных источников финансирования (ИФ). Например, 75% оклада оплачивается за счет средств ОМС, а 25% — за счет приносящей доход деятельности (ПДД). При этом кадровые службы часто выступают против оформления внутреннего совместительства, так как это искусственно раздувает штатную численность и усложняет кадровый учет.
В этом материале мы подробно разберем, как реализовать такое распределение в типовой конфигурации 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1 (ЗиК ГУ), рассмотрим приоритеты настроек и способы автоматизации для организаций с большой численностью сотрудников.
Прежде чем приступать к распределению, необходимо убедиться, что в программе включена возможность управления бухгалтерским учетом в кадровых документах (и источник финансирования соответствует счету бухгалтерского учета). Часто пользователи сталкиваются с тем, что вкладка или поле «Бухучет» отсутствуют в «Кадровом переводе» или «Приеме на работу».
Рассмотрим причину: для активации этих полей должен быть заполнен регистр сведений НастройкиБухучета. Если этот регистр пуст, программа скрывает расширенные настройки аналитики. Проверьте настройки в разделе «Настройка» — «Бухгалтерский учет зарплаты» и убедитесь, что основные параметры организации заданы корректно. После этого в кадровых документах появится возможность указывать статью финансирования, статью расходов и КОСГУ.
Это основной и самый гибкий механизм для деления зарплаты одного сотрудника по нескольким источникам (для подтверждения чего может потребоваться справка о распределении заработка). Рассмотрим его работу по шагам:
Проанализируем преимущества этого способа:
Документ Распределение основного заработка имеет наивысший приоритет. При расчете документа Начисление зарплаты и взносов программа сначала посмотрит в этот документ, и если найдет там сотрудника, то разделит все его начисления (включая оклад, надбавки и доплаты) пропорционально указанным долям. Более того, программа автоматически распределит исчисленный НДФЛ и страховые взносы по тем же источникам, что крайне важно для корректной отчетности.
Для организаций с численностью более 3000 сотрудников ручное заполнение этого документа ежемесячно невозможно. Выясним, как это автоматизировать:
Если распределение по источникам финансирования привязано не к конкретному человеку, а к его должности, мы можем воспользоваться механизмом «настроить и забыть». Это реализуется через Штатное расписание.
Разберем алгоритм настройки:
Теперь все сотрудники, принимаемые на эту позицию, по умолчанию будут «наследовать» это распределение. Это избавляет от необходимости ежемесячно создавать документы распределения, если доли финансирования статичны.
В сообщении №8 обсуждался вариант использования документа Подработка. Этот метод подходит, если кадровики категорически против внутренних совместителей, но вам нужно гибко управлять начислениями. Подработка в 1С:ЗиК ГУ позволяет назначить сотруднику дополнительный объем работ без создания новой карточки в справочнике Сотрудники.
Посмотрим, как это работает:
В результате в расчетном листке сотрудник будет один, но суммы будут разделены по источникам. Однако помните: этот метод сложнее в массовом обслуживании, чем прямое распределение основного заработка.
Чтобы понимать, почему программа выбирает тот или иной источник, важно знать иерархию приоритетов (от высшего к низшему):
Рассмотрим ситуацию с точки зрения проверяющих органов. При использовании Распределения основного заработка сотрудник остается на одной ставке в одном физическом лице.
В отчете ЕФС-1 (бывший СЗВ-СТАЖ) он пройдет одной строкой, что исключает путаницу со стажем.
В статистических формах, таких как ЗП-Здрав или ЗП-Образование, суммы выплат будут корректно разнесены по разным графам (ОМС, бюджет, платные услуги) на основании аналитики статей финансирования.
Таким образом, для крупных учреждений наиболее эффективным решением является сочетание настроек в Штатном расписании (для постоянных схем) и использование документа Распределение основного заработка с функцией автоматического заполнения по прошлому периоду (для оперативных корректировок).